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企业大事记编纂初探

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  摘 要:随着我国经济发展水平的不断提高,各行各业都兴起了企业事记编撰的风潮。各企业在档案信息资源深度开发的基础上,各年度大事记按照科学规则开展编纂工作,不仅可以有效地梳理和记录企业发展的重要事迹,而且还能通过对于企业事迹内容中的相关信息加以利用,以实现企业发展的二次转型。如果企业想实现大事记的价值最大化,需满足时间、内容和文字方面的核心要求,确定完整而有效的择事范围,遵循科学步骤,开展大事记的编纂工作。本文将以上海上药第一生化药业有限公司为例,阐释企业编纂大事记的四维价值,从核心要求、择事范围和基本步骤三个维度简要探析企业大事记的编纂工作。
  关键词:大事记 四维价值 核心要求 择事范围 基本步骤
  中图分类号:C29 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2020)06-0-01
  前言
  企业大事记是指档案管理人员基于完整有效的档案资料数据,运用科学的理论、方法和技术,遵循档案管理的基本规律,对于企业各种档案资料进行梳理和分析,然后用简洁明了的文字,按照企业的发展时间线,记录企业在特定时间周期内所发生的重大事件,并按照特定逻辑以及事件之间的关联程度进行分类,从而形成的一种特殊企业档案文件形态。企业大事记不仅详细记录了企业发展的全部轨迹,而且对于企业的长久发展具有重大的支撑价值。
  一、企业大事记的四维价值:信息-管理-文化-发展
  企业大事记是通过对企业档案进行系统化处理,并通过有序存放,实现对企业真实历史事件的回溯性查看,因而从某种程度而言就是一部完整的企业发展史,它不仅忠实地记录着企业的发展和演变轨迹,而且还再现了企业的文化理念和价值取向。具体而言,企业大事记的编纂具有如下几个重大意义:第一,信息价值,即有利于深度开发利用企业档案,企业可以通过大事记的编纂,将原本凌乱无序的档案资源进行重新整合和系统归纳,从而实现档案信息的二次开发与利用;第二,管理价值,即能够推动档案管理的思维转型和体制创新,变传统的单一实体保管模式为数字化、信息化和网络化的多元管理模式,从而推动企业档案管理水平的提高;第三,文化价值,企业大事记承载和汇聚了企业的精神文化,对内有助于驱动企业文化建设,帮助员工全面深刻了解企业的文化内涵,对外有助于塑造和宣传企业形象,提升企业的社会知晓度和美誉度;第四,发展价值,企业大事记不仅有存史之用,还有资政之功,通过对大事记的深度开发和利用,可以帮助企业总结过去的经验教训,实现企业二次转型和可持续发展。
  大事记对于企业的这种支撑价值能在多大程度上发挥出来,完全取决于企业大事记编纂的科学性和有效性,而大事记的科学性和有效性则有赖于能否满足其核心要求、能否准确标定择事范围、能否运用现代化技术手段并遵循科学步骤。
  二、企业大事记编纂的核心要求
  企业大事记从形式来开,主要是以时为经、以事为纬,简明记载企业发展的重大事件,故编纂要求主要包括时间、纪实和文字三方面。
  1.时间要准确考证
  在企业大事记编撰过程中,时间上的要求较为严格,具体包括:一方面,必须要有严格的时间考证,要对其所有材料进行详细的考订工作,保证整体历史纪年、纪月以及纪日的换算都以公历日期为准,这样才能够减少差错的产生。例如笔者公司的时间定位就是以自然年公立的1月份至12月份的具体时间线开展内容编撰工作的。同时,在进行大事记的时间书写时,也需要将每一步骤的年、月、日标记清楚,在记录一些详细内容时,甚至会具体到分钟以及秒数。另一方面,时间表述力求避免用词含糊不清与不确切,对一些确实无法具体考证的时间,才能使用近似排列方式。值得注意的时,如果某些大事件的时间区间比较长,在记录时应该只有一个条目,其总体的时间就可以进行概括书写,也可以表明事件的起止时间。例如笔者公司在2017年11月份,注射用二丁酰环磷腺苷钙质量控制及产业化研究项目表,获得了上海市重点产品质量振兴攻关成果讲的第一等奖项。但由于具体时间已经无法考究,因此在编纂大事记时,仅使用了2017年11月进行标注。
  2.内容要真实且条目化
