公文批评学视角下“报告”文体的写作规范探析

作者:未知

  摘 要:失范性报告是“问题”公文主要类型,而且报告本应发挥着上级与下级间重要信息依据的作用。但是近日,网络上被网友热议的“我不是‘汪峰’事件”这则以《县住建局关于莘督字73号通知落实情况报告》为代表的失范性公文,显然失去了其应有的实用价值。公文批评学本就是针对公文文本内容及其处理程序所进行的批评与议述的学科,为了更好地提高党政机关公文写作的规范性以及保持并增强党政公文的社会权威性,文中主要以“我不是‘汪峰’事例”热议问题下的“报告”以公文批评学的视角探析其拟文内容、行文流程等显得更为具有现实性和可操作性。
  关键词:公文批评学;报告文体;规范写作;实践意义
  随着数据信息时代的到来以及服务型政府职能的转变强化,公民通过各种网络途径对党政机关公文存在的问题与失范等现象进行评价与议论程度逐步提高,无论是在公文文体写作还是办文流程等方面,都存在着或多或少的问题。近来,《县住建局关于莘督字73号通知落实情况报告》所代表的“我不是‘汪峰’”事件,这则失范性“报告”引发全社会的热议。由于“问题”报告的出现,公文不仅无法达到正确反映问题的效果,而且还会严重影响到政府部门的作风与形象层面。针对失范性“问题”公文,公文批评界学者郝学华提出:“公文失范在很大程度上严重损害了党政公文作为国家管理工具的权威性、严肃性与实效性,危害极大”,对于“问题”公文尤其是失范性报告的出现,我们不可等闲视之。
  一、 失范性“报告”与来源分析
  公文制文由传统手写纸质公文到依赖网络的电子公文形式的改变以及企事业单位、机关团体的办公室人员公文写作水平的参差不齐是产生“问题”公文的主要原因。失范性报告所呈现的具体“问题”。“政府公文无小事,一个数字、一句话的错误,就可能给政府工作、公共利益带来影响和损失”,更何况公文写作应该像“新闻那样具有真实性,绝不允许文艺创作的虚构;要求实用、有针对性,能解决实际问题,而不能像文艺作品或新闻那样追求感染或宣传效果,也不允许如某些论文那样纯理论化和抽象化;要求客观,排除个人情绪或好恶;要求符合党和国家的方针政策、法律法规,不允许随心所欲。”但是,笔者在对“我不是‘汪峰’”报告的内容进行梳理时,发现其存在以下主要问题。
  通过表格内容,我们从这篇仅仅1000字左右的“报告”里就发现诸多问题,不仅在公文写作方面存在错别字、语言运用方面没有遵循公文写作的真实性、实用性、针对性的原则,同时文中所涉及的数据既没有相关表格材料的支撑也缺乏具体实地调研,对于其提供的数值的准确性更是有待商榷。而且在公文办理流程方面也存在行文失范现象,“越级上行文”,虽然“报告”和“请示”公文存在可越级办理的情况,但是这种情况只可采用于一些非常特殊的情况,例如:严重自然灾害的发生或者战争危急时刻、多次向上级领导请示未果等。然而在“我不是‘汪峰’事件”中,莘县住房和城乡建设局在越级行文时的情景皆与此类情况不符,由于上级领导在外地出差就忽略让上级进行审核、签署的过程,因此这确为行文失范现象。
  公文拟文载体形式的改变和办公室人员公文写作水平的参差不齐是产生“问题”公文的主要的外部与内部原因。随着数据信息时代的到来,以网络手段实现公文的拟制与分发,以办公自动化作为现代办公室处理日常工作事务的主要途径,公文载体实现了由最初的传统的手写纸质版公文到电子公文网络化载体的演进。虽然在“我不是‘汪峰’事件”中的公文是以纸质版载体呈现在县委书记王峰手中,但是在整个公文制发过程中都是以网络化的方式进行,只是在上报时将其打印成所需要的纸质版公文以求让领导进行签字、审核与指示。
