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探讨OCR技术在施工企业财务共享服务中心的应用

来源:用户上传      作者:孙鹏

【摘 要】新形势下,企业为实现创新发展,选择建立财务共享服务中心,以此帮助企业完成财务改革创新目标。企业借由服务中心进行业务处理,可使内部管控更为具体、外部业务更为规范,由此企业可获得高效率、高收益的创建成效。论文以施工企业为研究对象,对OCR技术进行简单分析,并结合财务共享服务中心的概念、应用情况,提出OCR技术的应用优势。施工企业在构建财务共享服务中心的过程中应用OCR技术,有利于优化财务共享服务中心的业务流程,帮助施工企业完成财务共享等工作内容。

【Abstract】Under the new situation, in order to achieve innovation and development, enterprises choose to establish financial shared service center to help enterprises achieve the goal of financial reform and innovation. By using the service center for business processing, enterprises can make internal control more specific and external business more standardized, thus enterprises can obtain high efficiency and high income results of establishment. This paper takes the construction enterprises as the research object, makes a simple analysis of OCR technology, and combined with the concept and application situation of financial shared service center, puts forward the application advantages of OCR technology. The application of OCR technology in the construction process of financial shared service center is conducive to optimizing the business process of financial shared service center and helping construction enterprises complete financial sharing and other work.

【關键词】企业;发展;OCR技术;财务共享服务;电子流程

【Keywords】enterprises; development; OCR technology; financial shared service; electronic process

【中图分类号】F275 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069(2021)02-0169-03

1 引言

截至2020年,我国各企业良好践行财务信息化工作已有20余年历史,传统信息化形式代替电算化,而现阶段信息化形式又悄然取代信息化模式,使得财务管理工作能变得智能且人性,由此我国正式迈入IT、OT融合发展时代。当前,施工企业内部存在发展阻碍,该种情况在外部市场竞争日渐激烈情况下,已然严重制约施工企业的业务拓展行为,因此,内部财务管控人员应加大管制力度,确保财务信息数据可良好流通并促进企业发展目标的实现。财务共享中心可明确集团型企业发展需求,并践行成本控制任务,促进业务效率提升,由此可知服务中心的建立有其现实价值。OCR技术在服务中心内的最主要作用是将财务数据电子化,在数据完成信息化转化后,可促进财务部门实现更多企业发展目标,所以该新型技术能完善服务中心职能,弥补现有弊端。

2 OCR技术简介

2.1 技术的起源发展

OCR技术起源于德国,20世纪初期该技术广泛应用于金融、工商等行业中,并对金融企业发挥巨大推动作用,甚至微软、谷歌等国际企业也都在其产品研发期间,融入了该项技术的实用工具和设计思想,例如,微软对非格式化文本功能进行了工具化产品开发。近年来,我国对OCR技术进行了深度的研究,并应用在现实生活场景中,例如,针对车牌的识别计费功能、票据单号自动识别等。现阶段,OCR技术可融合人工智能领域,由此推动人机交互行为下的系统研发过程,使机器更具智能水平,可良好识别不同人眼的区别,OCR技术对我国现有各学科发展带来积极影响,推动经济发展。

2.2 技术的创新应用

OCR技术的中文译作光学字符识别,能借由电子设备进行扫描识别操作,例如,使用扫描仪、扫码机,甚至数码相机等设备,都可良好识别图片上相关字符[1]。该项技术不仅具备识别功能,还可参考所处环境变化,利用明暗变化模式进行处理分析,由此可借助强大储存记忆,对比库中所有字符,识别出该图片上的现实字符,并翻译成能供人类辨识的语言。当前,OCR技术可在政务、电子商务等领域中完成既定工作,由此帮助各项工作高效完成。现阶段,OCR技术可在多类模式下完成识别操作,例如,施工企业搭建出的财务共享服务中心,便可借助光学字符识别技术,提升电子表单的运转效率,推动产业发展。

3 财务共享服务中心概述

3.1 概念分析

财务共享服务中心这一模式,在现代企业发展中并不陌生,该组织架构的建立,只是将企业发展模式进行了集中管理形式的革新,由此便可帮助财务管理提高效率,得到更多实践空间,现阶段该类运作模式较为有效。企业,尤其是大型、集团型企业,往往在其财务业务开展期间存在大量的数据,所以在进行财务职能建设期间,财务共享服务中心可作为较好的选择,避免出现企业因重复投入而导致生产效率下降的问题。当前所构建的财务共享服务中心,主要是由财务部门各优秀人才组成共享服务团队,企业各部门将运营数据定期上报至共享中心,由此财务部门便能对各项数据进行针对性分析,提高决策成效。

