从数据备份走向数据保全：基于凭证效力维护视角的电子档案保管

来源:用户上传      作者:余亚荣 吴振宇

　　摘 要：本文回顾了中国电子档案长期保存工作的历程，并从目的性出发加以审视，指出传统备份方式存在的瓶颈，引入电子档案数据保全理念，阐述基于电子凭证效力维护的电子档案长期安全保管模式，以期为档案业务部门开展电子档案长期保存提供参考。
　　关键词：档案备份;数据保全;电子证据;长期保存
　　Abstract： This article reviews and examines the process of long-term preservation of electronic Archives in China， pointing out the bottleneck of traditional Archives backup methods. It introduces the concept of electronic archival data preservation， and expounds the long-term security management mode of electronic Archives based on electronic evidence preservation， so as to provide suggestions for archival department to carry out long-term preservation of electronic Archives.
　　Keywords： Electronic archives backup; Archival data preservation; Electronic evidence; Long-termpreservation.
　　本文通过对电子档案异质异地备份模式和档案数据保全模式开展研究和对比，分析基于长期保存视角的电子档案保存方案。
　　1 传统电子档案备份的目的及瓶颈分析
　　1.1 电子档案备份的目的。从目的性角度来分析，开展电子档案备份工作的根本目的在于档案机构要确保馆藏档案在长期保管过程中的绝对安全，这里的安全既包括载体安全也包括内容安全。从传统意义上的备份策略来看，载体安全主要用备份多套来规避存储载体的老化或损伤，内容安全主要依赖传统载体档案的数字化和电子档案的纸质副本或电子缩微品来实现，这也是我们常见的电子档案异质异地备份保管。
　　1.2 电子档案备份存在的瓶颈
　　1.2.1 电子档案存储载体不稳定，数据易丢失。与纸张等介质相比，电子档案存储所依赖的磁性介质、光介质、电离介质均不同程度存在易老化、稳定性不足等问题。根据国外数据公司Crashplan发布的《存储介质使用寿命情况》显示，包括硬盘、固态硬盘等在内的诸多存储介质，在常规使用情况下仅有数十年的使用寿命，完全无法满足电子档案所需的长期或永久保存需求，存在极大的数据丢失风险。
　　1.2.2 电子档案原始性保护无有效手段，数据易被篡改。电子档案在管理模式上与传统载体档案存在较大差异，最显著的就是针对电子档案“原始性”的维护，电子档案特有的“载体与信息内容的可分离性”“信息内容易修改”[1]给保存带来风险，基于保护载体就是保护内容的模式不再适用，而能够实现电子档案固化的技术工具尚未在管理中加以运用，采用异质异地备份模式，可以在一定程度上降低因误操作或有意篡改而造成的电子档案内容失真的风险。
　　1.2.3 电子档案对技术环境具有依赖，数据存在识读风险。档案机构在开展电子档案保管工作中，不但需要确保电子档案内容的原始性维护有效，还需要对电子档案的技术环境进行管理，更为致命的在于，文件格式、操作系统、应用软件等关系电子档案识读的技术环境也拥有自己的生命周期，早前产生的部分热门和常见文件格式现在已经走向式微，这与电子档案永久保管的需求不相适应。档案机构开展电子档案备份，将电子档案转换成纸质文件等形式进行存储，部分原因也是出于对上述风险的无奈应对。
　　1.2.4 人为安全事故或自然灾害频发，安全保管风险加大。除上述三个因电子档案自身特性而必须采取备份手段加以规避的因素外，因内部管理不到位所导致的人为安全事故或因自然灾害原因使电子档案受到安全威胁也是各地开展这一工作的主要原因。伴随着社会信息化的深入推进和电子档案备份工作大规模展开，采用该模式的瓶颈也逐步显现。
　　首先，电子档案备份造成业务工作效率降低。信息化系统和工具在日常工作、生活中普及后，经由信息系统或计算机设备直接形成电子文件成为主流，业务活动中大量形成的电子文件在进入档案管理环节时却需要按照规定形成其他载体形式，而这其中绝大部分的工作是由文件形成部门在归档前需要完成的任务，这对于业务部门而言变成了负担，且因大量重复性文书工作的羁绊，造成业务工作效率降低。
　　其次，电子档案备份增大档案管理难度。电子档案备份需要形成多套数据，并存储于不同空间和介质，数据的拷贝、检测等工作极大地耗费档案工作者的时间和精力，并在一定程度上形成无形的管理压力，如多套数据的定期检测、数据一致性的检查与维护、数据存储载体迁移等。
　　再者，电子档案备份造成资源大量浪费。电子档案的备份工作需要使用大量的纸张、存储器、存放空间及配套环境，同一份档案需要在多种介质、多个空间下进行存储，需要消耗数倍的资源。
　　更为重要的是，电子档案备份无法完全确保电子档案的长久安全保全需要。依赖多套数据备份无法从根本上确保电子档案的安全存储，且因电子档案凭证效力的维护与传统载体档案在方法上的不同，使用传统的异质异地备份模板无法满足“数字转型”背景下的档案长期存储与利用。
　　2 档案数据保全
　　2.1 n案数据保全的含义。基于上文的阐述，仅仅采用异质异地备份模式无法实现电子档案的长久安全管理，也无法彻底根除信息技术存在的瓶颈。
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