嵌入服务功能的ERP管理信息系统探析
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作者:方晓波
【摘 要】论文分析了从销售管理、研发管理、生产管理、财务管理和内部审计等四个方面将服务功能嵌入ERP系统，并分析了作为机床制造业的行业特征、流程改造要求和ERP系统的功能设计。
【关键词】服务导向; ERP;系统功能
【Abstract】This paper analyzes the embedding of service functions into ERP system from four aspects of sales management， R & D management， production management， financial management and internal audit. And as machine tool manufacturing industry， its industry characteristics， process transformation requirements and functional design of ERP system are analyzed.
【Keywords】service orientation; ERP; system function
1 引言
ERP系统整合包括客户订单处理、生产排程、采购、出货运输与收款等企业活动的信息流，在企业智能化转型中扮演着关键的角色。然而，因以往ERP系统通常难以兼顾跨产业的通用性与专属性，因此，近年来ERP供应商开始发展以服务导向架构为基础的系统架构，以增加ERP系统的扩展性与弹性。
本文以某机床制造企业为例，探讨服务功能从销售管理、研发管理、生产管理、财务管理和内部审计等方面将服务功能嵌入ERP系统的问题与对策。
2 销售管理
2.1 行业特征
产品规格复杂。客户需求规格差异大，且有定制化选项。大量承接特殊规格订单。价格竞争激烈、利润率低、作业时间长、容易漏接订单。
2.2 销售服务流程改造
采用选单式报价单输入方式，可以快速输入模块化套件，或采用复制类似数据后再修改。建立实时性规格确认、价格估算、交期仿真系统，供业务员与客户接洽时使用，达到立即确认功能。
2.3 ERP系统设计
具有报价单规格、内容快速输入功能，有远程输入报价单功能，交货期仿真功能以及报价单价格及毛利估算功能。另外，还具有报价单合约书输出功能，电子化报价与传统书面式报价整合处理功能以及订单、制单、数据依报价单选项内容自动转入数据库功能。
3 研发管理
研发方面也因产品复杂且大量承接特殊规格产品制造任务的影响，造成标准用料、工艺及工时数据维护不易，设计变更频繁、用料明细及图面版本控制不易，用料明细数据及标准工艺数据经常更新等问题需要解决。
3.1 行业特征
产品复杂。标准用料及标准工艺及标准工时数据维护难度大。设计变更频繁，用料明细及工艺设计控制复杂。用料明细数据及标准工艺资料需配合设计变更同步更新。另外，需要大量承接特殊规格的产品。
3.2 研发服务流程改造
先设计标准化的机床品种，等到接单时才按照客户需求，修改规格内容以符合客户需求。采用选项式厂内生产用材料单，可以快速输入标准选配件，或复制类似零配件资料后再修改。有效管理设计变更所有数据和所有图面数据，建立厂内生产用的材料单及标准工艺数据快速输入方法。
3.3 ERP系统设计
具有弹性选配零配件功能的厂内生产用材料单管理及物料需求计算系统;具有快速输入标准用料、标准工艺、标准工时数据等功能;具有良好设计变更管理功能;具有图面管理功能。厂内生产用材料单及标准工艺数据能根据报价单选项内容自动转入或参数化快速输入功能。
4 生产管理
4.1 行业特征
关键零件依赖进口，进口零件交货期长。大量使用铸件，但铸件材质种类繁多。产品寿命长达30年，需作长期维修工作，且所有维修零件要按照原有设计制作。交货期被大量压缩，各工艺作业时间都被压缩。加工工艺烦琐，且经常会产生不合格品而被退货。采购计价单位与标准用料单位不同。各种材质加工属性与管理重点不尽相同，没有足够时间进行设计变更，不允许任何生产设备故障或计划外停机影响生产进度。
4.2 生产服务流程改造
