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档案信息化建设与档案管理的几点思考

  摘 要:新的历史发展时期,对档案管理也提出了新的要求。在科学技术快速发展背景下,积极有效地将科学技术融入档案管理中势在必行。在现如今的档案管理工作中,档案信息化建设全面推进,其有效地提高了档案管理效率。本文即主要对档案信息化建设与档案管理做以下思考。
  关键词:档案管理;信息化建设;思考
  计算机技术和信息技术的快速发展,为诸多行业的创新发展提供了新思路。在档案管理改革创新进程中,信息化建设表现出巨大的价值。其不仅解决了档案数量日益增长但存储空间不足的矛盾,同时还极大地提升了档案管理的效率。下文即主要从档案管理信息化建设的基本内容、现状及有关改进策略等方面进行了深入的研究。
  一、档案管理信息化建设的基本内容
  在探究档案管理信息化建设基本内容时,我们需要结合其定义进行细致化的探索。立足实际而言,档案管理信息化建设的含义主要有广义和狭义两个层面。狭义层面的档案信息管理是指,利用计算机信息技术建立信息化管理系统,从而实现档案资料的信息管理,如达到信息收集、分析、存储信息化的效果。从此定义上看,档案管理信息化建设具有以下基本内容,首先建立以计算机为核心的信息化管理系统;其次,将档案完善地录入计算机信息系统中,并进行有效的利用。从广义层面讲,档案信息化建设主要指,利用互联网技术实现各个领域信息的相互融合,即建构起以信息共享为基础的档案管理体系。从此视域看,档案管理信息化建设还包含以下几点内容:首先,建立起以互联网络信息交互平台为基础的信息共享平台,实现档案信息的有效流通;其次,切实有效地建立起一个良好的信息交流互信机制,全面推动档案信息共享。一言以蔽之,基于不同的视角,档案管理信息化建设的内容不尽相同,因此我们应该全面审视其本质,方才能够推动信息化建设大步迈进。
  二、档案管理信息化建设现状的思考
  正如上文所言,随着信息化时代的到来,推动档案管理信息化建设已然成为优化档案管理的最佳方式。但是,目前诸多企业或单位在档案管理信息建设上却存在一些问题,譬如档案管理人员专业素质不强,难以胜任档案信息化管理工作;同时,对档案信息深层资料的挖掘较乏力,没有真正体现档案资料的实际价值,也是档案管理信息化建设的重大问题之一。之所以会存在以上问题,是受以下几方面因素的影响:其一,档案管理信息化建设观念的缺失,即相关领导及管理人员对档案管理信息化建设不甚重视。其二,档案管理信息化建设方法错误。
  三、新时期档案管理信息化建设的建议和措施
  (一)加强基础设施建设
  加强基础设施建设无疑是推动档案管理信息化建设的必要保障。因此在新时期,计算机信息技术在不断更新,档案管理信息化建设也面临着新的挑战。为了推动档案管理信息化建设的发展,我们就需要加强基础设施建设,并切实做好以下几方面的工作:其一,结合计算机信息技术发展的趋势,加强硬件基础建设,譬如拓展信息管理系统的存储能力,为融合大数据信息管理技术奠定基础;其二,完善档案信息管理系统,提高档案管理效率,并增加新的管理功能,全面推动档案管理信息化建设。
  (二)做好计算机网络安全防护工作
  随着大数据和共享时代的到来,档案信息的融合共享已然成为档案管理信息化建�O的主要趋势。在此情境下,档案管理信息化体系即将打破独立封闭的状态,并营造起一个开放共享的“新生态”。在开放化的档案管理生态中,我们应该注重计算机网络安全防护,在保证档案信息共享不受阻碍的前提下,也应该切实避免档案信息被不法分子盗取。由此可见,在档案管理信息化建设中,我们就应该重视计算机网络安全防护,并做好以下几方面工作:其一,创设并使用虚拟专用网(VPN),即在公共网络上建立专用网络,使数据通过安全的“加密管道”保证信息在安全的渠道中传输,从而增强档案信息的安全性;其二,加强网络安全风险评估工作,首先参照网络安全事故案例,评估计算机信息管理系统存在的安全隐患,其次,根据安全隐患评估报告,对网络安全进行风险评级,并确定应对策略的强度,譬如针对高风险安全隐患,我们就应该制定专项研究小组,快速、准确地清除隐患;其三,改善档案信息化管理准则,为了营造一个安全的档案管理信息化体系,不能仅仅依赖防护技术,同时还应该加强管理及日常维护,譬如加强系统账户管理,即设置一个相对复杂的账户密码,增加破译难度。
  (三)加强培训,提高档案管理人员素质
  档案管理人员专业素质的高低是决定档案管理信息化的重要因素。然而正如上文所述的那样,诸多档案管理人员并不具备良好的信息化管理素质,为了切实解决这样的问题,那么我们就有必要通过业务培训帮助档案管理人员提高业务水平。首先,我们应该通过培训活动帮助档案管理人员明晰档案管理工作的服务性质,并树立起良好的服务意识。其次,通过培训提升管理人员的信息管理技能,即有效培养管理人员的计算机应用能力。最后,拓展管理人员的职能范围,打破传统档案管理仅以收集、保管为主体的单向化管理模式,建立起以服务为核心,以共享及数据利用为手段的新型信息化管理模式。
  四、结语
  综上所述,随着计算机信息技术的全面发展,档案管理信息化建设获得了发展机遇。利用先进的信息化技术,可以有效提高档案收集与整理的效率,同时也可以打破档案信息流通性较弱的壁垒,全面建构起开放共享的档案信息管理体系。为了促进档案管理信息化建设,我们一方面要切实加强基础设施建设,另一方面则还需增强计算机网络安全防护力度。除此之外,我们还需通过有效的培训工作,帮助档案管理的工作人员提高自身的素质与技术,从而更好地推动档案信息化发展进程。
  参考文献:
  [1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23):150-151.
  [2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(3):29-31.
  [3]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案,2017(1):17-18.

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