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档案管理现代化浅析

来源:用户上传      作者: 崔爱荣

  摘要:实现档案管理现代化是时代发展的要求。充分认识档案管理现代化的特点及内容,是档案管理现代化的基础,制定加快档案管理现代化的措施,是实现档案管理现代化的重点。
  关键词:档案管理;现代化;措施
  随着科学技术的不断发展,社会信息化及电子政务的出现,实现档案管理现代化是历史发展的必然。档案现代化管理相对传统管理而言,是以系统理论为基础,以数学方法为工具,借助计算机数字通信等技术组成的最佳结构体系。它能充分发挥管理人员的积极性和创造性,以取得被管理对象在确定目标下其整体动态的最佳效果。
  计算机数字通信的应用遍布社会生活的各个领域,它已经成为一种普遍存在的工作方式,档案存取、办公自动化、电子文件数量的增加,都对计算机提出了较高的要求。档案数据处理的特点是数据量大、结构复杂、保管时间长,计算机要求被加工的档案数据必须正确、完整和规范并可及时增加和修改,硬盘作为电子档案的载体,发挥着不可替代的作用,它容量大、体积小,可以把大量档案、文件的数据存储在里面,并且可以随时随地修改,成为存放档案较为理想的载体,大大节省了空间,使得查找和管理更为方便,从而提高了工作效率。
  一、档案管理现代化的特点及内容
  1.档案管理现代化的特点
  一是数字化。借助各种现代高新技术,实现档案资源数字化存储、加工、流转、利用与控制。包括档案资源数字化整理、建设档案数字化信息资源库、建设档案数字化信息网络。二是网络化。借助计算机与网络技术,实现不同档案保管单位之间以及用户之间的信息检索与共享。
  2.档案管理现代化的内容
  一是管理思想的现代化。管理思想现代化,就是要更新观念,提高对档案管理现代化的认识。要实现档案工作的最终目的,必须要有先进的管理思想和科学的管理方法,做到“洋为中用”。在认识上,要大力宣传档案现代化管理的重要性及优越性。二是管理人才的现代化。它是档案管理现代化的保证,应当有一批掌握现代化技术,具有管理才能和专业知识的人才。因为社会的需要,档案工作者仅仅掌握专业知识是不够的,还必须掌握各种相关的学科知识,特别是现代科学知识。另外,要重视新型人才的培养,培养一批高级档案管理专业人才,实现人才的更新。三是管理方法的现代化。它是档案管理现代化的体现,主要是运用现代化的管理。建立健全规章制度,是档案管理方法现代化的一个重要部分。四是管理手段的现代化。它是档案管理现代化的标志,它包括运用计算机等现代设备和手段对档案进行管理。充分和利用现代化管理设备和保护措施,加大对档案管理工作的投入,尽快实现档案管理手段现代化。各级档案部门要在档案管理软件和硬件建设上下本钱,充分使用现代化的管理手段,提升档案管理工作科学化、信息化水平。
  二、加快档案管理现代化的有效措施
  1.更新档案管理观念是前提
  没有档案管理观念现代化,即使有一流的档案保护和管理设施,也还是不能解决现有档案管理观念滞后性和档案管理发展的先进性之间的矛盾,更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。
  2.加强基础工作是根本
  加强基础工作是档案管理现代化的前提,要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。在档案管理基础工作的各大环节中,计算机数据的准备工作是一个大的工程,由于馆藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案现代化的进程。
  3.集中统一管理机制要健全
  目前,档案信息现代化的管理体制同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要是集中统一管理不力,应下决心解决这一问题,从管理制度上保证业务技术规范、标准,软硬件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息现代化管理之中,以利于档案的系统化查找利用,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。
  4.抓好数据库建设是关键
  目前,档案管理现代化从总体上看,仍处于由文件处理向信息管理的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络连接形成开放的分布式数据库群,将大大提高档案管理现代化水平。
  5.重视人才培养和引进是方向
  推进档案信息现代化的关键是人才,档案信息现代化的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响现代化水平的提高。要适应信息技术和档案事业的发展,必须采取积极措施加快现代化技术人才的引进和培养,抓好知识更新、引进、消化,使档案人员掌握信息技术的新知识,以适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径,多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
  6.集思广益、科学决策是保证
  目前,档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段,如何把繁重的任务与推进现代化进行结合起来,正确的领导和协调起着重要的作用。因此,要提高行政决策的科学性和决策过程的民主性,从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析、集思广益,这样才能避免失误。要加强档案信息现代化建设的协调工作,提出长期发展目标和指导方针,审定规范标准、实施方案,为提高新政决策水平建立制度保证。
  档案的现代化管理是一个系统性工程,需要各级档案部门顺应形势,加强合作。从档案管理现代化的基础工作开始做起,树立现代化管理意识,在广泛采用先进技术基础上,构筑网络档案管理平台,促进档案管理部门和档案事业的科学发展。我们要抓住机遇,在现有基础上积极采用先进的科技手段,努力实现档案管理现代化,为档案事业发展做出贡献。
  参考文献:
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