允许各工艺退料，并能够追溯到各种制造工艺的所有原材料和零配件账及货款。允许不同种类的产品使用不同计算单位，不同材质的零件分类管理。建立机床产品数据库，有效掌控所有产品的批号、设计参数等过程控制数据。分阶段更新需要变更设计的数据，使采购与制造部门有较长的作业时间。准确估算标准工时数据，方便生产管理部门有效安排生产计划，缩短各工艺作业时间，达到快速响应机制。安排现场轮班生产，严格控制所有生产工艺进度与异常情况追踪处理，严格控制采购外包零件交货期。安排定期检查确保生产线正常运转，不会出现故障或非计划停机[1]。
4.3 ERP系统设计
进口零部件库存量需求预测，具有各种工艺的退料、追溯原材料、零部件账及货款功能。同時提供英制与公制单位作转换。具有材质分类库存管理功能、采购管理、生产进度追踪等功能。根据材质类别作生产管理统计分析报表。具有定单规格、图面版本及设计变更等纪录查询与追溯功能;具有机台、零部件生产批号纪录查询与追溯功能;具有维修纪录、更换零部件生产批号、图面版本纪录查询与追溯功能;具有多次物料需求展开功能，及各次需求差异分析功能;具有标准工时数据推算功能;具有生产排程功能，能时实掌握各工艺有效产能与生产进度，并有追踪与催促功能;具有轮班式生产计划安排、报表填报、薪酬计算功能;具有供应链管理功能，能自动发出采购单、催料单、收退货通知单并与应付账款机制整合;具有机器设备、刀具、夹具、量具等设备维护管理功能。 5 财务管理
5.1 行业特征
产品单价高，单笔交易金额大，使用信用交易，使用远期支票分期付款，因此资金需求量大，远期票据管理难度高，催收货款工作量大。一些客户采取节税措施，需配合客户要求开具发票，弹性调整货款内容。通过代理商交易，提供整机、零部件销售、维修服务等，双方业务互动频繁，往来货款资料多，如佣金支出、代扣款等，且有收支相抵的问题。兼营设备维护服务，小额维修笔数多，维修款常取采免费、折让处理，且与机台款合并催收。小额维修货款收取方式复杂，对账不易，需同时处理质量问题，客户经常要求免费服务。采购内容繁杂，交易对象多，每日物料进出数量大且常有当日定货当日发货的业务，容易发生遗漏单据或数据处理的错误。产品复杂，加工流程长，又有许多特殊规格选项，使成本资料搜集不易，特殊规格分类难度高，实际成本易失真无法比较。固定资产种类多且金额大，费用分摊和提取作业复杂，人工操作易使成本失真[2]。
5.2 财务服务流程改造
计划内所有资金需专款专用，且需制作各种财务报表提供给政府税务机关稽查用。
5.3 ERP系统设计
客户信用额度控制功能、远期支票管理功能、账龄分析功能、应收款催收功能;弹性冲账功能、发票平衡管理功能;项目应收款管理功能、计划查账用报表产生功能;代理商交易管理功能、账款管理具有收支相抵功能;售后服务管理功能、小额应收款对帐功能、集团客户货款合并对帐功能;便利的数据输入功能、整套工艺数据自动查核功能;简易成本统计功能、特殊规格选项分开统计功能、标准成本差异分析功能;固定资产弹性摊提功能。
6 内部审计
6.1 行业特征
企业主要内部审计工作仍然是按照外部会计师的要求，以人工作业方式进行，需要耗费很长的时间，并且查出来的问题难以落实整改措施。不重视信息系统基础架构管理及信息安全管理，平时无法有效管理信息系统的相关设施。非交易循环管理作业仍以人工操作为主，作业繁杂常有遗漏。
6.2 内部审计服务流程改造
提高经营者对管理信息系统的认识;提供相关培训以提升信息人员及信息部門专业素养;改善八大交易循环完整性，使系统功能符合交易循环的要求。
6.3 ERP系统设计
嵌入完整的交易循环控制功能，自动实时掌控交易全过程的信息;建立数据连动系统参数稽核功能，确保信息循环完整性;建立整合性处理功能程序，使各作业循环之间能互相勾稽与连结;建立应用系统存取安全控制功能，有效管理信息系统的存取安全;建立基础架构管理功能，确保信息架构可用性及安全性;建立非交易循环控制功能。
【参考文献】
【1】王晓燕，樊世阳.基于NVivo的ERP系统成功实施的关键因素分析[J].会计之友，2020（05）：79-83.
【2】满春.电子发票系统与企业ERP系统协同对接研究——以阿里巴巴为例[J].财会通讯，2019（34）：99-104.
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