  首先,大事记的内容一定要符合真实客观原则,不能夸大事实或主观臆造,既要尊重企业发展的客观事实,也要保持观点正确;其次,大事记要选择企业内部反响较大且影响较为深远的主要事件,重大事件要突出处理;最后,对于一些持续时间较长的历史事件,需梳理事件内部的逻辑关联,如此才能保证大事记整体上的规范性。最重要的是,大事记一定要按照一条目与一事件对应的原则,将企业发展过程中纷繁复杂的事件予以条目化、逻辑化和有序化,进而提升大事记的系统性和规
  范性。
  3.文字要简明扼要
  大事记是一种纪实类问题,在文字表达上要简明扼要,具体来讲:一忌冗长,大事记一定要简单明了,形式要一目了然、工整规范,内容要尽量简练、言简意赅;二忌生涩,大事记一定要通俗易懂,形式上要清晰条理、便于快速浏览与检索,内容上要具有易读性和易理解性;三忌花哨,大事记在完整准确表达事件要素基础上,一定要朴实无华,切记卖弄辞藻、拽文忘本。
  三、企业大事记的择事范围
  近年来,现代企业(尤其是国有企业)的业务范围呈现出扩张型态势,其档案管理工作也日益繁杂,作为重要档案载体的大事记的记录范围也逐渐扩张,这在一定程度上对于上述的核心要求提出了新的挑战。笔者认为,大事件择事范围的确定需考虑如下三个方面因素:第一,所择事件能对本企业自身的经营生产活动产生正向推动作用;第二,要根据企业性质、业务范围和发展方向选择大事与要事;第三,所择事件一定要突出本单位的特点,如此方能体现大事件的重要性。例如2018年2月,上海市闵行区人民政府授予我公司为“闵行区经济突出贡献企业”荣誉称号,这个事件就是该月份的重要事件,该事件对于公司企业形象有较好的宣传作用,利于公司发展,鉴于此,笔者认为该事件便可入選该年度大事记。   在考慮上述三方面因素的基础上,大事记可在如下范围内进行事件选择:(1)党中央国务院、省市和上级领导单位对本企业的视察和检查工作,以及对本企业做出的批示和指示;(2)本企业参加的所有重要会议及相关活动的情况;(3)本企业内部召开的各种会议,包括出席人员、会议主要议题和会议所形成的决策情况;(4)本企业成立的、合并与撤销过的地址,以及公司名称的变化情况;(5)本企业内部领导人员的任免与变更情况;(6)本企业所制定的重要规章制度、重点文件的颁布以及领导人的重要指示;(7)本企业的经营情况、科研成果以及重点投资项目的实施情况;(8)本企业与相关合作单位以及签订的协议、合同与备忘录;(9)本企业内部开展过的教育、培训、学习以及文体等重
  要活动;(10)本企业领导人参加过的技能进修、考察以及相关职工的出国深造等情况;(11)本企业的知名人士或先锋模范人物的先进事迹与其他重要活动;(12)本企业曾发生过重大灾害情况或恶性事故;(13)本企业职工受到的表彰和奖惩情况;(14)本企业接受过电视台、报刊、新闻媒体的访问情况;(15)本企业在发展过程中需要或值得记载的其他重要事项。
  四、编纂大事记的基本步骤
  大事记编纂工作的难易程度与企业规模和发展水平成正相关,企业规模越大,发展水平越高,大事记编纂工作的任务越重、难度越大。如何从纷繁复杂的企业发展事件中梳理出大事记的特定逻辑、构建出完整体系,不仅要满足前文所述之核心要求,明确择事范围,更要遵循科学合理的编纂步骤:第一步,档案管理人员可以先将其所有事件进行综合化处理,然后按事件发生的时间和重要性程度进行排列,以便于针对某一时间或某一方面进行专题研究,进而将其做成不同类型的条目;第二步,在大事记正式成文之前,可以采用排列法将所有事件逐一排列,并注明其时间和出处,随后在整理后续事件时与时间线对接,如遇到与事件相符的其他情节,可进行插入整理,这样就可以按照特定逻辑和结构将所有事件整理成大事件的初步文稿;第三步,按照时间先后和事件的重要性程度,进行优化排列,同时,在进行专题录入时,也可以通过信息插入来保证事件的完整性。遵循上述步骤所形成的大事记便于相关人员通过时间或事件线索来进行搜索并加以利用。
  结语
  可持续发展逐渐成为许多企业的战略选择,大事记通过对企业重要事件的记录与再现,为企业可持续发展提供了强有力的客观支撑,这种支撑力度如何很大程度上取决于大事记的编纂质量。为此,本文提出了大事记编纂在时间、内容和文字上的三方面核心要求,并基于确定择事范围的三个原则,罗列了十五种择事范围,最后提出了大事记编纂的三个步骤,相信对于提升企业大事记编纂质量有一定的参考价值。当前社会日新月异,社会发展会对企业不断地提出新要求、形成新挑战、提供新契机,企业大事记编纂的价值将会不断扩展,择事范围也将逐渐扩大,编纂要求也会不断提高,这就要求企业档案管理人员要跟随时代进步,以一种“发展的”的眼光和“动态的”思维开展大事记的研究和编纂工作。
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