  同时,办公室人员公文写作水平的参差不齐是产生“问题”公文主要的另一个重要原因。“公文写作水平的高低直接关系到各项工作能否顺利、高效地运转,同时决定着秘书人员的发展空间,对其职场竞争力具有重要意义”,但是办公室工作人员的公文写作水平明显参差不齐。从办公室人员水平的横向比较方面进行分析,就其自身专业来说,公文写作是秘书学、管理学等专业学科课程要求,然而對于其他专业的办公室工作人员来说,公文写作将是他们在进入职场后刚刚接触与应用的文体写作。按照学历水平来说,秘书学技术类办公室工作人员具有较强的办公室业务处理能力,但是在写作方面秘书学学术类人员可能会更具有学识内涵;从办公室人员入职纵向能力角度分析,刚入职的新手在公文拟制过程中借鉴已有的优秀范例公文,往往只是“知其然并不能知其所以然”。
  我们既然已经知道失范性“报告”产生的原因是以上内外两个方面,那么就要通过各种方法和途径有效的防止“问题”报告的出现。公文审阅与签署应该由电子版打印成纸质版文件,以提高阅读感增强公文修改质量。同时针对公文写作素质与能力方面,企事业单位、机关团体或个人组织对相应的办公室工作人员进行培训与指导,从而从源头有效防止失范性公文的出现。
  二、 公文批评学视角下的“报告”规范性要求
  虽然在公文批评学视角下我们得知“一篇好公文的出手,不仅仅是写出来的,更重要的是改出来的。但是在公文批评之前要立足于明晰评价与议论的具体标准,不能漫天肆意的进行评价,因此公文批评视角下的“报告”更应该立足于对于“报告”规范性写作要求充分掌握的基础之上。
  (一)高质量高水平的文本写作。“除了继续强化公文写作及处理规范的培训、提升公文处理人员的办文素质、深化公文写作理论的相关研究等应对措施外,建构体系化的公文批评学是解决公文失范问题的另一必要而可行之举”。笔者认为,我们通过运用公文批评学视角对“报告”文本写作与办理流程提出具体的理论性指导,对于提高“报告”文体的规范性与质量具有实践指导意义。“我不是‘汪峰’事件”中的《县住建局关于莘督字73号通知落实情况报告》这则公文,按照公文内容来划分实则是情况报告、按性质划分属于专题报告、按时间可定位定期报告,“工作报告是指导一个单位或地区事业全面发展的纲领性文件。实事求是地进行总结,客观中肯地评价政府工作,找准存在的问题,结合实际情况提出操作性强、具有指导意义的工作意见,对单位或地方的发展极为重要。”然而在“我不是‘汪峰’事件”中作为情况报告却在为县委书记提供指令参考方面上发挥的借鉴功能欠佳。尤其在报告拟制之前,办公室公文写作人员要对具体的已拆除地段和未拆除地段等内容做透彻地研究并结合实地情况进行充分调研;在报告初稿完成之后要提交给上级领导莘县住房和城乡建设局领导进行反复审阅,并且要力求事实叙述清楚、数字准确真实、文字精确无误。   通常情况下,情况报告结构是由首部、正文和落款构成。首部包括主题和主送机关,《县住建局关于莘督字73号通知落实情况报告》是比较规范的公文首部,是由发文机关、事由、文种组成;正文包括三部分:开头、主体部分、结尾部分。“正文开头部分概括说明全文主旨,开门见山,起笔落意……主体部分内容要丰富充实。结尾部分即结束语,一般都有程式性用语,应另起段来写,主要写工作上存在的问题,提出下一步工作具体意见,而且结束语也不尽相同。最后,报告应有署名落款和时间落款。“落款署名,如果标题有发文单位,就不再署名,否则就要在右下方署上单位名称和主要负责人姓名,并于其下写明年月日,然后加盖单位公章或主要负责人章。”在《县住建局关于莘督字73号通知落实情况报告》中,最后落款既然已经有县住建局这一明确的发文单位,只需要加盖该单位用章即可,无需再加盖主要负责人章。
