试论秘书从业人员素质的优化
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摘要：坚定正确的政治立场，清正廉洁的品德情操和求真务实的工作作风，这些高品位的素质对秘书工作至关重要。有志于从事秘书工作的人员就必须自觉培养和造就这些素质，否则，难以胜任秘书部门的神圣职责，难以充分发挥秘书工作的职能作用。秘书的能力结构是一个多层次，多因素的综合体，建立一个合理的能力结构，需要长期的努力，不断的优化。
关键词：秘书；素质；优化；关系
秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工做方式是处理信息和事务，这些特点对秘书从业人员提出了较高的素质要求。秘书素质的高低是造就高素质秘书队伍。推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。
素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。
秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证，是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托，是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须要有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力。高效的处理事务能力，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，充分发挥秘书职能，创造性地开展工作，做好综合服务。
对秘书从业人员业务素质的要求。
业务素质是能力的标志，也是其他素质的综合反映，是各类素质综合发挥作用的重要条件。业务素质主要包括以下几方面：
其一，分析综合能力。分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通，遇事不慌、处事冷静，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。
其二，语言文字运用能力。语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。要有较强的阅读能力。秘书人员要善于阅读。一要会精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究。从字里行间领会其微言大义，二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。要有较强的视听能力。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。要有较强的言谈能力。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口齿清楚，语速适中，措辞得体。切合身份。要有较强的写作能力。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧。迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。要有较强的技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。
其三，组织协调社交能力，即：管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。秘书要利用自己接触全面工作机会的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。在对领导交办事情的处理上，是否能够灵活、果断、雷厉风行完全能够检验出秘书的管理能力。秘书人员的协调能力是指在领受领导的交办事务情况下，能够积极主动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进机关工作灵活运行，提高工作效率。对上协调，要有树立全局意识；横向协调，要有商量意识；对下协调，要有服务意识。秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作，这就要求秘书应具有较强的社会活动能力。善于待人接物，成为协调、联系的行家。秘书人员的埋头苦干、忠诚老实，绝不是生搬硬套、机械被动，而是要会独立思考、独立完成，能文能武、遇事不慌。繁简巨细都能应付，具有独立的办事能力和组织管理能力。
对秘书从业人员基本素质的要求。
要有优良的思想政治素质。其一，坚定的政治立场和政治态度。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情，不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。其二。坚定的政治立场和政治态度。秘书人员不无论在任何情况下都要毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；在工作中明辨是非，奉公守法；正确对待改革开放中的新情况、新问题，并认真研究加以解决。其三，较高的遵守纪律的自觉性。纪律是推动一切工作正常运转的根本。秘书人员贴近领导，辅助领导工作，因而必须高度自觉的严格自律，自觉把自己置于组织合群中的监督之下。
要有健康的心理素质。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。而秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。秘书人员须具备如下五个角色意识：其一，辅弼意识。辅弼意识即指秘书人员应该认识到对领导的辅弼功能，自觉、情愿地当好领导的参谋助手，做好领导的配角。秘书人员只有具备了辅弼意识，才能在领导的管理决策过程中，根据领导的决策意图，选择有效的方法和途径，为领导提供智力和体力服务，从而充分发挥秘书人员的参谋助手作用。其二，信息意识。信息意识即指秘书对信息作用的认识和获取信息的努力程度。秘书具有了信息意识，应能随时根据领导的意图、需求和愿望，通过自发的、合乎逻辑的方式去搜寻各种有角度、有价值的信息，及时准确供给领导者在管理决策活动中使用。三，效率意识。“效率”本为经济术语，即以最少的劳动获取最大限度的经济效益。现在，效率意识逐渐引入人们的行为规范中。成了衡量新型领导者和现代人才的标准。秘书的效率意识就是他们在为领导提供有效服务时，对其成果大小的超前估价和认识。秘书效率意识的强弱程度如何，直接关系到秘书部门甚至领导部门工作效率。其四，自我意识。自我意识是人类特有的一种心理现象，是一个人自己对自己的评估和看法。秘书的自我意识，即指秘书个体借助内部语言和思维，对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动。包括三方面内容：一是自我察觉，主要解决“我是一个什么样的人”、“我是怎样做的”问题；二是自称分析，主要解决“我这个人怎么样”、“我是否胜任工作”的问题；三是自称控制，主要解决“我应当做一个怎样的人”、“目前我尚须作何努力”的问题。自称意识对秘书角色的扮演是十分重要的，工作出色的秘书总是具有很
强的自我意识。
对秘书人员自身素质培养的要求。
其一，贵在勤奋学习。学习是提高秘书人员素质的基础环节，也是在当前政治、经济、文化各方面深刻变革过程中，应对新形势、新课题的当务之急。结合秘书工作，要抓好以下几方面的学习：政治理论学习，业务知识学习，法律法规学习。其二，重在实践锻炼。纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。一个称职的高素质秘书人员必须经受实践的锻炼，才能牢固地打好基础，充分发挥参谋、助手作用。首先，领导要在实际工作中给秘书人员交任务、压担子，放手把一些重要任务交给他们去办，使他们在磨炼中缩短“适应期”，迅速成长，早日成熟。其次，领导要注意组织秘书人员深入基层，深人实际，了解情况，以增长秘书人员感性认识，不断提高分析、处理问题的能力。其三，严于管理监督。秘书人员高素质地培养。离不开工作环境、领导环境和管理三方面的影响。因此，要建立一个较好的外部环境：
首先是工作环境。秘书部门是各级领导机关的办事机构。作为领导的助手，其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件。秘书人员要充分利用、倍加珍惜这一难得的机会，努力工作，实实在在地学好本领。
其次是领导环境。在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中。最重要的是领导者的作用。领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养。既要重视对秘书人员的使用，又要重视对他们的培养；既要注意启动秘书人员的内在动力，又要激发他们自我提高的意识。要关心支持秘书人员自我素质的提高，多帮助，多鼓励，为他们创造条件。
第三是管理环境。秘书工作环境的特殊，易使他们滋生优越感，因此。必须严格管理，严格监督。放松管理和缺乏有力监督，会使一些意志不坚定、思想不健康、作风不端正的秘书人员走上歧途。
高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证，是提高领导机关工作质量和工作效率的重要依托，对秘书高素质的要求是牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代需要。秘书人员的素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍。是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高。
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