电子信息化对企业档案管理的重要性思考

作者:未知

  摘要:进入21世纪以来,互联网信息技术的飞速发展带来了各行各业的革新,企业管理模式也从过去的人工管理逐渐向计算机信息化、智能化的方向转变。档案管理是现代企业非常重要的管理内容与模块,随着信息化管理不断普及与广泛,探索企业档案信息化管理势在必行。本文中,笔者立足于自身专业与工作实际,对当前我国企业档案管理的信息化现状进行描述,对其发展规律、特点等进行剖析,对存在的问题及未来发展方向给出建议与参考。
  关键词:电子信息化;档案管理;企业管理
  1 企业档案管理电子信息化的重要性
  传统模式下,企业档案管理是一项非常庞大又复杂的工作,精细化的企业档案管理工作要求对企业涉及的方方面面的档案予以归类整理和保存,且查询企业档案也是一项非常复杂的工作。近年来,企业档案管理不断引入互联网信息技术,信息化的管理方式极大地提升了企业档案管理的效率,且管理类别更佳精准、细化,查找也更佳省时省力。可以说,信息化的企业档案管理模式无论从财力还是人力方面,都给企业带来效益提升。利用电子化技术模式可完全将企业重要档案的原貌保存下来,大大提升了企业档案信息的可用性、可信性以及精准性。通过电子信息化管理,员工在查询档案过程中便可不接触原件,进而大大提升了对企业档案信息原件的完好保存度。利用网络系统、电子信息技术管理企业档案还可突破由于地域限制而造成的查询应用障碍,真正达到异地、跨时空查询档案的目标。通过电子信息化档案管理,企业可加快自主创新步伐,由基础档案、行业信息、全面分析、系统应用等不同层面为企业的健康持续发展提供完善保障。利用数据信息平台,还可完成对企业不同指标信息波动变化以及具体形式的动态跟踪监督与实时分析,这将对企业全面宏观决策管理发挥积极有效的作用。
  另外,通过企业档案电子信息化管理,可真正完成硬件与软件的综合匹配。首先为提升电子信息化管理水平,企业需要配备完整的设施系统,创建综合全面的档案室、阅览室、资料库,同时配备专项工作人员,负责对不同业务部门档案资料的协调控制、归档管理以及应用。再者。企业还要配备密集架、采购专业管理档案、存储信息的计算机、触摸屏、环境温度调节装置、记录温度装置、安全防火设备等。
  2 企业档案管理现状
  2.1 企业档案管理人员管理水平普遍偏低
  上世纪90年代以来,我国的现代化经济不断起步,飞速发展的经济与原来传统的企业管理模式并不十分匹配,导致我国的现代企业管理水平普遍不高。总体上,我国的企业档案管理尚处于人力为主的较为传统的模式。这种模式下,企业档案管理者档案管理受诸多限制因素影响,目前档案管理人员整体业务水平及专业能力普遍偏低是影响企业档案管理的重要原因之一。档案管理专业知识与技能培训相对缺乏,档案管理人员多存在兼职或一岗多职的现象,导致档案管理者的档案管理专业性、管理能力有待进一步提高。
  2.2 档案管理人员综合能力薄弱
  在我国,绝大多数的企业把经济效益放在企业发展的首位,对企业管理特别是档案管理投入的关注度较少,这使得我国的企业档案管理人员普遍存在“门外汉”的现象,即相当一部分管理人员没有经过专业的档案管理知识与管理技能培训,对企业档案管理工作的重要程度、分类管理相关要求、各类档案资料的收集、归纳、整理、归档、装卷等业务不够了解,没能树立专业标准意识。大部分档案管理兼职情况较多,工作人员不能将全部精力投入到档案管理工作中,对档案管理服务水平提升产生较大影响。
  2.3 企业档案管理工作受重視程度偏低
  由于档案管理是企业组织结构中较为弱势的一部分,导致企业上下对档案管理工作的重视程度不够,特别是一些分管档案管理的部分负责人,包括大部分档案管理工作人员对档案管理工作的认识及重视程度不足,没认识到档案管理工作对企业管理的重要性。部分人认为档案管理仅仅只是档案资料的保管工作,既不能给企业创造经济效益,又不能对企业发展创新起到较大作用,这也充分显示出大部分人对档案管理工作缺乏了解。对企业档案管理工作受重视程度不足直接导致了企业档案管理工作与现代企业管理需求不相适应。
  3 企业档案管理电子信息化应注意的问题
  3.1 实时收集档案资料
  实时收集档案资料是保证企业档案完整、清晰认定、按时归档管理的核心环节。首先,企业应清晰划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任,制定文书管理、资料管理归档的相关制度,明确员工归档管理的指责,日常收集任务应全面落实到人头,通过全方位搜集确保应归档资料及时归档,并定期进行搜集与补充,避免资料信息的缺失,提升档案资源完整性。另外,各机构应在要求时间段之中快速搜集档案信息、整理基础资料,确保不同类别档案及时归档,同时保证档案信息快速更新,进而实时反映出企业当前的现实发展状况。再者,企业应设立综合档案管理、归档工作标准,明确归档制度,确保企业档案信息归档工作质量。归档各类资料国恒中应按照制度标准严格操作,方能确保档案信息的整体性实效性,依照形成档案的规律与特征,确保各类档案的互相关联性。对于归档信息还应做好电子扫描处理,依照行业特征、档案类别做好分类整理,确保原始档案信息始终与电子档案信息全面一致。
  3.2 多级权限划分
  根据档案资料的行业特点及保密级别进行查询权限设定。利用档案资料软件平台设定修改权限和查看权限。严格设定浏览器浏览权限,按档案资料的保密级别设定是否可查、下载或打印。软件管理系统要有严格的加密程序,确保资料保密、安全操作与浏览。
  3.3 建立明确的档案保存管理制度
  制定严格的档案整理标准和移交程序,凡不按标准整理或规定程序进行移交档案的,档案办公人员一律拒绝接受移交,并要求相关业务科室按标准重新整理,按规定程序移交档案。
  4 结语
  综上所述,电子信息化对企业档案管理的重要性思考对企业档案管理的发展具有重要的作用。因此,必须进一步提高和完善企业档案管理电子信息化应注意的问题,这样才能更好地提升企业档案管理水平。
  参考文献:
  [1] 刘涛.电子信息化对企业档案管理的重要性思考[J].农场经济管理,2016(08).
  [2] 邰曦.电子信息化对企业档案管理的重要性思考[J].现代经济信息,2017(11).
  (作者单位:辽宁新创达电力设计研究有限公司)
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