博物馆藏品管理系统盘点与人工盘点
来源:用户上传
作者:徐丹 薛丽丽
摘 要：文物藏品盘点是文物保管的基础性工作之一。伴随着科技的进步，部分博物馆及文物收藏单位开展了数字化、智慧化场馆的建设，搭建了藏品管理系统平台。利用该系统平台可以对文物藏品进行管理与盘点。对文物保管工作而言，利用系统开展盘点有别于传统的人工盘点，具有先进性，也存在弊端。作者结合文物保管工作实际，就文物藏品盘点工作展开研究，并提出自己对系统平台盘点文物与开展藏品管理系统建设的想法。
关键词：盘点；藏品；系统
DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2023.01.015
博物馆的藏品是博物馆存在和发展的基石，是一个博物馆的灵魂。它是博物馆为了社会教育和科学研究，根据自己的性质，搜集保藏的自然界和人类社会物质文明、精神文明发展的见证物，①是具有历史价值、艺术价值和科学价值的珍贵遗产。博物馆有义务对其管理、维护、修复、利用，使其价值最大化，藏品管理是博物馆的一项核心工作，是博物馆开展其他工作的重要前提。为确保藏品的安全管理，核清数量，掌握增减变动情况，切实掌握文物藏品的现状，摸清家底，做到账物相符，不挂空账，藏品信息准确有效，为博物馆其他业务工作的开展夯实基础，博物馆会定期开展文物藏品盘点工作。这也是文物保管的基础性工作之一。
传统的盘点，一般指人工盘点。保管员定期将文物藏品与账册、藏品登记卡等信息进行比照核对，查看数量等各项信息与记录的信息是否相符。一般各库房保管员会不定期开展自查，上级主管单位会开展抽查，总账管理人员会不定期抽查，博物馆每几年会开展一次在账文物的整体盘点清查。传统的盘点工作主要依靠保管人员手动核对，对于藏品数量大、存储方位繁杂的博物馆是一件耗时耗力的工程。人工盘点依赖于文物登记账册、藏品登记卡、藏品电子档案及图像信息。由于藏品文字信息和图片信息的分离，管理人员需要在成千上万的藏品信息资料中检索要查找的信息后再进行核对比照，因此盘点程序烦琐，效率偏低，出错率偏高。人工盘点还要求保管员必须亲眼看到实物并比对，需要直接与文物藏品接触，在盘点过程中拿取、收展也会造成一定的风险。
伴随着社会的发展，互联网大数据等新兴技术兴起，博物馆的藏品信息管理也开始向数字化、智慧化的方向迈进。部分博物馆开展了智慧博物馆的建设。智慧博物馆下的藏品管理系统利用互联网技术打造成管理平台，支持多方面的操作。在文物库房的应用场景广泛，可以实现对文物库房的综合性管理，包括对库房的房间、柜架、储格等空间管理。对文物管理人员、提用人员、保管人员的分类分级权限管理，还包括对物品管理，如文物出入库管理、文物修护保养、文物盘点管理等。文物盘点也是该系统的重要功能模块，该模块相对于传统的人工盘点，具有较强的优势。将藏品的文字、图像等资料在平台进行上载，可以实现盘点过程中的高效查询，该功能结合手持机RFID射频识别技术可以开展快速盘点，查看待盘点数据，同时将盘点任务和结果上传至藏品管理系统，使保管员在繁重的盘点工作中解脱出来，提高盘点的工作速率。
相较于传统人工盘点，藏品管理系统的盘点功能不仅能高效完成藏品的盘点工作，而且还有很多传统盘点无法实现的功能。
第一，藏品管理系统盘点可留痕。系统盘点可以由管理人员应需分派盘点任务、对盘点人员的盘点进度进行掌握，同时可以显示盘点中存在的异常，以及对盘点后的集中审核、梳理、汇总等。通过藏品管理系统开展的盘点可以完整地保留工作流程并进行全程记录、归档，如盘点时间、盘点人、盘点事由等信息，使盘点工作留痕，且有据可循。
