浅谈行政人员的素质要求
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作者: 钱海英
【内容摘要】本文从三方面阐述行政人员应有的行政素养：一为能力需求，分为专业知识能力和沟通能力，这是做好行政工作的基础。二为职业道德，分别从廉洁奉公、遵纪守法、树立良好的服务意识、办事公正、讲求效率四个方面阐述，突出了职业道德对行政工作的重要性。三为身体素质，这是做好行政工作的物质保障。文章最后还提出在提高行政人员素质的同时，还应加强和完善相关的法令和制度，做到有法可依、有据可循、内外兼修，更好地发展我国的行政工作。
【关 键 词】行政工作 行政人员 素质
行政工作对于大多数人来说是陌生的，人们对它持有不同的态度，有的人认为这就是一项简单的体力工作，每天处理一些细小零碎的事情，不用动脑，更不用操心，跑跑腿就可以了，人人都能干；而有的人却认为行政工作十分神秘，所谓行政人员，就是个个神情严肃，身着统一制服，在高墙大院中协助处理着国家大事，对普通百姓的生活来说遥不可及。就是这些对行政理解的偏差将行政工作引向一个相当尴尬和孤立的位置。其实，行政就在我们身边，它无时无刻不融入我们的生活中。
“行政”一词起源很早，在我国古代，《左传》中就有“行其政事”与“行其政令”的提法。[1]长期以来人们对“行政”的解释是众说纷纭，大致看来有两种解释，即广义与狭义之说。从狭义上来讲，就是以国家行政管理的活动为研究对象，是指为了社会公共的利益和目的，行政组织以公共权力和法律为基础对社会的管制活动。从广义上讲，是指以国家行政机关为主体的公共组织实体，对政府事务和社会事务的组织管理活动。由此可见，行政并不一定为政府机关所独享，各种组织和部门都有行政事务，如公司和单位中的人事、后勤、财务等都是我们日常生活中接触频繁、不可或缺的一般行政工作，因此，我们对行政工作更多地还应从广义上来理解。
行政管理主要由时空、组织、人员、物质等诸多要素组成，在这当中人员要素是最富有生机和活力的因素。行政活动实质上是人的活动，一切要靠人来组织和实施。[2]因此，人的素质是关键，是决定行政活动成功与否的重要因素。现代社会高速发展，行政工作也在不断变化发展中，有效的组织管理可以促使各组织和部门更好地、更有条不紊地向前发展，这就对我们行政人员的素质提出了很高的要求。笔者作为一名普通的行政人员，在与日常的行政事务接触中感受到，要做好行政工作，应具备以下几点要求：
一、行政人员的能力需求，主要包括专业知识能力和沟通能力
（一）专业知识能力。也许人们会认为行政知识很简单，无非就是何谓行政、行政的要素、行政管理的特点等诸如此类的理论知识，其实不然，所谓事事洞察皆学问，行政工作包罗万象，它所涉及到的专业知识涵盖了方方面面，是实实在在的在工作中遇到的问题的解决方案和办事依据，如相关的政策、法律和业务知识等，都是行政人员应该了解和掌握的。在此，我们以小单位为例，如一个小单位工作人员仅二三十人，人数不多，岗位有限，也许它的行政人员就一人，从拿报取信到会务统筹，从财务报帐到资产管理、人事、薪酬等等，事情不论大小具细，都由一人接收办理。此时，行政人员就应充当多面手的角色，最好是全能冠军，具备各方面知识，了解各种情况，如需懂得相关的财务知识、当时的福利薪酬待遇以及相应的人事政策等等，否则就只能望而却步、束手无策了。当然，很多知识并不是行政人员天生就懂的，要靠点滴积累和不断学习才能得来。如有的行政人员兼带做财务工作，可能之前从未接触过专业的财务体系，那就需要花间和精力，观察、了解财务工作的整个运转过程，也可利用业余闲暇时间学习专门的财务知识，懂得财务专业术语，学会处理财务票据等相关日常的财务问题。
此外，现代社会瞬息万变，行政人员也应该敏捷地接受新信息、新概念，与时俱进，如当今政策法规不断健全完善，人员福利薪酬时时调整，这都需要行政人员不断地学习和关注，时时更新自我信息储备量，并运用于工作中，更好地为他人提供及时有效的行政服务。因此，我认为只有熟练掌握了针对性强、实用性高的坚实知识，才能成为行家，拥有话语权，更好地提高工作效率。
