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信息技术在档案管理方面的作用研究

作者:未知

  摘 要:我国大力提倡实现信息化档案管理,利用信息化技术,完善档案的电子存储,提升档案文件资料的安全性,降低档案管理相对繁琐的工作流程。本文就信息技术在档案管理方面发挥的总要作用于意义进行了分析,同时就如何开展信息化档案管理进行了详细介绍。
  关键词:信息技术 数据库 档案管理 网站平台
  一、传统档案管理存在的问题
  传统的档案管理方式,主要是通过人工管理模式,对一些珍贵的文件资料进行物理形式的保存。这种传统的保存方法尤其自身的特点,在一定时期内,满足了档案管理的需求,但是这种传统的档案管理方式,并不能完全的满足现在档案信息的管理。首先,现在处于信息时代,信息的共享和社会的发展,形成海量重要文件资料,文件资料的增多,也会造成存储文件的空间的大量增多,对档案管理人员的需求量也大幅增多,这些采用传统方式,难以满足。其次,物理形式的保存方式容易受到天气、自然灾害等多种情况的影响,纸质文件容易出现氧化、损毁、丢失等现象。丢失的文件无法复原,损失惨重。最后,对于这些文件的查找和整理,都需要耗费大量的时间,文件中的数据难以高效率的得到应用。这些都制约着档案管理的发展。
  二、信息化档案管理的作用与意义
  (一)档案文件资料的安全性和完整性更高:
  通过信息技术进行档案文件资料的保存,是以数据的形式来实现的,如何把珍贵的纸质文件变成数据文件呢?可以通过多种方式,首先,对于以前的图片和老影片,都可以通过扫描和刻录的方式,进行珍贵文件的保存,将信息转换成计算机能够识别的图片格式和视频格式。这样这些资料数据就可以通过计算机硬盘以及一些移动设备例如U盘、移动硬盘、光盘等多种方式进行保存。相比较而言,这是介质对数据保存的时间长,不会受到空气氧化的影响,同时资料查询并不会对文件本身产生损坏,所以数据保存的周期更长,数据完整性更高。其次,信息化技术保存的数据,可以不断的进行备份,数据内容不会因为备份操作而产生变化,这与纸质文件的拓印是不同的,文件资料的保存性相对也更高。最后,能够实现海量数据存储,这本就是信息技术的重要特点,能够用很小的数据空间存储海量的数据,大大拓展了数据保存的空间。
  (二)简化了档案管理工作流程,提高了档案管理效率:
  使用信息化技术进行档案管理,可以通过系统应用软件,进行数据的增删改查等多种操作,操作的实现是以秒为单位,和传统档案管理模式对比,只需要很少的管理人员,对档案管理信息软件进行操作,就可以实现档案数据的各种操作。这就是对档案管理工作流程的简化。档案人员可利用已数字化的档案信息,从繁重的立卷中解脱出来,集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作,进一步开发档案资源,快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。而数据的检索,是通过在数据库内存储的档案资料进行查询,传统方式需要根据编号,去保存文件的位置,寻找相应文件,找到相关文件信息,这也大幅提升了工作的效率。同时利用网络信息技术,还可以实现多部门档案信息的联动工作,更好的发挥档案信息管理的价值。
  三、信息化档案管理建设手段
  (一)加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因,各单位电子文件所依赖的软硬件平台不同,这给集成到档案数据库造成困难。对此,要高度重视,采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式,对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定,规范软件和数据格式,确保数据库的准确性和有效性。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前,一般只移交纸质档案和纸质文件目录,现在要求实行电子文件和纸质文件的归档双轨制,一般将电子文件拷贝两套,异地保存,并随纸质文件一并移交档案机构。这样既推进了机关档案室的电子化进程,又节省了档案机构建立数据库的工作量。
  (二)做好信息化档案管理要打造良好硬件环境:
  真正实现信息化档案管理,不仅仅要进行电子数据的存储与管理,还要有过硬的硬件环境来支持。本单位的各个部门要实现档案信息的信息化管理,信息的连锁联动,首先要具备基本的局域网络,不仅仅是沟通外部的网络,不同单位自身应该具有内部局域网络,从而实现信息的联动,也对于一些保密文件进行合理保护。同时,如果要进行定期的管理与总结,要实现网络内部硬件的协同管理,例如共享打印机的管理,内部网络子网划分的权限分配等等,这样才能保证档案信息软件的正常管理使用。
  (三)实现信息化档案管理,要打造相应的网站,进行网站管理:
  檔案信息的管理要创建网站,网站可以作为公益性对外服务窗口,实现一些公开的信息的档案数据信息查询,也便于自身信息的档案管理。综合来说,创建网站,能够使得信息化档案管理更加便捷,信息的联动性更强。一些公益性的事业单位可以通过网站,对管理的信息进行验证,不需要共同在同一个位置办公,也能实现联动服务,为人们高效率办事服务。
  参考文献
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