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高职高专系级教学秘书角色定位及素质能力探讨

  
   摘 要:高职高专系级教学秘书是学校教学管理工作中的最基层管理者和服务者,如何在系级教学管理中定位好角色,提高素质能力,为搞好教学管理工作起着举足轻重的作用。
   关键词:高职高专;教学秘书;角色定位;素质能力
   中图分类号:C93 文献标识码:A
  文章编号:1009-0118(2012)06-0029-02
  
   高等学校的根本任务是培养人才,教学工作始终是学校的中心工作。教学的建设、改革、管理是教学工作中三个永恒的题目,是保证和不断提高教学质量的三个基本要素。教育部《关于深化教学改革,培养适应21世纪需要的高质量人才的意见》(教高\[1998\]2号附件一)指出,“教育管理是门科学,兼有学术管理和行政管理双重职能”。第一次明确指出“教学管理是一门科学”的论断,证明了教学管理在教学工作中的地位和重要性。
   在学校的教学管理队伍中,教务处是管理教学工作的主要职能部门,对于学校领导者来说,天下第一处,学校教务处。教务处的工作状态反映一个学校整体教学工作状态。系级教学管理部门是教务处教学管理的一个缩影,教学秘书更是系级教学管理中不可缺少的角色,定位好角色,对教学管理工作具有举足轻重的作用。
   一、系部教学秘书的角色定位
   角色即职务,位即方位、位置,是指人和物所处的位置。《周礼·天官·序官》:“辩方正得其所。”《礼记·中庸》:“天地位焉”。(《辞海》上海辞书出版社,1989版p614)简而言之,推及到教学秘书,就是要知道自己处在什么位置;这个位置的职责范围、工作标准和目标、各种知识技能要求是什么,只有清楚认识到自己的角色定位,才能有效的完成工作。
   (一)教学运行的基层执行者
   教学运行管理是按教学计划实施对教学活动的最核心、最重要的管理,它包括以教师为主导、以学生为主体、师生相互配合的教学过程的组织管理和以校、系教学管理部门为主体进行的教学行政管理。根据我院《教学管理汇编》中《教学秘书工作暂行规定》可看出,教学秘书涉及的工作除要求工作能力,它还涉及到具体的学籍管理、排课、调课、考试管理、教学日常工作、订发教材、教学档案管理和其他有关教学运行的具体工作,每项工作执行和完成都需通过教学秘书的组织和执行。
   1、从一学期的开学到结束,教学秘书要协助院(系)领导根据本系各专业人才培养方案,安排好每期的开课计划,通过教研室主任协调好每位老师所上课程、课时、课表的编排、教材的征订、期末的出题、试卷的收发、成绩的登录,都需要教学秘书去组织执行。
   2、学生的学籍变化需要教学秘书去掌握,要核实学生休学、复学、转学、留级、降级、参军等学生的学籍异动情况,收集材料,及时、完整的办理相关手续,保存相关资料。学生成绩的管理、毕业资格的审查也需教学秘书去执行完成。
   3、教学运行管理看似常态工作,可以按部就班,实际教学运行中经常会发生一些状况,教学评估、迎评改制、教学计划的变动、上课教师的变动、教师开会、生病调课等一些不可预知情况都需要教学秘书的协调执行。
   (二)教学管理部门的“中间枢纽”
   教学秘书的工作量大,工作事务繁琐,接触面广,时间性强,工作关系纷繁复杂。他在学院的总体领导下,上有学院教务处的教学运行科、质量管理课、实践教学科、教材科、等级考试办公室;中间有学院的办公室、学生处、科研处;下有各系部、教师和学生,每涉及一项工作,教学秘书都密不可分,教学秘书一方面要“上令下达”和“下情上奏”,传递和反馈信息;另一方面要协调各部门和师生的关系,担当起学院各部门、教师、学生三者之间的纽带和桥梁。
   教学不是单一独立的活动,它涉及多层关系,需要各部门的密切配合,学院教务处关于教学中的教学计划、教学大纲、教案、课件等各项要求、指标需要教学秘书直接传达到系部教师,系部教学在教学管理上的意见和建议也需要教学秘书反馈。各系之间的教师上课计划、时间、教室、教材等活动需要教学秘书从中穿针引线,合理安排。教师与教师之间、教师与学生之间的教学活动调整,需要教学秘书协调、沟通,不能出任何差错,否则就会影响教学的正常进行。
   教学工作具有实效性,且教学活动无小事,教学秘书的“中间枢纽”角色,关键在于提高“执行力”,在于推动决策层所制定的路线方针和政策。
   (三)师生员工的“服务员”
