新媒体时代档案工作转变与服务创新思考

作者:未知

  摘 要:随着新媒体的不断发展,传统媒体的地位受到极大挑战,依附于传统媒介的相关工作也受到了极大的冲击。新媒体时代,要求的是思想的转变,工作方式的改革。但除却这些,新媒体传播是一种工具和形式,内容才是最重要的。形式可以千变万化,随着科技发展不断推陈出新,而核心内容所具备的人文情怀与价值观永远都不会改变,这就需要进行创新思考,将档案管理工作与新媒体结合。本文将通过分析档案管理工作现状简述档案工作需要的转变与创新思考。
  关键词:新媒体;档案管理;转变;创新思考
  一、 新媒体时代下的档案管理工作现状分析
  (一)新媒体时代对档案管理工作产生的影响
  1、档案管理模式的改变
  档案工作是一项极为传统的工作,以往所有的档案都是以纸质形式保存,不管是调取还是查阅档案,都是通过人工的方式进行。但是随着新媒体时代的发展,大数据时代让档案信息从书面文字变成了电子数据。新媒体时代的到来给档案管理带来了新的发展方向,档案管理正在朝着自动化、信息化的方向发展,既减轻了工作人员的工作压力,又有效提升了档案管理工作的整体效率。
  2、资源利用率提高
  其次,新媒体时代的到来让档案资源的利用方式更加快捷高效。过去档案信息的利用率比较低,主要的原因就在于查询和调阅起来比较困难,往往需要大量的人工操作。新媒体时代,档案管理工作模式出现了变化,信息化档案管理开始成为趋势,档案信息的查阅和管理效率都得到了前所未有的提高。在这种情况下,档案利用率实现大幅提升。
  (二)新媒体时代档案管理工作存在的问题
  1、 管理模式智慧化不足
  新媒体时代,信息化建设往往占据了很大一部分资源,从研发到运营,各单位都投入了很大的精力。但对比于其他系统,档案管理系统存在明显的滞后性,没能引起相关的重视。即使在一些信息化建设比较好的单位,档案系统建设和信息化建设同步工作也不尽如人意。企业档案管理系统与业务系统也没有进行有效集成,现在开展的信息化工作仅仅只是单纯接收电子文件,没有对业务系统的管理流程、各业务系统之间的电子文件、形成背景等重要元数据信息进行有效的收集与集成,档案管理手段离智能化管理、智慧化服务还有很大的差距。
  2、信息安全薄弱
  在新媒體时代,海量数据已成了其代名词。以往的纸质文档都是存放于固定的档案室,对档案的调阅等需专人执行,但是在这个时代,很多的档案信息都以电子数据的形式存放于服务器中,由于信息化建设的滞后,服务器抵抗风险能力低,容易从外部侵入造成数据被篡改、泄露等问题。
  二、 新媒体时代下的档案工作转变及服务创新
  (一)工作转变
  1、由人工转向智能
  随着社交媒体的发展,数据存储已从单机存储发展为分布式存储,利用云计算以及与存储等功能,利用分布在各地的主机信息,可以在最短时间内响应搜索。随着该技术的发展,档案管理工作中的数据输入、输出及存储也变得更加方便。由以往的人工检索发展成智能检索,从单一的目录检索发展为多字段检索、关键词检索、渐进检索以及云检索等。
  2、 由封闭转向开放
  互联网最大的特点就是开放,在任何时间,任何地点,任何人都能用任意的设备接入。这也就导致依赖互联网而发展的新媒体时代也存在相同的特点,其开放性是其他时代所无法比拟的。传统的档案工作属于封闭式管理,普通人很少会有利用到其相关信息。但随着新媒体时代的发展,档案工作也逐渐显示其开放性,这是一种世界性的趋势,也是对传统的一种颠覆。
  3、 由管理下沉至服务