  (二)规范性的办理流程。公文处理流程规范性是公文批评学理论构建的另一重要着手点,在“2012年4月颁布的《党政机关公文处理工作条例》中规定:‘公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”同时也指出公文处理原则应是实事求是、准确规范、精简高效、安全保密等。首先,公文拟制是“文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程,包括公文的起草、审核、签发等程序。然后,在公文文稿签发之前应当由制文人员的上级负责人对“报告”初稿进行审核和修改。其中,审核环节最为重要,《县住建局关于莘督字73号通知落实情况报告》之所以会出现上文中指出的问题与失范现象,关键是因为审核环节没有落实到位。在审核过程中,要保证“情况报告”的格式规范,人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等准确无误,文字、计量单位和标点符号等用法合规,而且对于那些审核不过关的“情况报告”要及时反馈给拟文单位修改后进行再次审核。最后,办公室工作人员在收到“情况报告”之后应该及时对公文进行办理,必须遵循一定的流程,收文流程大致顺序:“签收和拆封、登记、初审、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复、注办”;发文办理程序:“复核、校对、用印和签署、登记、印制、核发、传递”,继而将处理完毕的“情况报告”进行归档整理。
  公文批评视角与深悉文体的具体写作与办理程序规范要求,两者相辅相成,共同促进发展。公文批评学只有立足于透彻知悉“报告”文体的写作与办理程序的具体规范要求,才会更有根据性与权威性地对公文的文本与办文流程进行评论与议述,这只是公文批评学发展的基础。同时,“报告”文体的写作与办文流程只有在公文批评视角下,才能使拟文与收发文流程更为规范性与严谨性,这是公文发展完善的重要推动力。
  三、 公文批評视角对于“报告”规范性的现实价值
  (一)强化办公室工作人员的“报告”等公文写作素养,提高规范性写作的意识。一篇优秀的公文是在公文批评学视角下经过不断地修改和完善而最终形成的,这就需要公文写作人员不仅需要“具有扎实雄厚的文字功底,通晓公文理论和法规体系,熟练掌握多学科知识,而且须具有发现问题、分析问题、辨明正误的能力,也要有一定的气魄和胆识”,在不断提升自我公文写作素质,同时我们也应该清楚在学界曾出现过“翟天临”等学术不端状况,公文失范现象究其根本也是文风、作风问题,所以这要求公文写作人员在具体实际工作中也应该不断提高规范性写作的意识。
  (二)增强公文写作与公文批评的学科交融与创新发展。公文批评学是立足公文写作基础上对各种文体内容与办文流程进行批评与论述,公文写作学是对相关公文写作提供理论上的指导,但是在公文具体实践写作中会产生各种失范性现象,此时公文批评学能够更好地为公文写作实践明确修改的正确方向,公文写作与公文批评,这两种学科在实践中进行交叉融合,而又在理论上得以创新发展。
  (三)发挥并提高“报告”等公文的社会效力。随着电子信息技术的发展,电子公文形式会使得公文写作与阅读质量降低,但是公文批评学的产生与电子公文的运用相应而生,如今社会党政机关制发的文件会在在各种网络媒体上相继传播,并得到网友们的热议。因此公文批评学可以运用较高的评议与论述水平,推动公文文体写作的完善与发展,从而能够使公文更好地发挥其社会效力。
  四、 结语
  《县住建局关于莘督字73号通知落实情况报告》为例所反映的失范“报告”,从公文批评学视角进行探析,我们不仅了解到“报告”文本写作方面存在的文字、语句、数字等方面的问题,同样也知晓公文办理流程中存在的失范现象。当然,以公文批评学视角对具体公文种类“报告”的探究,笔者认为,通过这种方式可以更好地理解公文批评这一概念,从而能够在社会生活实践中更好地推动公文的完善与发展。
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  (作者单位:聊城大学文学院,山东 聊城 252000)
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