企业办公室文书档案管理工作的改革与创新
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作者:康娟
【摘 要】文书档案是企业中的重要资料，不仅是各项业务活动的记录与凭证，而且可以通过文书档案资料的整理与分析，为决策人员提供支持，在制定企业发展战略规划中发挥着至关重要的作用。传统档案管理方式已经无法满足新时期企业办公室工作的基本要求，必须在实践中加强改革与创新。论文对企业办公室文书档案管理工作的特点加以分析，提出企业办公室文书档案管理工作的问题，探索企业办公室文书档案管理工作的改革与创新策略。
【关键词】企业办公室;文书档案管理;改革;创新
【中图分类号】G275.2 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2022）05-0060-03
1 引言
在企业发展中，必须由办公室做好组织协调工作，促进各部门之间的密切交流与沟通，共同在企业战略目标的指引下提升工作效率与质量。其中，文书档案管理是影响办公室整体工作水平的关键环节，需要做好各类档案的归档、整理、存储和分析，同时为使用人员提供良好的服务。人工管理的方式呈现出效率低下和精准性不高的弊端，因此在实践工作中需要顺应企业的信息化建设趋势，积极对文书档案管理的方法和模式进行改进，体现文书档案的实用价值，提升企业的整体管理水平，l挥办公室在企业经营发展中的枢纽作用。但是，由于文书档案类型和数量较多，因此在实践中也面临较大的难度，需要结合企业的具体需求和档案资源状况采取针对性管理措施，促进企业健康稳定发展。
2 企业办公室文书档案管理工作的特点
首先，文书档案管理具有一体化的特点。文书档案记录了企业业务活动的整个流程，只有在日常工作中全面做好资料信息的采集和整理，才能在归档时保持文书档案的全面性、时效性和精确性。文书工作和档案质量之间存在着密不可分的关系，因此需要规范文书工作的流程，了解不同文书资料的类型和特点并做好分类管理，为档案信息采集和存储、调用等提供可靠保障[1]。
其次，文书档案管理具有广泛性特点。文书档案是企业活动中形成的有价值的文件资料，包括上级下发的文件和通告、复函等，也包括企业自身的规章制度、信件记录和合同文件等，涉及不同的部门及工作环节，因此呈现出广泛性的特点。特别是在企业生产经营规模逐步扩增的趋势下，文书档案的广泛性特点更加显著，这也给管理人员带来了更大的挑战。
再次，文书档案管理具有保密性的特点。部分文书档案的保密等级较高，很多内容会涉及企业的商业机密，因此在管理工作中需要确保档案资料的安全性，防止档案信息泄露而给企业造成难以挽回的损失。同时，在档案存储和调用等过程中，也应该设定相应的权限，在权限范围内开展操作，避免文书档案出现破坏和丢失的情况。
最后，文书档案管理具有重要性的特点。文化档案不仅仅是企业工作过程的记录，更可以发挥其良好的实用价值，通过深入分析文化档案的相关内容，为管理层和领导层提供决策支持，准确评估企业未来发展的趋势和方向，为各部门提供更加可靠的信息资源。
3 企业办公室文书档案管理工作的问题
3.1 管理意识较低
对于文书档案管理工作的重视程度不高，是目前工作中面临的主要问题，会导致资料完整性和时效性等受到影响，无法体现办公室文书档案管理工作的重要价值，企业发展面临的风险也会增大。在实践工作中的形式化问题较为严重，只是单纯地对相关资料进行采集和存储，未能体现文书档案的深层价值，削弱了档案管理部门的作用[2]。在工作中未能对虚假信息和资料进行筛选，因此会对档案使用人员的判断造成干扰，各个部门之间的协同度不高，难以达到全员参与的要求，因此容易出现混乱问题。
3.2 管理方式落后
文书档案数量逐渐增多，而且类型也多种多样，人工管理的方式无法达到预期目标要求，不仅会导致工作压力增大、工作效率下降，而且难以确保文书档案信息的可靠性，在人工操作中容易出现失误的情况，引起信息失真等问题。同时，纸质档案空间占用量也较大，无论是在归档、存储还是调用中，都存在烦琐性的问题[3]。企业在档案管理信息化系统建设中的投入较少，系统功能无法满足实践工作的基本要求，因此会造成资源浪费的问题，不利于企业的转型发展。信息化系统的利用率较低，只是对文书档案的简单存储，未能发挥先进技术的作用，档案深层价值无法得到体现。
3.3 人员素养不高
部分工作人员的专业能力无法适应新时期文书档案管理的工作特点，因此在实践中表现出效率低下等问题，不利于企业业务活动的顺利实施，且容易受到传统思维理念的限制，在工作中的创新意识不足，部分文书档案管理岗位中存在兼职的情况，导致工作专业性降低，无法体现文书档案的重要性。部分工作人员缺乏专业知识和技能，仅仅凭借经验开展管理工作，尤其是在信息化建设中的参与积极性不强，对于先进技术和设备的了解程度不足，无法达到自动化办公的要求[4]。缺乏可靠而完善的培训措施，虽然信息化系统已经投入使用，但是由于人员信息化素养不高，导致在使用过程中面临形式化的问题，无法实现档案资源的深度开发和利用。
4 企业办公室文书档案管理工作的改革与创新对策
4.1 实施“三全式”管理
“三全式”管理模式的应用，可以提高企业内部对文书档案管理工作的重视程度，从思想上改变工作人员的传统认知，构建良好的企业文化氛围，有助于提升管理工作实效性。首先，应该落实全过程管理理念。文书档案数量在增多，因此要明确具体的管理流程，基本流程及控制内容如图1所示，管理人员要结合企业不同阶段的发展目标和工作要求，确定文书档案管理的侧重点，从资料采集到档案资源调用的整个过程中实施规范化控制，及时做好重点环节的跟进，防止信息的完整性和时效性受到影响。同时，要加强对整个过程的严格监督，确保档案信息具备合法性和合规性，避免出现违法违规行为，以降低企业的发展风险。针对其中的不实信息则应该及时进行剔除，避免虚假资料对企业发展造成威胁。其次，应该落实全员管理理念。文书档案管理不仅仅是办公室的职责，更需要其他部门的共同参与，这样才能有效提升管理成效。特别是在资料采集环节，需要保障各个部门及时上报重要资料和信息，做好归档工作，针对信息中的异常问题进行交流与沟通，共同提升档案质量[5]。最后，应该落实全方位管理理念。做好各部门人员的分工与合作，在企业统一目标的指引下开展工作，避免在档案管理中出现死角和盲区，同时增强档案的保密性和安全性，降低对企业未来发展的威胁。
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