文秘岗位工作现状调查及高职文秘专业建设的思考
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作者:曾雪晴
【摘 要】现阶段，“互联网+”已渗透到社会生活生产的方方面面，各行各业都在积极探索，以实现更快更好的发展。文秘作为企业的辅助与服务岗位，当“互联网+文秘”时，其工作会是怎样一个状态呢？为了解企业文秘岗位工作在“互联网+”时代的现状，课题组通过文献调查开展研究。通过分析数据来掌握相关信息，并结合企业文秘岗位工作状态来思考高职文秘专业的建设与发展。
【关键词】文秘岗位;现状调查;高职;文秘专业建设;思考
【Abstract】At this stage， "internet+" has penetrated into all aspects of social life and production. All walks of life are actively exploring to achieve faster and better development. Secretarial， as an auxiliary and service post of enterprises， when "internet + secretaries"， what kind of state will their work be？ In order to understand the status of the secretarial job in the "internet+" era， the research group conducted a literature review. Through the analysis of data to grasp relevant information， and combined with the working status of enterprise secretarial posts， the paper makes a reflection on the construction and development of secretarial specialty in higher vocational colleges.
【Keywords】secretarial post; status study; higher vocational colleges; secretarial specialty construction; reflection
1 引言
随着互联网经济的发展，“互联网+传统行业”的范围越来越宽泛，影响也越来越深入。作为为社会培养高素质、应用型文秘人才的主要阵地，高职文秘专业在面对飞速发展的互联网，应如何适应新形势、利用互联网，不断提升人才培养的质量和水平，专业团队围绕这一课题采用文献调查方式，以期刊文献为调研对象开展了一系列的调查研究工作。
2 基本情况
调查对象：专业期刊与招聘广告。期刊以《办公室业务》《秘书》《秘书工作》等为主，期刊时间跨度为两年，搜索的关键词有“新时期秘书工作”“互联网时代秘书工作”“大数据下秘书工作”等，排除教学研究类，共得66篇论文。招聘广告的获取渠道为“前程无忧招聘网”，随机抽取20份。
3文献数据分析
3.1 数据总体调查与分析
笔者对66篇论文的作者单位性质、行业、作者职务及论文整体内容进行了数据比例分析。分析数据如下：国有企业（包含下属分公司），占总数57.6%;事业单位（包括学院、医院等）占28.8%;行政机关（如民政局、教育局）占12.1%;合资企业占1.5%。企业均是集团公司或是集团公司分公司，规模以中大型为主。行业涉及建筑、制造、矿业、冶炼、医疗、教育、电力、运输、科研、网络等。作者一般是办公室或相关部门（档案管理部门）的工作人员，有的还担任着一定的职务，如办公室主任。论文内容主要是针对本职工作的思考与探索，如“改进秘书工作”等，这些研究对文秘专业建设与发展是有所助益的。
3.2 文秘职业素养体系
3.2.1 职业知识
