高校电子档案元数据收集管理探究

来源:用户上传      作者:高海燕 解素芳

　　摘 要：信息化、大数据飞速发展背景下，元数据在高校档案工作中的作用愈发凸显，较之传统档案管理模式，基于元数据手机管理使档案管理信息化、智能化程度更高。但是网络环境复杂多变，元数据收集管理面临着诸多问题，与当前档案利用管理呈现出供需矛盾。本文在分析高校现有办公OA系统环境下元数据生成、存储状况，结合近年国家政策对元数据收集存储的要求，探讨高校档案管理系统中元数据收集、存储、管理存在的不足之处，提出高校电子档案元数据收集管理策略。
　　关键词：高校;电子档案;元数据;收集管理
　　Abstract： Under the background of the rapid development of informatization and big data， the role of metadata in Archives work in colleges and universities has become more prominent. Compared with the traditional archive management mode， mobile Phone management based on metadata makes archive management more informatized and intelligent. However， the network environment is complex and changeable， and metadata collection and management are facing many problems， which is in contradiction between supply and demand with current archive utilization management. This article analyzes the generation and storage of metadata in the current office OA system environment of universities， and combines the requirements of national policies for metadata collection and storage in recent years， and explores the deficiencies in metadata collection， storage and management in university Archives management systems. Propose the collection and management strategy of metadata for university electronic Archives.
　　Keywords： University; Electronic archives; Metadata; Collection and management
　　n案信息化是档案管理的主流趋向，电子档案元数据管理关乎电子档案管理的高效性，高校OA（OA，Office Automation）办公从传统纸质文件转向电子档案，电子档案的管理需要基于元数据展开，元数据体系的构建是保障电子档案管理的基础，因此，元数据被称为电子档案的“生命线”。元数据是电子文件归档后的科学化管理，综合分析、记录电子档案数据，确保电子档案得以更好地管理与利用。基于元数据开展高校电子档案管理对于进一步优化电子档案管理系统具有重要意义，提升可操作性、成本效益与工作效能。
　　1 现有办公OA系统对元数据生成、存储状况
　　元数据是完整记录电子档案内容、结构、背景的管理及电子文件的生成等全过程的相关数据。[1]近年来，信息化、大数据为高校办公开拓了新路径，从收发文到内部沟通等都采用OA协同办公软件，实现无纸化办公，不仅提升了办公效率，同时实现了绿色办公。
　　现今，互联网、大数据、物联网、云计算、人工智能成为推动世界经济发展的新型引擎，在此背景下，各行各业朝向信息化、数字化、智能化方向转型升级，高校办公系统也在朝向“无纸化”“单套制”方向发展。
　　高校在办公信息的处理上既有数据化的电子信息，也有非数据化的纸质信息，[2]如何将这些纸质化信息转化为电子数据信息，才能使其共同纳入现代电子档案的管理系统之中，实现电子档案数据化管理。反之，如果纸质等实体信息无法及时有效转为电子信息，不仅降低了办公效率，更难以实现远程化、分布式办公，更不能契合现代电子档案数据处理需求。现代高校办公系统中仍存在着实体档案与电子档案混存的状态。在数字化背景下，高校电子档案优化元数据建设迫在眉睫。
　　2 国家政策对元数据收集存储的要求
　　在数字转型背景下，国家数字化建设不断加大对纸质档案和非电子档案的数据化整理，这皆得益于国家政策的扶持，得益于信息化建设的有力推动。
　　2014年，国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，同时，国家档案局提出“存量数字化，增量电子化”发展战略，基于此，推动传统纸质档案向数字化档案转型升级成为主流态势。如何有效处理档案数字化及理论与实践成果应用，档案数字化转型急需科学理论的指导。而《电子文件元数据标准》《电子文件归档与管理规范》等国家标准的出台，对电子档案元数据内涵、性质、外延等进行了详细的界定。电子档案元数据不仅是电子文件的管理载体，更是电子文件真实性、完整性、可靠性的基本凭证，不仅描述了档案文件本身，还对文件管理信息进行收集与管理，实现对电子文件的全过程覆盖式管理与监控。[3]
　　3 高校电子档案元数据管理系统设计
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