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高校教学秘书“职业倦怠”问题的原因与对策

作者:未知

  【摘 要】教学秘书是高校教学管理服务工作中的枢纽,职业倦怠是高校教学秘书中常见的问题。职业倦怠的原因主要有工作繁杂性、工作成效“隐蔽性”、职业发展的局限性和职业焦虑情绪常态化四个方面。克服职业倦怠的措施主要有高校教学管理体制改革、高校教学管理数字化、建立健全培训进修制度及个人自我调整。
  【关键词】高校教学秘书;职业倦怠
  中图分类号:G64   文献标志码:A            文章编号:1007-0125(2019)16-0158-02
  高校教学秘书是高校从事教学管理、服务的教辅人员,其岗位往往具有双重性,既是管理者也是服务者,虽处于高校教学管理的最底层,但实际上是高校教学运行管理工作中的中心和枢纽,起着重要的桥梁作用。但是教学秘书在工作中容易产生职业倦怠,由此产生的不利影响已成为普遍的问题。对此,笔者从教学秘书职业倦怠产生的原因及消除职业倦怠的相关问题提出自己的看法。
  一、造成高校教学秘书“职业倦怠”的原因
  “职业倦怠”指职工在工作重压下产生的身心疲劳与耗竭的状态,主要表现在三方面:一是工作热情减退,感到自己的感情处于极度疲劳的状态;二是去人格化,刻意在自身和工作对象间保持距离,对工作对象和环境采取冷漠、忽视的态度,对工作敷衍了事,个人发展停滞;三是无力感或较低的个人成就感,倾向于消极地评价自己,并伴有工作能力体验和成就体验的下降,认为工作不但不能发挥自身才能,并觉得工作本身是枯燥无味的。从以上特点来看,高校教学秘书的职业倦怠感几乎涵盖了上述三个方面,很容易成为职业倦怠的高发人群。笔者结合自身工作经验,对高校秘书职业倦怠感形成的原因做出如下分析。
  (一)工作内容繁芜、琐碎。教学秘书在职能上属于学校教务部门,但在行政上又属于二级学院。对上级管理部门,教学秘书要及时传达教务处各科室下发的通知,并在规定时间内上报相关的反馈信息。有些高校部门设置繁杂,除了常规的教务处,还有质管处、规划处、评估办等,机构重叠、责权混乱,导致很多重复性工作。对院系教师和学生,教学秘书要做好学院主管领导安排的工作任务,并参与学院日常教学各个环节,小到教务系统密码查询、分派,大到培养方案制定、录入以及排课、会议等。学生方面则要及时转发相关通知,做好统计汇总工作;提供转专业、重修申请、成绩查询等各种咨询服务。在此基础上,还有很多临时性工作,如数据采集、各级各类评估和检查,等等。
  (二)职业发展的局限性。教学秘书完全投入到纷繁复杂的各种事务中,没有足够的时间对自己的教学工作进行反思。另外一个方面,高校各种资源、条件都基本上围绕中上层行政管理人员和专任教师来分配,对于教学秘书而言,职业发展的资源和条件都比较少。根据相关学者调查研究,很多高校教学秘书福利待遇偏低,不能转岗,不能评职称。在这种情况下,除了完成日常繁重的工作外,部分奋发向上的教学秘书还要兼顾教学和科研,在夹缝中求生存的实情加剧了教学秘书的工作压力和焦虑情绪,这是形成职业倦怠的重要原因。
  (三)工作成效的“隐蔽性”。教学秘书最主要的工作业绩就是教学管理上,其主要职责就是保障日常教学的顺利开展和运行。在教学活动“一切运转正常”的情况下,教学秘书的工作基本不会引起别人注意,只有出现教学问题时,人们才会意识到其工作价值。教学秘书在高校教学管理运行过程的各个层面都要参与,但和教学秘书接触的主管教学领导、专任教师以及学生都只能认识到教学秘书工作中的某一个方面,这样的话就很难对教学秘书工作做出全面、客观的评价。进一步讲,要想总结出教学管理、服务方面相关的成果难度也就很大。
