加强信息化建设 提升发行管理水平
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优秀的企业最重要的标志就是有一个强大的管理和分配公司内外信息的数字系统。近年来,走向市场竞争的出版社也逐渐开始探索信息化建设,把出版社和作者资源、发行渠道甚至最终读者连接起来,提高工作效率,提升出版社的竞争力。
一、出版社信息化建设的重要性
众所周知,出版业的竞争日趋白热化,这种激烈的竞争必然需要我们建立一个快速反应机制,包括信息采集、传递与反馈、根据市场需求状况进行生产、强有力的管理与渠道控制力直至最终的资金回笼,要实现这些快速运作管理体制,依靠传统的手工管理根本无法适应形势的发展需求,只有建立一种全新的工具与观念才能完成这些现代管理的需求,即价值链体系、流程管理、营销理论等一系列管理技术与信息技术的完美结合的产物――企业管理信息化。
二、信息化在发行管理工作中的应用
新闻出版业“十一五”发展规划中指出:“建立健全我国出版物发行行业信息化标准体系,鼓励利用信息通讯等高新技术,大力发展网络书店、电子交易平台等各种形式的现代出版物交易系统。进一步通畅流通渠道,促进全国统一、开放、竞争、有序的出版物大市场的形成。”
发行管理工作不仅为出版社内部编辑、出版部门提供决策依据,也是出版社与读者之间的桥梁,更重要的是起到了整个出版产业链上下游的关键枢纽作用。所以说搞好发行管理工作的信息化建设是出于出版企业生存、发展的需要。
三、建工社信息化建设带动发行管理工作创新
中国建筑工业出版社是住宅与城乡建设部直属的中央一级专业科技出版社,是中宣部、新闻出版总署表彰的全国第一批“优秀图书出版单位”之一,2008年荣获中国出版政府奖先进出版单位奖。
发行部员工不到30人,下设岗位有:业务、储运、营销宣传、生产提印、计算机和包销。是什么使发行部在人员少的情况下还创造出这么好的销售业绩呢?首先是有明确的工作方向和严格的制度约束;其次是有好的产品;第三,发行渠道比较完善,并拥有一个实力较强的代理连锁网络。非常重要的一点是发行管理信息化建设,提高了建工社工作的效率,再造了流程,整体的管理工作进一步创新。
(一)信息化建设之前管理存在的问题
社店之间的信息流、物流、资金流不畅,导致出版社滞胀问题以及经营风险等问题,阻碍了出版社的发展。
1.随着出版社规模的扩大,发行业务的数据量不断增加,大量历史数据与当前错综复杂的动态数据和信息无法进行及时、准确的分析和处理,带来了一系列问题。
2.社店之间的信息流不畅,双方信息不对称导致滞胀问题出现。书店无法第一时间了解出版社的出书、发货情况;出版社不能掌握书店的库存备货状况,无形中加大了出版社的库存风险与退货风险。
3.出版社、库房与书店之间的物流信息不畅,发货过程是要根据出版社打印好的提书单来完成,导致物流速度慢。
4.社店的资金流不畅,资信报表不详尽、准确,出版社存在极大的经营风险。目前发行都是采取经销包退的经营模式,随着书店数量、规模的盲目增加和扩张,使书店的经营成本加大,资金链一断带给出版社的就是坏账,出版社不能了解书店的进、销、存、资金回笼等资信情况,就无法判断其经营运作是否存在风险。
5.随着出版社品种丰富,书店采取少进勤添的进货原则,以及图书馆的大量采购订单,订单处理量越来越大,人为一条一条录入订单已严重影响工作效率。
6.发行部程序相对独立,无法与出版社其他部门交流沟通,编辑也就无从掌握第一手市场信息,形成了一个信息孤岛。
这一切都制约了发行工作的提升,如果不加强信息化管理建设,就会阻碍出版社的发展。
(二)确定信息化建设的战略目标和方针
既然出现了问题,就要去解决,首先要明确建工社进行信息化建设的战略目标,即通过信息化建设来提高工作效率、改进服务、降低成本;第二是促进发行业务流程的再造;第三是通过上下游信息资源的整合,建立图书发行整条供应链的共赢模式。