3.2 应用分析

财务共享服务中心的建设一般分为:业务财务、共享财务和战略财务。其中,业务处理在进入共享中心前,一般要通过经办人填单、扫描岗处理、业务部审核等环节。流程工单(表单)进入共享中心后,根据工单分配平台预制的规则进行单据分发处理,完成后进入归档。共享中心的优势在于工厂化的处理财务基础核算工作,对基础操作人员没有过高的要求。因此,可大大降低人工成本,企业同时也会享受规模效应所带来的效益[2]。

4 OCR技术的应用优势

4.1 创新标引方法

针对文本形式的档案信息,档案建立目录数据库是较为有效的一类工作方法,但传统目录创建只能经过手工录入,由此便损失了时间成本,OCR技术提供了一种新的著录方式,使档案条目通过计算机录入成为可能。工作人员可以直接从OCR后的全文中找到著录项(如题名、文号、责任者等),复制粘贴到目录数据库的相应字段中去。此外,系统还可以对OCR后的档案全文进行词频统计、内容分析,从而自动提取关键词、主题词等标识符,一定程度上实现了档案内容的自动标引[3]。

4.2 实现全文检索

全文检索也是OCR技术具备的较好功能之一,以档案工作为例,其目录数据库相对复杂,若要对繁杂的目录结构进行人工检索,则耗时过长,不利档案信息的处理效率提升。OCR技术可帮助档案管理工作进行全文检索,该种方式能将档案迅速扫描后,找出每个篇章下的关键词、字,由此实现全文检索工作,所以该种检索方式拥有较高查全率,帮助使用者较快寻找到可用信息,深度开发档案中存在的信息资源。这侧面证明OCR技术能将图像加以扫描,并将其中文字符号等信息转化成文本格式,由此提高检索工作效率。

4.3 双层PDF技术

所谓双层PDF,就是一个PDF文件中的每一页都包含两层,上层是扫描所得到原始图像,下层是OCR识别的文字结果。这种技术在数字图书馆领域已得到广泛应用,例如,在CNKI等数据库中检索到的PDF格式的电子文獻,大多便采用双层PDF技术。由于采用双层PDF技术既能较好地保证档案的原真性,在用户需要时又能对档案中的文字进行选择、复制、搜索等处理,因此,必将在今后的档案数字化工作中得到越来越多的青睐,而这一技术的运用以OCR技术为支撑[4]。

4.4 延展数据价值

档案数据信息,决定档案的凭证价值,在使用者想要查阅文件资料时,便可利用档案信息对原本数据的真实价值进行变化处理,例如,房产证、医保卡上存在的信息,多数利用需求是基于该档案信息上的原真性数据,借助OCR技术,便可发挥出档案资料的真实价值。现阶段,纸质档案仍是市场流通中的重要组成部分,而部分用户借助OCR技术,便能避免手工录入行为,节约烦琐工序、无用时间,延展数据信息的真实价值,提高使用成效。

5 施工企业财务共享服务中心存在的问题

5.1 行业特征及难点

施工企业在进行组织结构上的问题讨论时,较为突出的问题之一是施工项目领导层级人员流动性大,由此便会影响每一次的财务业务数据审批效率,这便为施工企业带来了较为明显的人员流动性和施工现场分散性特征。

施工企业所处行业为建筑领域,因此,其现场施工场景多变,例如,水利水电项目和光伏电站项目,两者的施工场地、工艺、人员组成都有较大差异,因此,所产生的施工业务数据也较为多元化。大型施工企业过程中项目位置甚至会处在国外,所以该行业进行的财务监管过程较为复杂,常会因为构筑物落点不同而牵涉到不同成本、税费问题。

施工行业因施工环境不定,其施工条件也相对较差,而通常建筑工程完整生产区间较长,由此导致施工人员不能拥有完善的生活条件。施工人员不仅水电情况不能得到高效保障,与家人沟通也存在问题,这便为财务数据的处理完整性埋下操作隐患。

5.2 共享中心的问题

依据传统共享中心的实际运转形式,施工企业为将各类业务数据进行财务信息的转化,并将财务业务数据和其他企业的服务中心进行数据共享,需要经办人进行各项业务表单的填写、上报工序,还要历经线上审批、中心处理等流程,由此可知,共享中心的操作难度主要集中在业务数据流转期间。

该种模式应用下,第一,施工企业现场进行业务操作的人员应具备良好的网络条件以实现在线填报单据的功能;第二,施工企业业务部门应在审批过程中也应具备良好的网络条件,由此完成网络线上审批功能。但如上文所述,施工现场的网络条件受地理、经济等因素影响,不能确保所有时间。地点都具备网络发送条件,因此,填单、审批过程较易出现无响应的隐患。

另外,纸质表单即便经过现场各部门审批通过后,在邮寄回共享中心后,需要业务人员收集并进行相关处理,由此便会产生较低的处理效率,不利于共享中心发挥业务领先优势,导致施工企业丧失数据共享资格。