（二）沟通能力。专业知识固然重要，但除此之外，我觉得要做好行政工作还需要良好的沟通能力。所谓行政沟通是指在行政管理活动过程中，行政体系与行政环境之间、行政内部各部门之间、行政人员之间，在观念、意见等等方面进行的信息交流，从而促进相互了解，获得对共同任务思想认识上的统一的过程。[3]行政人员在日常的行政工作中扮演着上传下达的桥梁作用，在工作中，应将领导的指示与决定全面清晰地传递给同事，保证行政决策全面、有效地执行，若遇同事有疑惑或不解，应耐心讲解，可将决策与其实际情况相结合，分析利弊，使其心悦诚服地接纳。同时也可将同事的意见和建议适时向领导反映，使其及时接收决策执行的反馈情况，联系实际，使今后的决策更民主、更有效。一个具备良好沟通能力的行政人员，就像是注入单位的一股清泉，可洗涤污秽，冲刷堵塞，使事情水到渠成。另外在日常行政工作往来中，单位与单位、部门与部门之间，也会不可避免地出现各种各样的矛盾、摩擦和冲突，这时负责协调沟通的行政人员要放下身段和成见，心平气和地与对方交流、协商，既要设身处地地为对方着想，又要争取自己单位的利益，一而再，再而三，始终抱着尊重对方、把握自己、坚持不懈地态度，使各种实际问题得以真正地解决。
知识是基础，沟通是手段，它们共同构成了行政人员的行政办事能力要素，两者相互作用，缺一不可。
二、职业道德
所谓职业道德是指从事一定职业的人们在特定的工作和劳动岗位中进行职业活动所应当遵循的行为规范或行为准则。行政人员的品德好比是船舵，良好的行政能力好比是坚固的船身，船在茫茫大海中航行，船身是根本保障，而船驶向何方，取决于舵。良好的工作能力可以使行政人员出色地完成工作，而良好的职业道德能使行政人员正确地选择工作的途径和价值取向。
行政人员的群体是一种特殊的职业群体，它掌握着公共权力，并在公共行政的职业活动中行使这一权力。[4]他们的权力来自于公众，又凌驾于公众，高于公众，不受市场调节，没有竞争的压力，因此我们需要为行政人员树立起良好的职业道德和伦理观念，培养他们好的信念，更好地服务于行政工作。
（一）要遵循廉洁奉公、遵纪守法的原则，这也是最基本、最重要的职业道德准则。行政工作性质决定着行政人员经常接触钱、物，尤其在小单位，有时候钱财、物品的收入和支出由一人经手，这就需要行政人员做好详细地登记工作：入帐的财物来源、金额、数量应一一登记在簿，财务的支出或物品的领取，也应详细记录在案，并由当事人签名确认，以备后查。同时相关的帐务支出等还需报领导审查，经领导同意方可执行，切不可利用职务之便贪图利益，欺上瞒下或篡改相关信息。俗话说“常在河边走，哪有不湿鞋”，可是我们行政人员就是要谨言慎行，清廉行政，对国家的法律法令、财经纪律以及单位的有关规定自觉严格遵守，因为一旦失足，便会造成千古恨，给自己的人生抹黑，对国家、集体、他人的利益造成损害。
（二）要树立良好的服务意识。第一，要有良好的服务态度。对外，行政人员是单位形象的代表，是人们认识本机关、本部门的窗口，言行举止都影响着本单位在人们心目中的印象。基本上应做到待人接物真诚热情、言语温和、面带微笑、不骄不躁，尽自己的最大力量帮他人排忧解难。对内，具有良好服务态度的行政人员也可在本部门、本单位内形成一股凝聚力，使单位同事时时处在一种温馨、融洽的氛围中，感觉温暖和安定。第二，要有为大众谋福利的意识。我认为行政人员不仅只是简单、机械地为大家提供服务，还可以运用自己的智慧和知识争取更多的利益。但应站在公众的立场上，为大多数人争取福利。行政工作的服务对象不是个别人，更不是行政人员自己，而是大众，如果因一己之私，耍手段、得便宜，那只会遭人唾弃，也不能使行政工作顺利地开展。只有站在公共的立场上，为大众的应得权益而努力，使更多的人受益于自己的行政工作，才称得上是真正负责且出色的行政人员，而且我觉得这也是身为行政人员应努力的目标和标准。
（三）要办事公正。所谓办事公正，就是指行政人员在处理日常行政事务中，应一视同仁、实事求是地对待人或事。在日常的行政工作中，必然会遇到各种各样的事情，而这些事情的相关人员有的与行政人员关系密切，有的则是一般；有的与行政人员较投缘，有的不那么融洽，此时，行政人员在处理相关问题时要遵循公正原则。要做到对事不对人，客观地分析问题，按照相关问题的处理原则进行办理，这样才能使人信服，也从一定程度上减少矛盾，使问题得到妥善解决。切不可仅凭个人喜好及亲疏远近来处理问题，如果这样，只能将事情越弄越僵，使相关人员的矛盾越来越激化。