第二，藏品管理系统盘点可分类筛选。盘点人员可在系统中对藏品进行筛选，完成对不同类别、不同库房、不同材质、不同完残状况、不同年代等多种筛选，应需开展分类盘点。这种筛选不仅有利于盘点工作的开展，而且对文物展览文物的筛选、待修复文物的管理等多重业务工作大有裨益。
第三，藏品管理系统盘点可实现“非接触性”。利用手持机移动终端设备，对绑定RFID电子标签的藏品开展盘点，过程可以不接触文物藏品本体，扫描相应库位标签，即可完成该库位的藏品盘点。减少了因清点藏品时与藏品的直接接触造成的潜在风险。
第四，藏品管理系统盘点可查找不在库藏品。藏品盘点的对象不仅是保存在文物旆恐械牟仄罚也包括陈列展示、外借、修复中的藏品。在博物馆文物库房日常管理充分开发和使用系统平台的基础上，藏品管理系统可以查阅不在库文物信息，对待盘点到但未在库位的文物，可以直接进行说明，避免了翻查各类出入库纸质档案资料的工作。同时利用该功能及时掌握在展文物的情况，适时对文物藏品进行入库保养、休眠。
第五，藏品管理系统盘点可生成各类表单。盘点后各类文物藏品信息可以根据需要生成表单或图表，表单可以直接导出，为盘点情况汇总、报告提供更多样的呈现方式，提高工作效率。
第六，藏品管理系统配备了手持机可移动终端。手持机可移动，更便捷。盘点人员利用手持机，可查看文物藏品的各类数据信息，包括图像。在盘点过程中替代了传统的各类纸质账本、卡片等，机身比笔记本电脑更轻巧，更具便捷性。
第七，藏品管理系统盘点快捷、高效。对于藏品体量较多的收藏单位，人工盘点一次可能需要耗时半年、一年甚至几年时间，因为盘点耗时久，盘点人员工作量极大，导致部分博物馆几年都无法彻底完成一次整体盘点，因此部分博物馆采取规定时间抽查盘点的模式，多年无法开展文物库房的整体盘点。而利用系统盘点，文物管理人员可以快速地完成文物库房的整体盘点工作。
第八，藏品管理系统使文物与藏品位置信息绑定，在上级主管部门和其他业务部门，借展、盘查、抽查时可以高效地锁定文物藏品的具体位置，便于查找提取。
但藏品管理系统的盘点功能也存在一定的弊端。
首先，藏品管理系统盘点需要庞大的信息数据库作为支撑。数据库的信息应根据文物藏品的变化及时更新且越详尽越好，数据库的创建包括文物藏品信息的采集、整理、文物原始档案的数字化处理等，整理、上传全部文物藏品信息需要开展大量前期工作，绝非一日之功。数据库信息不完整、不准确、缺乏时效性都会造成误差。
其次，藏品管理系统盘点，目前主要依靠RFID射频识别技术，这使系统盘点极度依赖藏品电子标签上载的库位信息。为确保准确性，要将全部馆藏品关联上电子标签，同时定位藏品库位信息，对库位信息需逐一校对，甚至反复校对，同样需要大量人力、时间。在文物藏品使用、修复过程中，库位信息的变化需及时在平台进行变更，一旦有漏更和错更都会直接影响盘点结果。
再次，藏品管理系统的藏品信息由电子标签与文物藏品绑定生成。目前主要有两种绑定方式，一种是物理黏合，另一种是悬挂绑定。就像为藏品生成一个“身份证”，然而“身份证”和“身份证持有人”在实际中不能保证实现完全匹配和不可分离的效果。在藏品管理中会发现部分藏品体量过小、过光滑无法进行绑定、关联。为保证不对文物藏品本体产生影响，往往会选择黏合、存放于装具内或装裱上，藏品一旦与装具分离或重新装裱，盘点就会出现错误。电子标签的黏合寿命也有期限，存在自然剥落的可能。悬挂类的电子标签可以重复使用，但黏合类的标签只能一次性使用。因更换装具、装裱，为保障展陈效果主动剥离标签，标签老化自然剥落等情况发生时，都会导致盘点存在偏差。需要及时上载信息再次绑定，经历核对与信息登录过程。
