北京数字档案馆(电子文件中心)系统投入使用
作者 : 未知

  2017年11月10日,北京数字档案馆(电子文件中心)建设项目竣工验收会召开,市发改委、市密码管理局等有关部门负责同志分别代表项目管理部门和电子文件管理部门参加会议。与会专家听取了项目建设情况汇报,观看了系统演示,实地察看了机房、电子阅览室等设施,审阅了项目文档,经质询和讨论,一致同意项目通过竣工验收,由此标志着北京市档案信息化工作将迈入新的阶段。
  一、项目建设取得初步成效
  (一)强化档案数字资源的安全保障
  北京数字档案馆(电子文件中心)安全体系主要参照信息系统等级保护3级标准建设,在安全体系建设上采取了一系列措施。在网络层面,进行了分网管理,根据业务需要将系统、数据分别部署在因特网、政务外网和专网。在各网络上部署了防火墙、防病毒、漏洞扫描、安全审计等各类安全设备。并为各区馆、移交单位用户提供VPN网络接入服务,确保网络安全;在应用层面,采用了系统管理员、安全管理�T和安全审计员三员分立的权限管理机制,确保权限安全。开发了四性检查工具,在归档、移交、保管等重要阶段对档案数字资源的准确性、完整性、可用性和安全性进行检查。开发了电子档案身份证系统,给每一份长期保存的电子档案建立身份证,可对电子档案的原始性进行技术验证;在数据层面,采用分库管理机制,不同单位的数据分库保存。同时,将资源库划分为管理库、利用库和长期保存库,档案数字资源根据业务需要分别存储在不同的资源库中,管理更加清晰,存储更加安全。此外,对档案数字资源按照一主三备的策略进行备份,一套在线备份,三套离线备份,离线备份分别保存在本地、同城和异地。
  (二)加强档案数字资源标准建设
  根据北京数字档案馆(电子文件中心)建设管理的需要,在体制机制层面制定了《北京数字档案馆使用办法》《北京市综合档案馆档案数字资源管理规范》;在行政管理层面,制定了《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》《北京市电子档案移交与接收办法》;在业务操作层面,制定了《北京数字档案馆目录数据库建库规范》《北京数字档案馆元数据规范》、《北京数字档案馆编码规范》《北京数字档案馆数据接口规范》,并将相应标准固化于系统中,全面规范了档案数字资源的管理。
  (三)重点突出对电子档案的管理
  在充分对标国家有关电子档案管理制度、标准的基础上,结合北京市实际情况,本着对电子档案管理要齐全、规范、可行的原则,重点实现了对电子公文、数码照片、音频、视频四类电子档案的系统管理。为电子档案管理提供了元数据自动捕获、四性检查、格式转换、电子档案身份证等重要技术手段,通过试点和试运行,基本走通了从电子文件归档,到电子档案管理、利用、移交、接收、长期保存整个业务流程,向电子档案的单轨制、单套制管理目标又迈进了一步。
  (四)提升业务应用信息化水平
  在对业务需求全面调研的基础上,对业务流程进行了全面梳理、优化,设计了41个业务流程,开发了12个子系统、335个功能模块。系统基本实现了对档案室、档案馆档案业务工作的全覆盖;实现了对传统载体档案以及电子档案管理的全覆盖;实现了档案收、管、存、用业务流程的全覆盖。极大地提升了业务部门的工作效率,实现了对档案业务工作的精细化管理。
  (五)提高档案信息网络服务能力
  通过北京数字档案馆(电子文件中心)建设,我市的档案信息网络服务能力得到了进一步提升。一是在局域网为来馆利用者和档案馆工作人员提供服务,提供了全部馆藏档案数字资源(包括7200万页纸质档案数字化副本)的利用,系统试运行期间已为冬奥组委、发改委等部门提供了便捷的查档服务;二是在政务外网提供了档案跨馆利用和一对一服务功能,其中跨馆服务功能提供了馆际间档案数字资源的在线利用,一对一服务功能提供了移交单位对本单位移交档案数字资源的在线利用;三是在因特网提供了开放档案利用服务,利用者可对全市17家综合档案馆的开放档案数字资源进行一站式检索、利用。让信息多跑路,让利用者少跑路,极大地方便了各部门、社会公众对档案信息的利用。
  二、项目建设工作体会
  (一)领导重视是项目成功实施的关键
  北京数字档案馆(电子文件中心)建设涉及面广,工作难度高,建好数字档案馆离不开局(馆)领导的坚强领导。局(馆)领导高度重视北京数字档案馆建设,把数字档案馆建设作为加强全市档案信息化工作统筹、加快档案工作提档升级、提升档案工作现代化水平的一项重要举措。局(馆)主要领导亲自挂帅项目组部署工作,将数字档案馆建设列入年度重点工作,并定期听取项目建设汇报,及时对项目建设中的重点难点问题进行研究决策,为项目的成功实施提供了强有力的领导保障。
  (二)做好前期预研是项目顺利推进的基础
  为解决北京数字档案馆建设面临的重点、难点问题,局(馆)进行了充分的预研工作。一是在市科委立项了《基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用》课题,通过课题研究提出了“区域性”数字档案馆的建设方案,研发了确保电子档案凭证性的核心技术,开发了原型系统对建设方案、核心技术进行初步验证;二是以《北京数字档案馆(电子文件中心)建设项目项目建议书(代可行性研究报告)》的编制为契机,采用顶层设计的方法对数字档案馆总体建设方案以及分项建设方案进行了设计,为项目的顺利推进提供了理论、方案和技术保障。
  (三)加强项目管理是确保项目质量的保障
  为加强项目管理,局(馆)组建了由基础环境建设工作组、应用系统建设工作组、标准规范建设工作组、新馆信息化建设工作组组成的新馆智能化管理和数字档案馆建设筹备组,由筹备组具体负责北京数字档案馆建设。制定了《新馆智能化管理和数字档案馆建设项目工作制度》,重点加强对会议、合同、资金、文档、安全的管理。通过严格、规范的项目管理,为项目实施提供了管理保障,确保项目建设达到预期目标。
  三、下一步工作安排
  目前,北京数字档案馆(电子文件中心)建设已进入推广应用阶段。2018年将重点开展好以下几方面工作:一是科学制定系统推广工作方案,分批次、有步骤地将系统在全市综合档案馆和档案移交单位推广应用;二是精心组织好系统运维,确保数字档案馆系统安全、稳定、高效、经济地运行,同时根据系统应用情况进一步完善系统;三是以问题和需求为导向,针对一期项目中存在的主要问题,如涉密档案信息未纳入系统管理,系统、数据安全存备、容灾仍需进一步加强等,结合档案工作中的新需求,如OFD版式文件、三维展厅、数据挖掘、移动平台的应用等,开展好北京数字档案馆(电子文件中心)二期项目的研究立项。

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