如何做好事业单位档案信息安全管理工作

作者:未知

  摘要:事业单位的档案信息安全管理工作是事业单位工作的重要组成,对于维系事业单位正常运转有着十分重要的作用。新时期下加强事业单位档案信息安全管理是一个重要的课题,需要事业单位档案管理人员与时俱进,以科学有效的管理理念,扎实务实的管理办法,高质高效的管理素养,促进事业单位的有序发展。本文从事业单位档案管理现状出发,对如何做好档案信息安全管理工作進行了初步分析,目的是进一步促进事业单位档案信息安全管理工作的开展。
  关键词:事业单位;档案信息;安全管理
  1 事业单位档案信息安全管理现状
  1.1 规范性不足
  当前,一些事业单位的档案管理部门只注重执法文书档案的归档整理,对一般档案特别是一些文字类、声像类档案不重视,归档不及时,一旦掌握档案的个人出现调岗、退休等情况,档案信息安全就会面临很大的问题,甚至导致档案信息遗失的情况发生,给后期查找该档案造成很大难度,不利于单位档案的安全建设。此外一些事业单位的档案信息安全管理工作不能按照一定的安全管理标准运作,也常常导致档案管理具有一定的盲目性。
  1.2 保密性不足
  当前,事业单位的档案管理存在安全性低,保密性差,检索效率低下等缺点。传统的档案管理工作中,因为纸质档案怕光怕水等缺点,使它的安全性面临很大的考验。将纸质档案进行真空,数字化处理,不仅能大幅度提高档案的存在效率,节省存放空间,同时查询和调用也非常便捷。
  1.3 安全性不足
  当前,一些事业单位的档案存放条件不尽如人意,档案信息存储硬件设备和软件设备常常受制于地理位置的安全性、室内温度、湿度以及防火、防盗等各个方面的影响,而安全督导工作的难以落实,更给档案信息安全管理带来很大的隐忧。此外,电子档案很容易受到病毒的损坏,导致电子档案无法存储和读取,甚至因为温度、湿度则原因损害电子设备。
  2 事业单位档案信息安全管理工作策略
  2.1 完善档案信息安全管理制度
  事业单位的档案信息安全管理工作首先要在安全管理制度上加以完善和创新,摒弃不合理,不安全的管理制度,对可能出现安全风险的环节进行安全防护保障。档案信息安全管理是一项长期而艰巨的系统工程,需要单位、档案部门、档案管理晕人的多方合作,明确各岗位职能,健全包括信息审核制度、借还登记制度、信息常规处理操作制度、权限管理制度、日常检查与检测制度、监督与反馈制度等在内的多种信息安全管理制度。只有建立完善的制度保障体系,才能从根本上保障档案信息的安全性。事业单位要结合自身档案管理特点,建立相适应的档案信息安全管理制度,既要保障人性化管理,又要确保档案信息管理的严肃性和使命感,使档案信息安全管理制度真正起到约束作用。由于档案信息安全管理的保密性原则,为了激发档案管理人员的工作积极性和安全责任感,在档案信息安全管理制度上一定要建立健全奖惩制度,对档案管理工作认真负责的人员要给予适当的物质奖励,对于懈怠消极,以至给档案信息安全带来负面影响的人员,如因为主观因素致使档案丢失的,要给予一定的惩戒,调离甚至停职,通过这样的严厉手段,强化档案管理人员的安全意识。
  2.2 运用信息技术提升安全水平
  随着信息技术的发展和应用,事业单位的档案信息安全管理工作可以借助于网络技术的优势,提升档案信息安全管理的效率和质量,同时信息化档案管理在检索上的便利化也能节省大量纸质档案管理时间。事业单位档案管理人员要强化现代信息管理理念,掌握信息化档案管理手段,能够借助扫描仪等信息设备对文字类纸质档案进行转化,保证档案信息的齐全和完整,避免丢失。在档案信息资源共享上,档案管理要增强安全意识,既要保障档案信息的便利性和共享性,同时对于一些机密档案要强化安全保管意识。事业单位在档案信息安全管理工作中要建立安全可靠的档案信息管理系统,发挥防病毒写入系统的作用,特别是对接收入档的档案信息,要从源头上就强调安全性,档案信息的存储更要进行安全防护,共享档案信息内容要进行安全审查,接入网络时更要注重安全防护。另外,信息技术虽然有效推动了档案信息安全管理水平,但是不可否认,信息技术是一把双刃剑,一些重要事业单位的档案信息安全管理务必要建立备份系统,防止档案信息一旦出现问题之后有法补救。
  2.3 加强档案信息安全管理培训
  事业单位的档案信息安全管理,一定要对档案管理人员的安全意识,安全技能,安全责任等安全素养进行全方位的培训,保障档案信息管理人员的综合水平符合新时代事业单位档案信息安全管理需要。在培训形式上,既要强化网络培训,又要注重实体培训。因为事业单位的档案信息安全管理是一项技术性较强的工作,常常面临各种突发事件,对管理人员有很强的要求,只有不断实践,总结,反思,才能保障信息安全。此外作为事业单位的领导,一定要强化档案信息安全管理工作,把学习和培训纳入到日常考核和调研之中,带动事业单位人员重视档案信息安全管理。在档案信息安全管理人才的引进上,要把具有安全管理素养,掌握先进档案信息安全管理技术的人员充实进档案管理部门,对于新来员工加强岗前培训,结合事业单位自身发展,使员工尽快融入到事业单位的档案管理工作之中。
  2.4 加大档案信息安全管理投入
  事业单位的档案信息安全管理不能只挂在口头上,而是要多管齐下,多措并举,切实加大档案信息管理的资金投入,如档案管理工作人员的教育和培训投入,档案信息安全宣传教育投入等。特别是在档案信息管理加密技术、档案信息数据备份技术,主机安全技术,防火墙技术,反病毒技术,入侵检测技术等信息化技术上要不断更新,保障档案信息安全管理人员的专业水平与实操能力符合事业单位的发展需要。
  结语:总之,做好事业单位档案安全信息管理,关系到事业单位的长远发展,须臾不可轻视。随着信息技术的发展和广泛应用,事业单位档案安全管理人员要加强认识和实践,不断提升信息化安全管理水平,切实保障事业单位的可持续发展。
  参考文献:
  [1] 高春雷.新形势下加强机关事业单位会计档案管理的重要性探讨[J].中国乡镇企业会计,2018(02).
  [2] 李静辉.新时期事业单位档案的数字化管理[J].科技风,2018(32).
  [3] 刘萍.新时期加强档案安全管理的措施研究[J].办公室业务,2019(05).
  (作者单位:吉林省洮南市医疗保险经办中心)
转载注明来源:https://www.xzbu.com/6/view-14867296.htm

服务推荐