再者，RFID芯片也有目前无法攻克的技术障碍，如芯片识别受干扰，部分金属质地藏品的前后排列存放，部分存放于囊匣、装具内的藏品，会因彼此之间的遮挡导致部分芯片的读取失败。芯片本体存储信息有一定的生命周期，数年后芯片是否仍有效，无法由系统平台判断等。电子芯片在不断迭代，不能确保不同批次芯片的稳定效果，且需要长时间的维护。系统平台由各博物馆分别采购，不同公司定制化研发，目前还没有形成固定模式，电子芯片就有二维码芯片、普通芯片、抗金属芯片等多种品类的区分。
还有，藏品管理系统盘点要求藏品管理系统平台的平稳运行以及文物收藏单位特别是文物库区无线网络的稳定。无线网络的配备不仅要分布在文物库房的范围，还需在所有收藏单位的文物存放、展览展示、修复等多重使用平台的位置场景进行接入才能发挥系统平台的效用。
此外，平台的更换迭代，与数据迁徙都存在技术壁垒。目前承接藏品管理系统平台建设的多家公司并没有形成统一。各家虽然录入的文物藏品信息格式都以第一次可移动文物普查为基础。但设计和配置的系统平台操作流程与软硬件设计都不同。系统平台为了维护数据的安全性，部分只接入了无线局域网，导致博物馆大数据一体化难度升级。
最后，系统手持机RFID盘点的“非接触性”是优点也是弊端。手持机盘点只能确认物品存在于该库位内，却无法完成进一步的现状核实。部分有机质和部分形态变化中的无机质藏品在文物盘点过程中无法发现其变化。件套类文物藏品会因修复、装裱导致拆分、合并，手持机盘点无法核查，仍不可避免手动翻查等。
上述问题的存在都会影响藏品管理系统盘点施行的可行性与精确性。综上，目前藏品管理系统的盘点功能与RFID射频识别技术在实际文物库房的盘点管理中的表现并非完美，还存在一定的缺点，部分技术难题还有待解决，需要理性判断。
建议在使用藏品管理系统前，先开展一次馆藏文物的人工盘查。在盘点的过程中完善藏品相关数据，数据是开展文物智慧化管理的基石，要充分全面地采集文物图像、影像资料、原始资料等，并将其数据化、图像化、规范化处理，做到文物相关信息应采尽采，对现登记有误的信息进行修正。在盘点的过程中不断更新文物的状态，对发生变化的文物形态、状态进行说明，对因修复、装裱造成的拆分组合进行记录，对修复后的文物进行新的资料信息采集等，逐步完善电子和纸质档案。在盘点的过程中对需要修复的藏品进行记录，并为藏品更换适配的装具。在盘点的过程中仔细核对器物号，并对模糊的器物号、脱落的器物号进行再标识。在盘点的过程中进一步调整存放位置，让物品存放位置更趋于合理化，确保文物不会经常挪移，并记录库位信息。这些更新和完善的藏品数据信息最终将形成数据库，被导入藏品管理系统，为后期系统盘点的开展打下基础。
人工盘点工作时间长、任务重，可以将文物盘库工作与改善文物保管条件相结合；文物盘库工作与完善管理制度相结合；文物盘库工作与提升馆藏文物等级相结合；文物盘库工作与学习相结合；文物盘库与文物移库、文物移交相结合②；文物盘库与完善藏品信息数据库建设相结合；文物盘库与新老馆搬迁相结合；文物盘库与待修复藏品摸排相结合等。使文物盘点不单单是一次文物摸底。多项工作的结合不仅可以减少重复劳动，还可以在盘点过程中提升文物库房的管理水平，培养保管员的业务能力，规范文物库房的管理制度，开展规模性的文物挪移，一举多得。
在数字化时代、大互联网时代的发展推动下，数字化、智慧化博物馆成为博物馆发展的大趋势。对于即将开展智慧化博物馆建设，推动藏品管理系统平台建设的博物馆，藏品的智慧化管理开展的基础前提，一定是要围绕博物馆的自身建设。务必要先打好文物藏品数据信息库的基础，充分全面地采集文物数据，确保系统平台数据资料的准确性。在此基础上再行推动，此前暂不可盲目依赖系统盘点，彻底抛弃纸质档案和人工盘点，以免形成疏漏与错误。对于已经做好文物信息数据化等业务基础的情况下，还需要对藏品管理系统本身提出要求，如系统平台具有完善的功能与成熟的软硬件设备、过硬的紧跟时代发展的技术支持等。在藏品管理系统技术服务的公司的选择上也需要注意甄选，可以参考已经开展藏品管理系统建设的博物馆，在采购价格合理的基础上选择业务更成熟，通用率更高，后期升级、维护成本比较低，且具有持久性研发创新能力的公司。部分公司可以开展藏品管理系统模块订制化的服务，可以更好地适用于不同的藏品收藏单位实际工作场景的应用。
