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高校政府采购内部控制若干问题与对策研究

来源:用户上传      作者:孟斯慧

  【摘  要】高校政府采购关系到本单位教育教学、科学研究、学科建设等各项工作的运行,是高校发展与创新的前提保证。论文通过分析高校政府采购工作中存在的若干问题,深度剖析其内部活动现状,提出有利于高校政府采购工作内部控制的有效对策,为其他各项工作的顺利开展奠定基础。
  【Abstract】Government procurement in the university is related to the operation of various work of the unit such as education and teaching, scientific research and discipline construction, and is a prerequisite guarantee for the development and innovation of the university. By analyzing several problems existing in the government procurement work of universities, the paper deeply analyzes the current situation of its internal activities and proposes effective countermeasures that are conducive to the internal control of the government procurement work in universities, so as to lay the foundation for the smooth development of all other work.
  【关键词】政府采购;内部控制;问题;对策
  【Keywords】government procurement; internal control; problems; countermeasures
  【中图分类号】F812.45;G647                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069(2021)03-0166-02
  1 政府采购内部控制的重要性
  政府采购是指各级政府为了开展日常政务活动或为公众提供服务,在财政的监督下,以法定的方式、方法和程序,通过公开招标、公平竞争,由财政部门以直接向供应商付款的方式,从国内、外市场上为政府部门或所属团体购买货物、工程和劳务的行为。其实质是市场竞争机制与财政支出管理的有机结合,其主要特点就是对政府采购行为进行法治化的管理。完善、合理的政府采购能够对社会资源有效利用,并提高财政资金的利用效能,因而是财政支出管理的一个重要环节。
  内部控制是在一定环境下,单位为了提高经营效率,充分有效地获得和使用各种资源,达到既定管理目标,而在组织内部实施的各种具有制约和调节作用的组织、计划、程序和方法。在全面发展的时代背景下,经济快速发展,政府采购业务不断增多,就财政部发布的统计数据来看,2017-2019年的政府采购规模持续扩大,占全国财政支出和GDP的比重也越来越高。所以构建完整的政府采购内部控制体系,完善监督管理模式,才能真正促进高校政府采购的健康可持续发展。
  2 政府采购工作中存在的问题
  就政府采购内部控制而言,不少高校存在一些共性问题,主要包括以下几个方面。
  2.1 政府采购预算管理不到位
  根据现有文件规定,高校应在填报新一年度预算时申报政府采购需求,制定采购计划,待预算审批通过后根据计划提前30日完成政府采购意向公开,方可进入采购流程。但在实际操作中,除每年都会发生的经常性项目,许多政府采购项目是在高校的不断发展运行中新增的,这对采购项目的预算管理及供货期提出了较高要求。但是政府采购流程较为复杂且对预算精细化要求较高,导致在时间上无法满足行政事业单位对采购的要求。
  一方面,由于需求单位的相关经办人员通常由教师或行政人员兼任,他们往往缺乏专业背景,财务水平参差不齐;另一方面,政府采购工作政策性强,采购政策变化快,采购品目多,这都对采购预算编制提出较高要求。最终由于前期调研不充分、需求不明确,往往会导致采购结果难以满足单位需求。
  2.2 服务类采购申请与验收问题