笔者认为，行政工作也应做到“有理、有利、有节”，处理事情要做到有章要循，照章办事；对待他人要平等、一致，不厚此薄彼，只有这样才能将事情处理完善，且能得到他人的信任和支持。
（四）要讲求效率原则。行政效率是指在保证行政管理活动预定目标，并给社会带来有益成果的前提下，行政活动产出和投入之间的比率。[5]行政效率大致可分为三个层次，决策层、管理层和执行层。我们这里主要讲的是执行层的行政效率，是一般行政人员在日常行政工作中的工作成果。行政效率的高低可直接体现行政人员的素质条件，而行政人员的素质高低也会影响到行政效率的产生。因为在单位或部门，大量行政业务是由一般行政人员完成的，他们的思想、观念、工作态度和知识技能等各方面的素质都直接影响着行政效率的产生。在行政效率低下的行政工作中，往往会出现行政人员工作拖拉、遇到问题相互推诿、相互扯皮等现象，使得原本仅用举手之劳便能完成的事情久拖不决，致使行政工作停滞不前，人们怨气冲天。
其实，行政效率的提高需要行政人员有责任感和使命感，把行政事务当作自家事，争取最好、最快地去完成。对于领导布置的任务要积极主动、热情细致地去执行，在执行的过程中如有差错，要勇于承担责任，及时纠正，切勿互相推脱，保证行政工作始终处于高效状态。对于同事或外单位人员的行政事务，应做到能够急人所急，在自己能力范围内的事情，尽量简化、及时地加以办理；如遇超出能力范围之外的事情，应主动帮忙询问，给予指引，使其尽快得以解决，少走弯路。因此，行政效率是行政工作的成果体现，也是衡量行政工作人员素质高低的重要标志之一。
三、身体素质
俗话说，身体是革命的本钱，也是行政工作的基本保证。行政工作虽不是十分辛苦的体力活，但一副硬朗、强健的体魄，有助于工作人员更好、更积极地投身于行政工作中。如何加强行政人员的体质呢？我认为很简单，从细微处着手便可。在办公室里，我们可以利用空闲的时间，伸伸腿、弯弯腰，活动活动筋骨；去外单位或别部门办理事务时，如距离不远，可采用步行的方式；我们行政工作是一项在时间上较为规律的工作，在一天忙碌的工作结束之后，晚上适当地早点休息，养足精神，为第二天的工作做准备。
此外，我认为对于行政工作应使劲不使心，应把心思用在如何干好工作上，而不是用于勾心斗角、争权夺利或是耍泼撒气上，愉快的心情可使工作更顺畅，也可使身体更健康。
目前，我国现行行政管理体制还不够完善，相关行政法规、政策尚未完备，更缺乏有效的监督体系，因此在行政工作中非常需要注重行政人员自身的高素质，从而确保行政工作高效、有序地进行。但是仅凭内在修养有时面对繁琐的现实问题会不堪一击，所以我认为在行政工作不断发展的进程中，也要加强外部客观条件的改善，有了相关的标准和行为准则，才能更好地规范行政工作。例如，近期上海市政府法制办宣布正式出版了首部依法行政白皮书，首次对上海市依法行政水平作出量化测评，将法治政府的内在需求分解为一个个可以测评的指标，具体分为制度健全度、公众参与度、信息透明度、行为规范度、高效便民度、行为可问责6个指标，分别占比例20%、15%、15%、20%、15%、15%。这样对行政做出了详细具体的量化标准，就使行政工作有了参照依据，从而能够更好地规范和激励行政人员的工作态度和热情，也有助于提高行政人员的内在修养，进而使各种行政工作得以更好地完成。
当然，我认为我们作为第一线的工作人员，每天都与各色行政事务打交道，应已深知其中的问题和症结，所以在做好本职工作的同时，还可联系我们的实际情况对行政工作出谋划策，为行政事业的发展和完善贡献自己的一份力量。
参考文献：
[1][2][3][5]荣仕星.实用行政管理学[M].北京：人民出版社，2004，p1、4、250、429.
[4]张康之.公共行政中的哲学与伦理[M].北京：中国人民大学出版社，2004，p279.
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