博物馆文物藏品管理平台化、智慧化不仅是各文物收藏单位的趋势，同时也是文物管理行政部门的趋势。目前部分省份已经推行使用省级文物局综合管理平台，如江苏省、吉林省等，但平台导入信息依旧以第一次可移动文物普查数据为主。第一次可移动文物普查完成至今已有五年，普查的数据信息显然已略显滞后，不能完全展示文物的当前状态。但省文物综合管理平台与各家文物收藏单位的藏品管理系统无法实现互联互通，藏品管理系统中的最新数据无法导入，仍需各藏品管理人T在一普数据的基础上进行手动修改。各类数据管理平台层出，又缺乏互通，这必然会导致多平台数据的不统一，重复管理也会加重文物管理人员的工作量。文物行政部门的管理系统因为不涉及文物的日常管理，因而不具备文物的外展、修复、盘点功能等。但在实际文物管理工作中，等级文物的修复、借展、复制、拓印等工作均需上报上级主管部门。未来形成互联互通的综合管理大平台，文物管理更加规范化、标准化也是一种方向。
在文物管理工作细化、规范化、标准化的同时，藏品管理系统也在不断更新、日趋合理。平台通用的数据格式在以第一次可移动文物普查为登记标准的基础上还结合了馆藏文物等级文物档案须填报的相关数据等，更加全面、实用。如原等级文物档案信息需要逐一填写，现利用系统平台可以实现等级文物档案表的直接导出等。系统平台的管理流程也趋近于博物馆的实际工作流程，在提升管理效率的同时使文物管理流程走向标准化。如文物借展的流程是由陈列部门提出展览申请，保管人员办理出库，上级主管领导审核通过等层级，流程清晰可查。
可以预见未来藏品管理系统的建设与发展都将走向更合理、更全面、更适用、更标准、更智能、更便捷、更安全的方向，以满足博物馆文物管理工作数字化、智慧化、智能化发展的需要。利用藏品管理平台不仅可以开展文物库房的盘点，还可以开展新增藏品的入库，借展文物的出入库办理，文物展览、文物修复档案记录等，系统可以消除文物收藏单位部门之间不可协同的障碍，使原本烦冗、枯燥的藏品管理工作变得便捷、高效，使文物保护与利用的多种工作可以交叉结合，并形成完整的档案，实现了博物馆藏品管理工作的升级。也可以使藏品管理人员能够对每次展览的藏品进行分析，从而有针对性、计划性地开展文物藏品的展览，让文物更好更安全地走出去，让博物馆的藏品不再明珠蒙尘，真正显示它们的历史价值、社会价值和教育意义。
对盘点工作而言，利用藏品管理系统和RFID射频识别技术可以极大地提升工作效率，减少人力资源的投入，缩短盘查周期，使文物盘点工作不再成为博物馆文物保管工作的难点，盘点也不再只是依靠文物保管员的好记性、烂笔头和沉重的档案资料，使文物盘点任务可以快速开展并完成，解放文物管理人员的双手。因此文物管理人员不可因循守旧，要勇于尝试新事物，顺应博物馆藏品管理数字化、智能化的发展洪流。
注释
①王宏钧.中国博物馆学基础[M].上海：上海古籍出版社，2001.
②钱红.摸清家底 夯实基础 对新时期馆藏文物保护的思考：以南通博物苑文物盘库工作为例[C]//江苏省博物馆学会.小康目标后的江苏博物馆事业：江苏省博物馆学会2011学术年会论文集.北京：文物出版社，2012.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/7/view-15445962.htm