6 OCR技术在施工企业财务共享服务中心的应用

OCR的光电技术与识别应用相结合,可连接纸质信息与网络数据,即便处于无网络状态,也可更好地服务于财务共享工作,使得财务共享服务中心的运转效率逐步提高。在人机识别技术得到发展后,财务工作中的各类业务类型,其处理阶段将体现出更为稳定的自动化趋势,辅助服务中心完成财务共享作业,提高处理效率。

6.1 沟通纸质及电子流程

OCR技术可发挥纽带力量,将纸质文本上的财务信息与电子信息化显示进行联通,确保线上线下技术能最大限度融合,将审批流程中数据流通过程加以管控,促进纸质数据能够充分结合网络电子表单流程,将施工各阶段财务数据明确展示。OCR技术能将原有死板信息转化生成为信息化形式下的财务数据,此举帮助纸质化审批压力得到缓解,为财务数据更好进入共享中心起到便捷化的渠道作用。可以说,正是由于OCR技术现实应用能力较强,发挥其应用效能,能够大幅提升财务信息的处理效率,远比人工处理更迅速,有效促进服务中心实际职能的发挥。

6.2 降低纸质凭证必要性

原有服务中心进行大型施工项目财务作业时,会对人工处理过程带来较严苛的应用压力,因为人工处理过程严密按照原始凭证进行,所以当纸质凭证尚未返回到施工企业时,人工操作的该审核环节缺失,导致流程进展缓慢,影响整体财务贡献作业效率。原始纸质凭证、单据在经OCR技术处理后,可迅速完成高速扫描过程,由此便可生成电子表单,操作人员可将影像结果文件、电子数据表单进行完好匹配后,统一上传至服务中心,而该中心凭借影像及数据表单,能在便捷应用的情况下,完成各项付款行为,由此提高资金运转效率,降低纸质凭证的使用必要性。在不完全需要纸质表单凭证、原始發票数据等情况下,财务共享人员可凭借较高的效率帮助施工企业完成各类经营活动的付款行为。

6.3 OCR技术的应用流程

前端业务处理的应用流程。经前端业务处理,财务操作经办人应在该流程开始时完善表单数据的收集整理工作。首先,经办人将纸质单据打印完毕,并交由现场管理人员审批,待审批通过后,则可粘贴附件,将纸质单据及各类纸质信息整合打包投至投递站,由此才算完成现场业务[5];其次,专员需要每隔数日(通常三个工作日),定时收集投递站中的纸质票据信息,并将其集合至企业规定的定点办事位置,批量扫描,由此得到了与纸质表单对应存在的电子表单,以及各类电子文件。此时,专员还需按照共享服务中心管理规定,继续完成既定流程,经电子数据审批完成后,进入服务中心进行后续业务处理。

共享中心的审批处理流程。当服务中心得到完整的电子表单后,财务业务执行人员可帮助共享中心完成审批流程,将得到相对应的电子凭证,该阶段凭证内容要和其余共享中心所使用的格式、模式相统一,保证共享业务有效完成,辅助企业与其他企业搭建起较快捷的沟通渠道。

纸质附件的归档处理流程。该流程中,专业人员需遵照服务中心管控原则,每一业务结算季度末期,将该周期下的所有纸质附件打包邮寄到服务中心。此时,在服务中心接收打包文件后,借助扫码枪扫描条码,便能直接扫描得出该打包附件内含有的所有电子信息,此时系统还可弹出电子信息凭证,操作人员将该凭证打印出纸质文件,并粘贴到原始附件上。按照施工企业业务分类规定,进行适宜位置的归档操作,至此,业务处理行为完整落实新型技术改革流程,可大幅提升财务共享作业下的工作效率。

7 结论

综上,财务共享是施工企业变革发展的重要内部因素,建立财务共享型服务中心,财务人员可将现有财务数据应用弊端加以分析,并借助新型OCR技术,提升数据应用效率,保证企业业务较为集中,更好实现企业价值。施工企业的发展时至今日,内部财务管控现场若不具备网络化信息条件,则现场财务人员只能通过手工作业完成票据核对工作,既降低业务效率,又不利于企业更快完成业务处理工作,导致发展受阻。OCR技术将纸质信息进行信息化处理,加快票据处理速度,由此可帮助服务中心更快完善其应用职能,在企业内部发挥战略发展基石的作用。

【参考文献】

【1】王慧婷,董天阳,张侠,等.OCR技术在报账自动化中的应用研究[J].科技经济导刊,2020,28(34):35-36.

【2】黄妙红,何胜,王珏,等.OCR技术在审计现场中的应用研究[J].中国管理信息化,2020,23(16):81-83.

【3】张晶,李雅琴,王博文.光学字符识别(OCR)技术在内部审计中的实践应用[J].纳税,2020,14(01):275.

【4】蒋耀亮.自动光学识别OCR在票据自动识别系统中的应用研究[J].通讯世界,2019,26(05):288-289.

【5】刘宁波,李刚,张华强.基于OCR技术的发票自动识别校验系统设计[J].电脑知识与技术,2019,15(11):6-7.


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