   教学秘书是教学活动的直接管理者,其工作性质决定了其服务性是以服务教学活动为中心,服务于教师,服务于学生,充当“服务员”的角色。
   1、任课教师工作在教学一线,是学校教学工作的主力军,要保证其教学工作的顺利进行,必须有教学秘书的密切配合。在开学初,要准备好各种教学相关材料,向教师发放课表、教材、教学检查的各种记录表,如系领导教学巡查表辅导员教学巡查表、学生教学日志,教师教学日历、听课记录表、教研活动记录表、开新课教师的申请表等。中期要配合教学主任进行期中教学检查,做好师生座谈记录,进行学生对老师的抽样评价统计和老师、学生对教材的评估统计。期末要组织老师出试题卷,安排教师监考,试卷的发放和回收,以及教师的试卷分析,协调教研室主任完善出题试卷的规范、试卷批阅和对教师批改试卷情况的检查,及时登录所以学生成绩。期末还要对下一学期的教学计划进行安排,征订教材,合理安排教师的课表,充分考虑教师的各种诉求,要兼顾老师的路途远近、还要考虑老师的年龄和家庭实际情况,尽力满足老师的需要,做合格的“服务员”。
   2、学校的办学宗旨是培养具有综合素质的人才,教学离不开学生,学生是教学的对象和主体,教学秘书和学生有密切的接触,自开学起就要配合辅导员发放学生班级课表、教材、教学日志,完成学生的注册和新生的报到相关事宜。及时传达各种教学信息,如选修课的选报、英语等级考试、技能资格鉴定报名、毕业生的电子摄像、、学生的重修补考,期中的教学检查安排,期末的登录成绩、毕业资格审定等学生管理工作,都需要教学秘书做好服务工作,保障教学的顺利进行和完成。
   教学秘书还要收集整理各种档案材料,为学校升本转制、系级教学质量评估提供教学管理的第一手材料,系部教师的课时、多媒体课件的使用、教案、教师的学历、职称情况,学生的学籍、成绩等等与教学运行相关的材料。其基本点是全校协调、山下协调,严格执行教学规范和各项制度,保证教学工作稳定运行,保证教学质量。
   二、系部教学秘书的素质能力
   (一)认真的态度
   清楚认清了教学秘书的角色,那就是要认真地履职,履行教学秘书岗位职责。教学秘书的工作是多、繁、杂,每项工作都要求准确,不得有任何失误与差错,否则会造成严重的教学事故。因为教学秘书工作贯穿于教学活动的全过程,包括教学管理的方方面面,工作量大,涉及教师和学生的根本利益,工作难度大,教学秘书必须要有一种认真的态度,严谨的作风,才能保证工作不出差错。
   (二)人性化的管理
   教学秘书的管理工作是以教师为主导、以学生为主体、师生相互配合的教学过程的组织管理和以校、系教学管理部门为主体进行的教学行政管理。其宗旨是为教学第一线的有思想、有知识的师生服务。为了整个教学运行的顺利进行,形成整个团队的最大合力,构建全面的“和谐”,使各种利益充分兼顾,教学秘书要注意工作方法,进行人性化的管理,以师生为本,在不违背原则的情况,充分考虑师生诉求,合理安排,保证教学正常进行,又使师生愉悦。
   (三)综合的素质及应变能力
   教学秘书工作既要严格执行教学运行管理的各种规定和规章制度,又要服务于各种不同的教师、学生、各种突发的事件,注定教学秘书要不断提高自身综合素质,对繁杂的事静得下来,对突发的事能动得起来,做好协调、沟通,形成良好的教学氛围,促进教学管理的有序进行。
   提高教学秘书角色认知能力和岗位履职能力的根本途径是不断加强学习和创新,要“想得更远,做得更好”,就要深入研究探索自己所在岗位核心性、根本性问题,以更高的境界、更宽的眼界探究影响自我发展的瓶颈问题。加强学习是为了提高境界和眼界,创新也一定能不断提升岗位履职能力。
  
  参考文献:
  \[1\]赵雪琛.对高校教学秘书队伍建设的思考\[J\].学理论,2006,(05).
  \[2\]徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求\[J\].山西财经大学学报(高等教育版),2005,(3).
  \[3\]孙晓敏.如何更好地适应高校教学秘书工作\[J\].文教资料,2009,(20).
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  \[5\]罗笑芳.浅谈教学秘书在高校教务管理中的作用\[J\].华章,2011,(7).
  

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