  (四)职业焦虑情绪常态化。导致这种情况的原因有如下几点。一是专业不对口。教学秘书工作被认为是一个普通的管理服务工作,高校在定岗的时候对专业并没有做具体要求,所以导致教学秘书整日埋头于纷繁的工作中,用不上原有的专业知识,导致专业知识、技能逐渐荒废,秘书工作本身又难以作出明显的成绩。据何海菊对福建省内100位高校秘书进行的调查结果显示,76%的教学秘书认为教学秘书岗位没有发展前景。二是复杂的人际关系。由于教学秘書要面对主管教学领导、专任教师以及学生多种人群。不仅如此,专任老师对于排课、监考等要求很多,很难一一满足,一部分老师对教学秘书产生不满情绪。三是害怕工作出错而导致的长期谨慎焦虑。教学秘书的工作职责之一就是负责所有考试、试卷、成绩、毕业论文、实习等事项的具体实施和相关文档的妥善保存,而这些都是高校日常教学管理中的核心环节,是不能出差错的。
  二、消除高校教学秘书“职业倦怠”问题的对策
  (一)高校教学管理体制改革是解决教学秘书职业倦怠的根本条件。高校应充分重视教学秘书的职业发展,改变长久以来“重使用、轻培养”的管理模式,对教学秘书职业发展进行专门的指导和规划,保证教学秘书岗位人员的稳定性。参照辅导员老师和专任教师职称评定规则,完善专门针对教学秘书的评价体系,重视教学秘书日常的工作表现,制定专门的晋级制度;逐步提高教学秘书的福利待遇,提高工作积极性;健全岗前教育与在岗培训制度,岗前培训是教师走向工作岗位的必经之路。
  (二)高校教学管理数字化是解决教学秘书职业倦怠的重要方法。高校完全可以依托教学管理平台,开通网络教学管理服务中心,使教学管理服务数字化、自主化、参与式。比如学生可以自主登录管理中心完成双学位报名、重修申请、选课、密码查询、成绩单打印等。教师可以进行调停课申请、教学工作量统计、科研成果统计等。很多职能部门工作内容交叉,很多数据信息的填报、申请都是重复性的,这不仅增加高校专任教师的工作量,产生负面情绪,更是降低了教学秘书的工作效率。通过有效利用数字化平台,实现“教师、学生一次上传,教学秘书多次提取、使用”,教学秘书完全可以根据教师上传的各类信息和数据完成基本的查询统计,就能快速完成工作。
  (三)健全培训、进修制度,是解决教学秘书职业倦怠感的有力保证。一方面高校应该逐步把教学秘书的培训进修纳入教师队伍建设计划,定期组织教学秘书去兄弟院校考察,学习其教学经验、管理理念,全面提高教学秘书的专业素质,有效促进教学管理、服务工作质量和效率。另一方面可以不定期邀请秘书同行来学校讲座,交流工作经验。教学秘书有机会从日常工作中抽离出来开阔眼界、活跃思维,不仅缓解了压力,而且可以学习创新理念,培养创新意识,有效促进教师队伍的整体高质量发展。
  (四)教学秘书个人自我调整是解决教学秘书职业倦怠的核心环节。首先,教学秘书要摆正心态,认清楚岗位的特点和性质,从上岗开始做好相关的心理准备,不进行盲目比较,对待工作情绪化。其次,不断总结工作经验,提高做事的效率和质量,以获得更多职业成就感。再次,合理有效地利用学校、学院各种教学资源,如主动申请参加专业学术交流、会议;学习网络课程;积极申请各级各类教改、科研课题;加入学术团队,撰写学术论文。最后,在当前高校还没有突破现有的教学秘书管理模式的困境下,学会时间碎片化管理,将自己的职业发展战线拉长,制定三年或者五年计划,循序渐进,最终实现职业理想。
  参考文献:
  [1] 何海菊.高校教学秘书职业生涯持续化发展探析[J].齐齐哈尔大学学报(哲学社会科学版),2018(10).
  [2] 熊红菊.论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境[J].淮北职业技术学院学报,2011(6).
  [3] 陈居静等.浅议新建本科院校教学秘书的工作困境和对策[J].宁德师范学院学报(哲学社会科学版),2018(1).
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