  传统的档案工作是以管理为核心,其主要的目的是为一些决策提供支持。由于我国特有的行政体制,档案管理也有着其独特的管理流程。在新媒体时代以前,档案工作基本是服务于政府,依托于政府机构,与企业乃至私人是很少有交集。但随着信息共享的号角吹响,档案管理工作重心也逐渐偏移。在新媒体时代,社会公众对于档案信息的关注度逐年增长,其需求量也越来越多,这也要求档案管理机构由单纯的管理机构下沉至服务机构。作为档案机构,应当顺应时代的发展,及时转型,开展新的服务领域,这不仅能提高档案工作效率,也能提高档案信息的利用率,使得社会的发展更加的悻悻向荣。
  (二)服务创新
  1、 提供用户数据分析服务
  随着对档案信息关注度的逐渐攀升,档案信息开发利用也出现了很多方式。作为档案管理机构,是整个档案数据的重心,是档案的大脑中枢。任何需要利用档案数据的地方都需要经过档案中枢,这也就使得档案管理机构有着得天独厚的优势。通过提供用户数据分析,可以提高企业档案用户数据信息分析服务,可以促进企业档案服务发展。其次也可以使得档案管理应该采用多样化、智能化的数据查询功能。之后利用当前我国信息发展技术对档案管理进行创新,不断注入新的血液,使现代档案管理模式更加完善。然后在此基础上建立一个完善的档案文件开放中心,有效的提高档案信息的利用率,促进现代档案稳步发展。最后还可以为了全面提高企业档案服务模式,对电子档案文件进行归档管理、内容、程序等方面逐渐进行优化,提升企业电子档案文件归档的有效性、完整性以及真实性。
  在日常档案管理沟通中,应做各个部门之间的有效沟通,可以使档案文件在档案形成、档案归档、档案查找以及合理利用更加有连贯性,这种管理模式不仅仅可以利用在政府部门之间,企业之间也能适用。在档案管理工作中,资源共享也是极其重要的一部分,对档案服务模式进行优化后可以使得企业之间、政企之间进行资源共享,通过远程在线的方式为不同的用户提供精准服务。
  2、 从线下服务转为线上服务
  过去的档案工作实际上就是简单的档案管理,如对资料进行整合归档等,从而为相关机构提供必要的资料参考,所有的工作步骤都是在行政体制内进行的,使得档案工作的流程比较烦琐和复杂。在新媒体时代,政府决策不仅仅要依靠对档案信息的参考,更要考虑到网络平台的有关信息流向,所以新媒体时代,档案工作必须朝着更加关注网络信息的方向转型。
  且随着新媒体时代的发展,电商已经成为了人们生活中的重心。人们的购物方式也从线下逐渐转为了线上,并且消费力惊人。档案管理工作也借着网络的东风,从线下转为了线上。传统的档案管理工作要求人们在调阅档案时需要去特定的档案馆进行人工查阅,这些操作费时又费力。但是随着新媒体时代网络档案馆的建立,公众可通过各种自媒体平台或者社交平台接口进行档案查询等工作,不受时间地域的限制,使得档案信息开发更具有效率,档案信息也能得到更大的资源利用化,使得档案不再是死物,而变成了生活中有用的必要品。
  三、 总结
  新媒体本身所具备的内容储备能力是有限的,要长期获得大众的关注,也需要借助大量精华内容来充实自己,这也就要求档案管理机构需要不断获取优质的档案资源,以及不断推出具有鲜明特色的档案服务,让沉寂的文字重新活跃在人们眼中。不断超越才是历史的趋势和时代的走向,如何顺应时代发展潮流、满足大众心理需求、发掘大众潜在需要、引导时代走向,是每一个敏锐的档案管理人都应该思考的问题。这个世界的规律是,新的永远会取代旧的。所有的传统媒体,都是历史上的新媒体,现在的新媒体,在未来都会成为传统媒体,现在的新的档案管理模式都会成为历史。作为历史的传承,档案工作是从古至今一直存在且不可被取代的,其发展模式也见证了时代的发展。在新媒体时代,档案工作者还需要思考更多,还需要发掘更多,才能一直用新代替旧,永不滞后。
  (作者单位:中国航发湖南动力机械研究所,湖南 株洲 412000)
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