文献提到秘书人员除要钻研行业知识外，还要学习互联网知识、互联网技术知识、新媒体运营技术知识等，以应对“互联网+”时代提出的各种挑战[1]。
3.2.2 职业道德修养
秘书工作者应具备较高的职业道德修养。职业道德的具体内容按其所占比例从高到低依次排列为：服务意识19%、政治素养15%、责任意识12%、创新意识12%、互联网办事思维9%、学习意识7%、信息意识6%、主动意识6%、心理素质5%、法律意识3%、保密意识3%、危机意识3%[2]。
“服务意识”比值最高达19%，应与办公室的枢纽地位、秘书工作的辅助性有关;“政治素养”排名第二，这与国有企业的公务性质及办公室政策性工作的要求有关;“责任意识”和“创新意识”并列第三为12%，“责任意识”是基于办公室实实在在的工作而言，“创新意识”是作者们基于“互联网”“人工智能”“新形势”给自己的工作带来了新的挑战的认识而提出[3]。
学习意识、信息意识、主动意识、心理素质（抗压力）四项比值非常接近，说明其在秘书工作者心目中的地位平分秋色[4]。法律意识、保密意识、危机意识三项排在末尾，所占比例相同，应该是与其对应的工作范围窄小有关，毕竟普通秘书工作者接触法律事务、机要秘密、公关事务的机会还是比较少的。
3.2.3 职业能力
秘书岗位职业能力比例明显呈现出三个等级，第一个等级比例在12%及以上，第二个等级比例在6%～7%，第三个等级的比例是3%。
第一个等级的职业能力：互联网技术运用能力22%、信息处理能力16%、沟通协调能力12%、表达能力（含写作能力）12%。显然这些能力与办公室的工作有着直接而重要的关联。网络时代，互联网技术是必须的，办公室的信息辅助职能要求秘书要根据领导决策的需要及时提供准确的信息服务，办公室履行“上传下达”“左右沟通”的职能时，必然要利用到沟通协调能力与表达能力。第二个等级的职业能力：学习能力7%、创新能力7%、新媒体运营能力6%、应变能力6%。學习能力、创新能力、应变能力与第一个等级的能力相比，它们虽不直接作用于工作，但它们的强弱将影响秘书工作者工作效率的高低和工作质量的好坏。第三个等级的能力：角色切换与掌控能力、督办能力、危机公关能力、电子公文处理能力，比例最低，均为3%。这与工作者的职务、资历、部门有一定关系。例如，督办工作一般是办公室主任或是资历深厚的秘书工作者的工作，而危机公关能力则更多偏向于公关部门。 文献作者对于“新媒体运营技术”是一种推崇的态度，认为“互联网+”时代数字化发展是必然趋势，秘书人员应该掌握新媒体运营技术。电子公文的处理则受限于各企业信息化建设程度[5]。
4 招聘广告数据分析
为弥补文献调查的不足，研究组又随机抽取了20家中小企业的招聘广告作为研究的补充材料，多角度了解文秘岗位工作状态。从招聘广告的工作职责与任职要求两方面信息数据看，中小企业文秘岗位工作职责内容没有太大的变化。中小企业首先看重文秘工作者的沟通协调能力，其比值为75%，其他各项能力和品质依次为写作能力（65%）、责任意识（65%）、办公软件运用能力（60%）、工作经验（55%）、形象气质（50%）、表达能力（50%）、认真细致（45%）。
5 文秘专业人才培养思考
5.1 培养目标与课程建设
综合数据及招聘广告信息可以看出：企业需要责任意识、服务意识、沟通协调能力强，能说会写、经验丰富、工作细致认真严谨并且具有互联网技术及互联网思维的创新型、国际化、复合型人才[6]。
5.1.1 培养目标
培养责任意识、服务意识强，沟通协调技术高超，工作细致认真严谨，形象气质佳、经验丰富，具备扎实的文秘专业技能和较高的英语水平，具有互联网技术及互联网思维的创新型、国际化、复合型人才。
5.1.2 课程建设
加强文秘专业课程的“思政”教育。文献数据显示“政治素养”在职业素养中排名第二，中小企业在招聘广告中明确提出“为人正直”的任职要求。可见，“思想政治素养”的重要性，这与文秘岗位政策、纲领等的传达、解释、执行的职能有关，也与文秘工作者在工作过程中所体现的为人处世模式有密切的关联。
课程建设特色化。专业建设应以企业的实际要求和國家对高职教育的期望为出发点，在人才培养目标、课程优化、教学方式、实践实训等方面向企业看齐，融合“互联网+”朝着传媒、国际化的方向，建立有特色的人才培养模式[7]。
