档案去哪了

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　　李兴利（河南省焦作市档案局副研究馆员，《档案工作》电子期刊总编）：据《安徽商报》2014年7月24日报道，毕业前夕，安徽大学文学院汉语国际教育系小筠（化名）发现，包括自己在内的24名毕业生的档案竟然莫名丢失（丢失的档案主要是本科的三张表格：录取大表、毕业生登记表和成绩单）。原本，这些档案应保存在学校的档案室内。如此一来，24名毕业生就业或受影响。安徽大学承认学校管理有漏洞，并承诺全力帮助学生补办档案（学校出了证明，帮助学生到本科就读的学校补办档案材料）。对此，你有什么看法？
　　一井水：我认为，丢失档案已经违反了《中华人民共和国档案法》第二十四条第（八）项档案人员玩忽职守造成档案损失的，应该依法进行查处。一个班的学生档案莫名丢失，学校应该好好找找原因，漏洞出在哪个环节，并以此为契机加强档案管理。
　　廖颖（上海理工大学档案馆馆员）：“丢失的档案主要是本科的三张表格，‘录取大表、毕业生登记表和成绩单’。”这说法说明学生本人并不了解其个人档案的构成。首先，录取大表不入个人档案，而是归入综合档案。学生个人档案中应包含高考报名登记表。在缺少高考报名登记表的情况下，可用录取大表替代。当然，这是下策。其次，以上三张表格只是校方在其力所能及的范围内能最快补办的材料。尤其是录取大表和成绩单，可以直接到综合档案室办理，而毕业生登记表只能重新填写，但无法恢复原样。最后，以上三张表格仅仅是能反映学生个人在本科期间学籍方面的最基本材料，除此之外还可能包含更多的内容，包括高中档案、党团组织材料、奖惩材料和其他材料。档案丢失，对学生造成的影响也许不会很直接，但其后遗症将是非常明显的，尤其是对那些将来要进入政府机关和事业单位工作的学生来说更为严重。校方应承担全部责任，仅仅为每位学生补办以上三个表格是远远不够的。其他高校也应以此为戒，对学生档案工作给予足够重视，最大限度避免此类事件发生。 王凤珍（河南省台前县档案局业务指导股股长）：大学生档案可以说是用人单位选贤任能的重要依据，安徽大学竟然把24名学生的档案同时丢失，这可以说是新闻中的新闻，但从大学生档案的管理现状来看，出现这情况也不足为奇。首先，目前多数高校归档工作不及时，都是把学生档案放在人事处或是分散存放在各个院系，平时学生在校期间产生的档案材料有的甚至存放于个人手中，在学生毕业离校时才突击集中整理归档，这无疑为档案丢失留下了隐患。其次，近几年高等院校扩大招生，学生不断增多，给档案的收集、整理、审查、移交等带来一定的难度。特别是每年毕业生档案材料归档时，仅仅依靠档案管理人员的力量是远远不够的，因此，各院（系）收集整理档案材料时都安排部分学生协助参与这项工作。然而学生保密意识差，容易泄露档案内容、修改信息，有的学生甚至抽调同学的处分材料，档案保管存在安全隐患。最后，造假现象也时有发生。听一个同事说，他在大学期间有一门课程考试不及格，以后也没有通知他补考，竟然顺利毕业。可见目前学生档案信息水分较大，个别高校为博取“高就业率”的社会声誉促进自己的毕业生顺利就业，不惜造假，将一些失真的信息材料填充到档案材料中，致使档案材料的真实性大打折扣，不仅干扰了毕业生就业市场的公平竞争，伤害了诚实优秀人才的感情和利益，而且给社会组织选才用人制造了麻烦。 郭东升（山东省临清市档案局原副局长）：安徽大学丢失毕业生档案，实在是不应该，而且一下丢了这么多的档案。我想，丢了档案首先应该要找，而不是说补。档案不可能不翼而飞，怎么丢的怎么找回来。有人会说，丢了就找不回来了。那也不一定。那年，我们临清市档案馆一卷档案借出，我让人催还。回答，她找不着。我说找不着不行，必须找着，抓紧归还。对方干脆回答找不着了！我一听，大怒！“通知她，档案局拟对她的问题立案调查，一定给她处分、处罚，并向上一级档案局报告。”我头一天发警告，第二天，她就把档案送回馆来了。所以说，丢了档案仍然一盆糨糊，找不出直接责任人，领导者息事宁人，敷衍塞责地面对媒体言不由衷地胡乱应付个自我批评是不行的。档案的不安全问题解决不了，隐患也许会越来越大，无法弥补的损失如何补哇！诚然，学生档案流动性强，数量特多，是容易出丢失问题的地方。因此更应该由上而下地成系统地加强其规范化、制度化建设。教育系统应该向能源系统、金融系统学习。大雅之地的学府怎么不及商界的眼光了呢？