建工社信息化进程实施方针是“统筹规划、分项推进、滚动发展、注重实效”。重点首先放到了发行信息化建设上。信息化建设分解为短期、中期和长期目标。短期目标是实现图书发行销售、物流、财务等各业务流程的信息化管理;中期目标是实现和上游资源的整合,即和出版企业的编辑、印制、财务等资源整合;长期目标是在中期目标的基础上实现上、中、下游资源的整合,实现网络服务,建立战略联盟。
通过充分的准备工作、调研工作,确定了信息化建设具体实施方案,着手进行业务流程再造,发行部先后制定了40多项规章制度、管理办法、工作流程等来保证信息化建设的顺利进行。
(三)信息化建设提升发行管理水平
通过信息化建设,发行不仅增强了渠道控制力,同时与建工社信息对接的书店的销售业绩也大幅度增长。信息化建设提升了发行管理水平,总结起来有以下几点:
1.优化工作流程,提高了工作效率。
软件一期工程完成应用,建工社发行部的业务、财务、物流、提印等发行各环节计算机集成后,发行部业务流程得到进一步优化,促进了发行部整体工作的提升。
通过信息化一期工程,业务人员可以做到通过信息对接将订单直接转为发货单,也可以通过EXCEL表导入发货。二期工程后,解决了异地办公问题,业务人员出差在外地也可上网处理订单,查询销售、库存情况。
2.实现信息共享,解决滞胀问题。
通过信息对接了解书店的销售及库存情况,及时作出调货或重印反应,避免造成一些书店囤积库存,导致出版社盲目生产而产生滞胀问题。
3.收集销售数据,降低财务风险。
如果出版社及时掌握分销渠道的销售和库存信息,可以精确观察渠道成员的业务现状和变化趋势,对客户的结算能力保持心中有数,从而大幅降低财务风险。在及时防范财务风险的同时,可以对资金充足、发展优异的书店给予更多的支持。
4.分析反馈信息,利于选题开发。
发行管理的信息化,还对出版社图书的选题策划工作有着深远意义。现在的市场瞬息万变,图书的选题策划是否顺应市场要求,适合读者的胃口,直接关系着图书的销量,企业的效益。因此,及时的信息传递和信息反馈,有助于出版社更快地对市场作出反应,对选题及时进行调整,使产品更受读者欢迎。
5.实现社店信息对接,规范渠道建设。
在建设社店信息畅通工程的过程中,出版社可以顺理成章地导入新的规则,能够加速实现对渠道的整顿,为业务规范化运作以及将来的竞争打好基础,以此来提升代理连锁网络的整体水平。利用社店信息对接的优势,必将形成一批优秀的中盘商。
(四)在信息化建设中存在的问题
信息化建设任重而道远,在这一过程中也存在一些问题有待进一步解决。
1.标准不统一问题。
出版社信息化建设水平受到整个行业的影响,缺乏统一的行业信息数据的标准,普遍存在的“一号多书”现象,使出版社无法有效整合数据,实现和分销渠道的双向沟通。
信息化应用的质量与效率大打折扣。前些年,出版社信息化建设多从自身业务应用考虑,较少思考信息数据的规范与标准。不同管理信息系统中的信息数据,彼此在字段选择、名称确定、内容组织与格式著录等诸多方面存在差异,造成企业内部的“信息孤岛”,无法有效实现信息资源的共享,也无法与书店等图书发行企业的信息管理系统实现信息数据对接,导致企业间的系统互联性差、重复建设、供应链的形成没有可靠的基础,给出版发行信息化带来极大的麻烦。
2.信息对接数据不准确。
与建工社信息对接的一些代理站只限于直营子公司信息共享,对于大量的批发网点无法完成信息对接,所以统计出的一些销售、库存数据存在片面性,不够准确。
3.思想认识还有盲区。
由于受地域环境、发行人员素质、经营状况等因素影响,部分发行人员和书店的经营者还没有认识到信息化建设的重要性。
一个出版企业,如果无法对自身及外界信息进行及时的把握和处理,那将无力应对残酷的市场竞争,最终将被淘汰。随着信息传递和接收的速度大大加快,发行管理的信息化将更有利于企业及时抓住信息,创造更大的社会效益和经济效益,为企业发展奠定更稳定的基础,必将整体提高企业核心竞争力。
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