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大数据时代背景下档案管理工作的机遇与挑战

作者:未知

  摘 要:大数据时代的到来,极大地推动了社会变革的进程。传统的档案职业在大数据背景下受到巨大冲击——在社会变革的背景下,传统的档案职业发展即获得了良好地发展机遇,也面临着巨大地挑战。由此可见,大数据时代带来的技术、思维和管理等诸多要素都对现代档案职业生存与发展产生较大影响。因此,必然要求档案职业与大数据时代的发展步伐相适应,以推动档案职业的可持续发展。
  關键词:大数据时代;档案管理;机遇;挑战
  档案工作就是用科学原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的工作。具体内容是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作,通常称为八个环节。前六个环节为基础工作,后两个环节为编研利用工作。近年来大数据技术的兴起和发展为档案管理工作带来了新的机遇和挑战。大数据为信息数量巨大,其数量程度是我们无法想象到的。比如:微博,在2017年底,新浪用户的人数就已经超出8亿,每日活跃用户数量在千万以上。现如今,微博的活跃数量和信息量也在不断增加,为大数据的一种表现,在大数据时代,档案信息亦同步快速发展,档案管理信息化工作需要从档案管理的政策、理念和技术层面加以提升。
  一、档案工作中的挑战
  (一)传统工作中的不足
  在传统工作中,由于其存在的不足,导致我国档案管理工作面对很大挑战。我国还未形成统一的规划和标准,数据库的建设不够系统,数据采集工作不完善,存在的信息也不准确。在这些问题中,导致人事信息较为混乱。在基本信息、目录编辑和档案传递工作中,仅仅为计算机管理,具有的信息化程度不高,无法实现信息资源的共享化。很多企业的档案管理工作也为传统方式,仅仅依赖机械、人工重复工作,实际的工作效率较低,从而给查阅工作带来不便。我国当前的档案保存工作和利用使用原始方式,为一种重复性操作,无法保证主体的完整性,也给档案工作的新发展带来制约。
  (二)工作内容的转变
  在大数据发展背景下,档案管理工作实现了信息化建设。档案的形成、采集以及储存和分类工作等都是依据计算机方式实现,和传统的工作流程比较,整理工作更方便,应用专业化平台能达到数据信息的分类,也会保证档案工作效率的提升。在传统方式下,档案的收集、利用方式都是被动形式,在处理期间是对数据自动归结,采取平台储存和计算,这种转变导致档案工作面临很大挑战。
  (三)档案管理理念的缺乏
  在传统发展下,档案管理理论的形成是基于文件的生命周期理论和档案价值鉴定理论形成的,随着时代的建设发展,档案管理理论不断变革,传统的理论被人们质疑,从而导致文件连续性理论的形成。在大数据建设下,因为档案的特殊化,在积极改变的情况下,这些理论都将面临挑战。尤其是在档案管理理论不断渗透和发展下,使用传统的被动服务工作。但大数据建设下,人们的数据意识不断增强,个性化建设模式产生,从而使档案管理服务理念面对很大挑战。
  二、大数据背景下档案管理措施
  在上述档案工作中挑战情况的分析,为了抓住机遇,需要结合大数据发展背景,实现档案管理的信息化建设,促使其整体程度的增强。
  (一)理论观念
  未来,档案理念将表现为两个形式,一种为档案观,主要是一些价值高的文件、视频等,通过信息系统的电子形式形成,为电子档案。一种为大服务观,是在大数据时代发展下,档案服务工作逐渐向着多、多元化建设发展,档案服务也能满足企业、客户的不同建设需求,其服务展现了网络化和智能化建设。档案管理理念要符合时代的发展需求,在大数据背景下,给予电子文件管理工作的创新化十分必要。在传统方式下的档案服务,是按照使用人员的需求来对档案查询,但是,在大数据发展背景下,档案信息得到信息化发展,人们更关注数据,档案部门要形成良好的服务态度,积极挖掘有用信息,转变传统观念,认识到档案管理工作信息化发展的必要性,这样才能在整体上得到重视。
  (二)技术方面
  大数据发展背景档案储存,只有创造更大的空间,对储存方式积极改变,才能容纳更多的数据信息。安全问题也是关注的话题,特别是数据系统、电气设备等,存在的安全问题十分明显。在整个环节下,都需要专业技术给予支持,加强防火墙的设立,以免档案信息被损坏。因此,引进先进技术,能在更大建设下加强大数据管理模式的应用。
  (三)国家政策
  当前,各个国家都重视信息资源的建设工作,在一些发达国家,构建了相关政策,比如:美国发布的《大数据研究和发展倡议》,和澳大利亚发布的《公共服务大数据战略》。我国在的这种情况下未给予大数据具体的明确方向和策略,相关机构在积极引导方式下,还需要制定符合我国国情的发展的战略,从而为各个行业的现代化建设提供强大保障。