　　 孙大东（中国人民大学档案学专业在读博士）：根据我的经验，第一，档案移交按照规定会有移交清单，档案馆和移交单位各一份。移交清单是要放入全宗卷的。学生档案各方查找不到，安徽大学档案馆应该调阅移交清单，如果移交清单里面没有，那么，就有两种情况：一是档案根本就没有移交档案馆;二是档案移交了，但移交手续不严格，这就不单单是管理存在漏洞的问题，而是工作人员职责的问题。第二，对于研究生而言，本科时的录取大表、毕业生登记表和成绩单在读研期间是可能会用到的，如报考教师职业资格考试、参加体育比赛等活动，都需要学生提供相关证明。因此，需要调看查借阅档案的记录看是否有被利用过。或许这些档案被查借阅之后，没有及时放回原处，或者没有归还。第三，一般而言，档案馆对档案的管理是非常严格的，我工作过的单位库房只有我们两个保管利用室的人才能进入，档案的移交、查借阅都有严格的手续，每年末还要进行一次全面的点库工作。如此大规模的丢失档案根本不可能发生。因此我比较赞同郭老师的意见，安徽大学的自我批评确实够轻描淡写的。第四，其实工作中惊险事件偶尔出现是正常的。我就遇见过几次，在原本的位置上找不到，以为档案丢失了，翻箱倒柜地找，最后都能找到，基本上都是提供利用后还卷时没看仔细放错位置而造成的。因此，我觉得安徽大学的这种情况，是否也有这种可能性。第五，对于这三张表格的补办，毕业生登记表只有一份，如果补办只能是重新填一张，属于没有办法的“造假”。录取大表和成绩单原本科院校的档案馆会有保存，去复印盖章即可。 王茂跃（安徽师范大学文学院教授）：24名研究生档案失踪，是一件令人感到不可思议的事情。按照报道的说法，移交档案的班长是有责任的，因为他没有索要移交单。学生助理接收的档案，没有提醒对方拿走移交单，也是有责任的，对方没有档案意识，在档案馆工作的学生助理也没有档案意识？档案馆负责指导学生助理工作的人员也没有档案意识？移交单是移交与接收双方交接活动的真实记录，也是实实在在的档案。现在，正因为谁也提供不出移交单作凭证，所以，24名研究生档案的遗失就成了一笔糊涂账。尽管是否真的移交了，我们无法给出结论，但档案馆的人一口咬定档案没有移交也不能说没有道理。假如有移交单的话，造成遗失的责任在谁，自然就一清二楚了。正因为没有移交单，就很难说在哪个环节出的问题，就无法追究责任者的责任，这样谁都没有责任了。可见，真正具有档案意识和档案保管意识是多么的重要。 　　王富忠（河南省濮阳县档案局副局长）：安徽大学学生档案的丢失，客观地反映出了高校档案管理中存在的漏洞。首先，从校、院领导到分管领导对档案工作没有足够的重视，从“档案入校时学校辅导员整理过”到学生去办毕业手续时，才发现有24个学生档案丢失了，中间整整三年的时间，什么时候丢失的恐怕未必清楚，怎么丢失的就更不好说了，三年中，难道就没有产生新的学生档案吗？产生了新的学生档案资料是否及时放进学生的个人档案里了呢？这些问题都值得推敲。学校档案室平时对学生档案是怎样管理的呢？档案室不可能没有管理制度，有制度又是如何执行的？“班长送到学校档案室”一事如果属实，就应该有交接凭证，按照交接凭证上的显示，责任不难分清。就目前来说，寻找档案、如何补救档案才是最重要的，顺着线索去找，应该有所收获。另外，档案的唯一性，在某种程度上决定着补办后的档案资料替代不了档案原件。档案的丢失，不同程度地影响学生就业是肯定的，至于责任谁来负，又如何负，我不便多言。但联想到从2013年开始，学生从小学一年级一直到大学甚至到研究生就是一个学籍号，如果再丢失，后果是不可想象的。因此，安徽大学应该以此为戒，从领导阶层到档案管理人员，对档案工作要高度重视，经常过问或检查档案工作，完善相关制度并使其落到实处，避免类似事情再次发生。
　　田润（河南省濮阳市档案局保管利用科副科长）：我在从事档案利用工作中，有两次遇到补办档案的情况。一次是某厂档案室常年失修，部分职工档案被大雨冲走。该单位负责人事工作的人员在档案馆查到该厂仅有的一张花名册，上面有部分工人的姓名，其他一无所获。用这位利用者的话来讲：也只能靠这些名单和年份定工龄和职务了。另一次是一位30年前停薪留职的女同志在准备办理退休时，发现自己的档案已经不知去向，来档案馆里查该单位财会档案，所幸里面有这位女士停薪留职前的工资名单。至少能证明她在这里工作过，但如查档者所言：至于哪年上的班还有像大学学籍档案和曾获得的一些荣誉什么的就没法找到了。从以上两例来看，补全个人人事档案是不可能的。关键是有的档案很重要，没有它就办不成事，该如何办呢？我认为应该出台一个如何补救档案的文件，最大限度确保让丢失的档案“魂归故里”。
　　李宗富（吉林大学图书情报与档案管理专业在读博士）：针对此事件，我认为安徽大学有关部门首先要马上组织档案部门和人员到相关部门补办丢失学生档案的有关材料。一方面，补办事宜不能再拖，丢失本身已经影响了学生们的就业;另一方面，必须由学校出面补办，不要让学生自己去补办，按照一些学校的官僚作风再加上放暑假，学生自己去找各个部门会有很大难度。安徽大学必须依法依规严肃查处本次事件中的有关人员;同时检查并完善相应的档案管理制度和措施，从根本上防范此类事情再发生。 王旭（湖北民族学院档案室）：这件事到目前为止，还没看到什么责任追究机制的启动。在有的人眼中，会认为不就是丢了几张纸而已，有什么大不了的呢？我认为应该设立档案丢失补偿金制度。 李正平（四川省荣县档案局编研股股长）：针对这一事件，我认为一要查明事实、明确责任。学校领导、学生档案形成部门、学生档案保管部门应该分别承担自己应该承担的责任。二要严肃处理、引以为戒。安徽大学要根据《高等学校档案管理办法》第四十条之规定严肃处理有关责任人员，并教育大家以此为戒，杜绝类似事情发生。
　　（摘自《档案界》网站）
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