  政府采购按采购品目可分为货物、工程和服务三种类型,在实际业务中,工程类与货物类采购通常有明确的管理部门,如基建处、资产处等,但是服务类项目通常无明确归口管理部门。服务类项目的合同未经预审便直接递交至领导办公室,领导办公室只能对合同的合法性和合规性进行被动审批,关于该服务事项是否经过正式申请及其发生的合理性并未明确归口部门进行控制。未明确购置申请的归口管理部门,可能导致相关采购工作无章可循,工作无法合规开展,也可能导致项目使用单位错误投递申请,项目采购失败、延期、不达标,采购未经合适部门审批也可能产生经济及法律风险。服务类政府采购除合同文本外,没有任何申请表单或信息化流转痕迹,采购申请的事由和审核信息缺失。由于無具体归口管理部门,没有明确的申请机制,只能在合同签署时对合同文本进行被动把关。这可能导致服务类采购失去控制,采购的服务无必要或用于私人用途,产生资金浪费和舞弊的风险。   货物与工程类采购项目在验收时,一般由归口管理部门牵头,同时,邀请需求部门及财务、审计等其他相关部门一起对项目进行验收,如验收通过,需要所有参与人员在验收情况表中签字确认。而服务类采购项目的验收工作往往由需求部门单独开展,有关监督部门如审计或纪委未实现对现有项目执行情况的监督,相关制度也未对服务类采购验收或过程监督进行规定。服务类采购成果监督工作无法开展,可能导致需求部门与供应商串通的贪腐风险,或造成服务项目质量不合规、进度不匹配,影响正常工作推进,造成国有资产损失。
  2.3 自行采购行为监管缺失
  高校每年的采购量大,为简政放权,在相关规章制度规定范围和金额内,各采购需求单位采购申请审批通过后可以自行采购。由于采购归口管理部门业务量大、人员配置少、监管难度大等各种因素,导致对自行采购行为并无实际监管,亦未定期进行数据统计,难以从大数据分析角度对自主采购行为进行分析,进而发现“化整为零”等违规行为。
  2.4 供应商库评价机制不完善
  在“放管服”改革背景下,为更好规范自行采购流程,高校每年通过招标的方式建立供应商库系统,但并未按照相关章程规定,即“学校建立评标专家库和供应商信息库,开展评标专家及供应商的评估工作,推动学校招标工作健康有序发展”而建立供应商评价机制,缺乏相应文件及流程支持。供应商评价机制不完善,对供应商的表现缺乏监督及评估,这可能导致供应商选择不当、项目不合规、采购物资质次价高,甚至出现舞弊行为等风险。
  3 加强政府采购内部控制的建议
  3.1 强化政府采购预算管理工作
  单位各项工作的开展都需要制定相应的计划,在实施政府采购工作之前,行政事业单位需要针对采购任务设置相应的财务预算,这样才能有效控制不合理的财务支出。首先,应培养长远化眼光,提高政府采购事项敏感性,在制定下一年度的战略目标及发展计划时应及时考虑该计划是否涉及政府采购;其次,单位各部门之间应加强沟通协作,各取所长,确保政府采购预算的准确性和合理性;最后,加强后续培训和教育,及时准确地将最新政策传达至所有人,并将政府采购预算情况加入绩效体系中,调动参与人员的积极性,提高工作自觉性,将政府采购项目预算编制得更全面、更科学、更合理,使采购结果能真正满足单位需求。
  3.2 完善服务类采购申请与验收机制
  明确指定各采购类型的归口管理部门。可以从建设项目类、固定资产类、服务类等角度划分采购类型,明确各归口部门职责及申请流程。在明确服务类采购的归口管理部门后,由归口管理部门编制《服务类采购项目申请表》,包含申请事由、资金来源、事项预算等信息。由申请部门经办人填写,使用部门负责人签字审核,交由服务类采购归口部门负责人审批后进行后续采购和合同签订事项。由归口管理部门对后续服务进行监督,以此保证服务类采购得到有效的控制。
  明确服务类采购的归口管理部门,指定归口管理部门为成果验收的主责部门,并表明其他参与部门的权利和义务。构建合理的采购成果监督构架,明确验收条件和过程监督方式,同时,加强事前对供应商资质、履行能力的审查。设计编制《项目验收单》,内容包括验收标准、验收意见和相关责任人审签内容等,规范服务类项目验收机制。
  3.3 构建自行采购监管机制
  由各自行采购单位建立自行采购档案,对自行采购项目进行备案,并记录台账,定期汇总至归口管理部门进行备查。依托高校信息化系统,由归口管理部门将信息与相关审计监察部门共享,以供审查。定期进行专项采购审计,审查自行采购单位自行采购行为是否合规。
  3.4 优化供应商库评价机制
  建立采购供应商库评价体系。供应商进入供应商库后,建议学校各使用部门及归口管理部门及时跟踪供应商提供的产品及服务的质量,加强对产品及服务的验收。从成本、质量、交货周期、实力等多维度评估,根据结果采取相应措施,对于不合格的供应商从单位现有供应商名录中淘汰,建立候补供应商制度和动态管理机制,在合理范围内对供应商进行选择和调整。与有潜力的供应商进行更深层次的合作。与同类型高校加强合作交流,在一定程度内共享供应商库,既可以获取更详尽的同一供应商的评价结论,也可以新增其他优秀供应商,建立更全面完善的供应商库,为学校各使用部门提供更多更优选择。
  现阶段,高校政府采购的各项规章制度还不够完善,单位需要通过强化政府采购的风险意识、强化采购管理工作、完善政府采购内部控制制度、强化对政府采购专业人才的培养、完善政府采购监督机制等措施,扎实推进政府采购工作健康、有序、规范运行。
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