  三、大数据时代对档案职业发展的影响分析
  大数据时代的社会变革主要表现为技术变革、思维变革和管理变革等方面。技术变革作为大数据时代社会变革的重要推动力,在信息技术普及应用的情况下,数据呈爆炸式增长,这就对现有计算能力提出了更高地要求。数据存储、数据分析、数据挖掘和数据可视化等技术为技术变革起到了有效地推动作用,分布式数据库技术有效地提高数据管理和数据分析能力,大数据技术更好地服务于大众。
  (一)大数据背景下档案职业的发展面临新机遇
  一直以来,档案信息资源开发利用活动经常被忽视,无形中增加了档案职业发展的难度。在大数据背景下,新技术、新模式为档案职业发展提供了新动力、新机制。先进的技术手段在档案工作中的应用,有效地改变了档案管理模式,使档案管理人员的思想境界、理想信念、职业操守等都发生了变化,积极思考大数据背景下档案工作的方向,以此来适应大数据时代的发展档案职业的需要。同时,对于档案利用者而言,也希望档案行业能够升级转型、档案职业更为发展进步,这样可以更便捷、快速地获取到所需要的档案信息支撑。   (二)大数据背景下档案职业发展面临诸多挑战
  在档案工作中,不仅要强调档案信息在数量上无遗漏,同时还要保证所管理信息的安全系数。特别是档案数据在计算机数据库上储存期间的安全问题,这对大数据背景下档案职业带来了较大地挑战。当前网络安全问题频繁发生,窃取他人资源的事件十分常见,这对社会发展带来了较大的影响。在档案管理工作中,由于档案管理者基于技术或是习惯等问题在工作中出现纰漏,或是网络技术不完善而导致应用中出现一些问题等,都会影响到档案信息存储的安全。
  四、大数据时代档案职业可持续发展策略
  (一)以“大档案”理念指导档案资源建设
  档案行业的发展与管理者的视野高度息息相关,大数据背景下,档案管理者需要具备“大社会”和“大档案”意识,具有国际化视野和互联网思维,这样才能运用发展的眼光来预测行业的发展趋势,并及时对自身进行调整,紧跟时代发展步伐。“大档案”是通过对区域内有价值的档案资源进行集中保管和整合,以此来增强档案职业服务功能,提高档案部门的影响力。大数据背景下,档案信息不再匮乏且利用范围扩大,这些规模性的数据资源也成为大数据发挥应用价值的基础,通过从其中挖掘出有价值的信息,并向社会提供优质高效地服务,这已成为大数据时代档案职业的重要使命。
  (二)拓展档案职业合作领域
  大数据背景下,社会形态、尤其是信息流通具有开放、自由和多元化的特点,在这一背景下,档案职业需要主动跨越专业、地域等方面的限制,以开放的姿态来积极寻求多领域合作,以此来推动档案职业的可持续发展。因此要求档案领域的工作者要突破档案领域的局限性,加强与其他领域的合作交流,并重视新技术、新方法在档案工作中的应用。在档案职业跨领域合作过程中,可以充分地借鉴其他信息学科的前沿理念和方法,对档案理念和实践进行创新。
  (三)合理保障公民档案利用的数据权
  在大数据背景下,数据的公开与信息双向交流更加普及、深入。“数据权”的提出体现着政府“以人为本”的发展理念,随着数据开放程度的增加,公民数据隐私保护也成为信息管理行业不可回避的重要问题。档案职业的核心使命在于开发档案信息资源并为社会提供有效地利用服务,面对大数据时代数据开放和公民隐私保护的双重挑战,档案职业人员必须注意在履行职能时,尊重公民的数据权,在利用现代信息技术推动公共档案信息的数据开放和社会共享的同时,探索新时期公民数据隐私保护的新路径,有效地保障公民个人信息不受侵害。
  (四)切实提升档案职业能力
  大数据背景下,档案资源发生了巨大地变化,档案职业作为档案资源的守望者,需要打破传统观念的桎梏,积极拓展档案职业领域范围,构建起丰富、全面和多样化的社会档案职业体系,以此来实现档案来源的多样性,为档案事业的发展夯实基础。当前档案工作内容和模式发生了较大地变化,档案职业已不单纯是资源保管者,而是知识的科学管理和快捷传播者。這就要求档案职业要具备专业化的技能,同时还要懂业务会管理,对各种技术熟悉。由于档案涉及的信息和知识领域与专业众多,势必要求档案管理人员更多地掌握各学科的专业知识、专业技能。因此,在大数据背景下,档案职业需要广纳各类高素质人才,并体现出较强的专业兼容性和良好的社会拓展性。
  五、结语
  基于分析和研究,在现代快速发展社会中,信息数据占有较大比例,大数据时代的来临,使各个行业发展得到转变。大数据背景下的档案管理工作还面对很大挑战,为了提出有效的应对措施,不仅要给予创新,还需要符合社会的建设需求。
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论文来源:《青年时代》 2019年10期
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