课程建设国际化。随着我国全方位对外开放，中外交流日益密切，高职文秘课程国际化是大势所趋。文秘专业国际化人才培养需要强化学生的英语应用能力，包括出色的英语口语表达能力和书面表达。专业建设上可以依托本院英语教育优秀资源。文秘课程+英语表达强化训练，内容以外贸交易、前台秘书工作为主。
5.2 专业课程优化
随着科技的发展，社会的进步，尤其是“互联网+”的渗透，专业课程的建设应适时做出调整，不断优化，使其更符合社会对文秘人才需求的标准。
5.2.1 增设《新媒体写作》课程
“互联网+”时代，企业通过新媒体与社会各界沟通联系、宣传推广，而实现沟通联系功能和达到宣传推广效果就得靠“新媒体写作”。
根据调查，80%以上被调研人员提出文职人员要具备微信推文、官微宣传、H5平台使用等新媒体文案写作与编辑能力。目前，我校文秘专业所开设的《秘书写作》课程主要是针对常规性应用文写作能力的培养，其写作思维、格式、风格与“新媒体写作”是两个截然不同的概念。面向中小企业培养人才的高职文秘专业应与时俱进增设“新媒体写作”课程，培养学生新媒体文案写作与编辑的能力，提高他们的入职几率。
5.2.2 更新教材内容
数据显示，办公室已开始使用智能一体化办公设备，原有的OA办公软件系统也逐渐被更新更好的系统所取代。文秘专业原有课程《办公自动化》《网络化办公》是培养学生现代化办公设备、软件操作和网络办公的课程，课程中某些内容需要更新，如办公设备更换为智能一体化设备的操作和使用，以使学生能跟上科技发展的步伐，培养学生学会使用更多相关软件，使学生具备微宣、官宣工作的能力。
5.2.3 增加信息数据处理训练内容
强化软件的信息数据处理能力的培养，数据中信息处理极其重要。一般来说，文职岗位会做一些基础性的信息数据收集与处理的事务，普通课程包含了常规软件的内容，但需要增加练习内容，以使学生获得更多实际性的训练[8]。
5.3 教学方式改革
随着“互联网+”在社会生产生活中的渗透融合，文秘专业课程的教学也应积极尝试“课程+互联网”，将互联网的手段融入平常教学中，以培养学生的互联网技能和互联网办事思维，如设计制作微课、建立慕课、视频直播教学等方式都是互联网与课程教学融合的体现。
5.4 强化实践实训
招聘信息数据中“经验丰富”的比例达50%，是比较高的，证明企业在用人方面强调实际才干。因而，文秘专业核心课程一定要强化课堂实践教学，明确目的，优化实践教学设计;更新校内实训室，创建更多校外的实习实训平台，为学生提供更多真实的实践机会;创造多种形式的实践活动，弥补课时的不足，如“秘书活动”“技能竞赛”“假日实习”等。
5.5 加强与企业的合作
专业培养的人才是否符合社会用人单位的标准，最终还是由企业来检验。为确保专业人才培养的质量，还需与企业进行深入的联系和合作，了解企业对文秘人才的确切要求。同时，邀请企业参与专业的建设与考核，准确设置专业课程，合理考核学生的实际能力，切实培养出高素质、可持续发展的复合型人才。
【参考文献】
【1】郭荣军.基于互联网时代的人力资源管理新思维探索[J].办公室业务，2019（4）：167-168.
【2】索景辉.关于国有企业办公室服务意识提升的研究[J].卷宗，2018（31）：276.
【3】李清芳.提高企业办公室行政秘书工作水平研究[J].秘书工作，2019（4）：74，97.
【4】方艳峰.国有企业性质.[J]中国管理信息化，2019（24）：75-77.
【5】田进达.对新时期国有企业办公室建设的几点思考[J].活力，2019（11）：83，95.
【6】刘雅英.试论移动互联网新形势下电信行业秘书工作的新挑战和对策[J].办公室业务，2014（7）：4-5.
【7】李莹.论人工智能时代公共部门政务秘书面临的挑战[J].秘书，2018（23）：11.
【8】赵霞.“互联网+”时代档案编研工作发展策略[J].办公室业务，2019（20）：132-133.
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