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企业办公室文书档案管理工作的改革与创新

来源:用户上传      作者:康娟

  【摘 要】文书档案是企业中的重要资料,不仅是各项业务活动的记录与凭证,而且可以通过文书档案资料的整理与分析,为决策人员提供支持,在制定企业发展战略规划中发挥着至关重要的作用。传统档案管理方式已经无法满足新时期企业办公室工作的基本要求,必须在实践中加强改革与创新。论文对企业办公室文书档案管理工作的特点加以分析,提出企业办公室文书档案管理工作的问题,探索企业办公室文书档案管理工作的改革与创新策略。
  【关键词】企业办公室;文书档案管理;改革;创新
  【中图分类号】G275.2 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069(2022)05-0060-03
  1 引言
  在企业发展中,必须由办公室做好组织协调工作,促进各部门之间的密切交流与沟通,共同在企业战略目标的指引下提升工作效率与质量。其中,文书档案管理是影响办公室整体工作水平的关键环节,需要做好各类档案的归档、整理、存储和分析,同时为使用人员提供良好的服务。人工管理的方式呈现出效率低下和精准性不高的弊端,因此在实践工作中需要顺应企业的信息化建设趋势,积极对文书档案管理的方法和模式进行改进,体现文书档案的实用价值,提升企业的整体管理水平,l挥办公室在企业经营发展中的枢纽作用。但是,由于文书档案类型和数量较多,因此在实践中也面临较大的难度,需要结合企业的具体需求和档案资源状况采取针对性管理措施,促进企业健康稳定发展。
  2 企业办公室文书档案管理工作的特点
  首先,文书档案管理具有一体化的特点。文书档案记录了企业业务活动的整个流程,只有在日常工作中全面做好资料信息的采集和整理,才能在归档时保持文书档案的全面性、时效性和精确性。文书工作和档案质量之间存在着密不可分的关系,因此需要规范文书工作的流程,了解不同文书资料的类型和特点并做好分类管理,为档案信息采集和存储、调用等提供可靠保障[1]。
  其次,文书档案管理具有广泛性特点。文书档案是企业活动中形成的有价值的文件资料,包括上级下发的文件和通告、复函等,也包括企业自身的规章制度、信件记录和合同文件等,涉及不同的部门及工作环节,因此呈现出广泛性的特点。特别是在企业生产经营规模逐步扩增的趋势下,文书档案的广泛性特点更加显著,这也给管理人员带来了更大的挑战。
  再次,文书档案管理具有保密性的特点。部分文书档案的保密等级较高,很多内容会涉及企业的商业机密,因此在管理工作中需要确保档案资料的安全性,防止档案信息泄露而给企业造成难以挽回的损失。同时,在档案存储和调用等过程中,也应该设定相应的权限,在权限范围内开展操作,避免文书档案出现破坏和丢失的情况。
  最后,文书档案管理具有重要性的特点。文化档案不仅仅是企业工作过程的记录,更可以发挥其良好的实用价值,通过深入分析文化档案的相关内容,为管理层和领导层提供决策支持,准确评估企业未来发展的趋势和方向,为各部门提供更加可靠的信息资源。
  3 企业办公室文书档案管理工作的问题
  3.1 管理意识较低
  对于文书档案管理工作的重视程度不高,是目前工作中面临的主要问题,会导致资料完整性和时效性等受到影响,无法体现办公室文书档案管理工作的重要价值,企业发展面临的风险也会增大。在实践工作中的形式化问题较为严重,只是单纯地对相关资料进行采集和存储,未能体现文书档案的深层价值,削弱了档案管理部门的作用[2]。在工作中未能对虚假信息和资料进行筛选,因此会对档案使用人员的判断造成干扰,各个部门之间的协同度不高,难以达到全员参与的要求,因此容易出现混乱问题。
  3.2 管理方式落后
  文书档案数量逐渐增多,而且类型也多种多样,人工管理的方式无法达到预期目标要求,不仅会导致工作压力增大、工作效率下降,而且难以确保文书档案信息的可靠性,在人工操作中容易出现失误的情况,引起信息失真等问题。同时,纸质档案空间占用量也较大,无论是在归档、存储还是调用中,都存在烦琐性的问题[3]。企业在档案管理信息化系统建设中的投入较少,系统功能无法满足实践工作的基本要求,因此会造成资源浪费的问题,不利于企业的转型发展。信息化系统的利用率较低,只是对文书档案的简单存储,未能发挥先进技术的作用,档案深层价值无法得到体现。
  3.3 人员素养不高
  部分工作人员的专业能力无法适应新时期文书档案管理的工作特点,因此在实践中表现出效率低下等问题,不利于企业业务活动的顺利实施,且容易受到传统思维理念的限制,在工作中的创新意识不足,部分文书档案管理岗位中存在兼职的情况,导致工作专业性降低,无法体现文书档案的重要性。部分工作人员缺乏专业知识和技能,仅仅凭借经验开展管理工作,尤其是在信息化建设中的参与积极性不强,对于先进技术和设备的了解程度不足,无法达到自动化办公的要求[4]。缺乏可靠而完善的培训措施,虽然信息化系统已经投入使用,但是由于人员信息化素养不高,导致在使用过程中面临形式化的问题,无法实现档案资源的深度开发和利用。
  4 企业办公室文书档案管理工作的改革与创新对策
  4.1 实施“三全式”管理
  “三全式”管理模式的应用,可以提高企业内部对文书档案管理工作的重视程度,从思想上改变工作人员的传统认知,构建良好的企业文化氛围,有助于提升管理工作实效性。首先,应该落实全过程管理理念。文书档案数量在增多,因此要明确具体的管理流程,基本流程及控制内容如图1所示,管理人员要结合企业不同阶段的发展目标和工作要求,确定文书档案管理的侧重点,从资料采集到档案资源调用的整个过程中实施规范化控制,及时做好重点环节的跟进,防止信息的完整性和时效性受到影响。同时,要加强对整个过程的严格监督,确保档案信息具备合法性和合规性,避免出现违法违规行为,以降低企业的发展风险。针对其中的不实信息则应该及时进行剔除,避免虚假资料对企业发展造成威胁。其次,应该落实全员管理理念。文书档案管理不仅仅是办公室的职责,更需要其他部门的共同参与,这样才能有效提升管理成效。特别是在资料采集环节,需要保障各个部门及时上报重要资料和信息,做好归档工作,针对信息中的异常问题进行交流与沟通,共同提升档案质量[5]。最后,应该落实全方位管理理念。做好各部门人员的分工与合作,在企业统一目标的指引下开展工作,避免在档案管理中出现死角和盲区,同时增强档案的保密性和安全性,降低对企业未来发展的威胁。

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