多媒体技术在高校档案信息化管理中的应用
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摘 要 随着科学技术的发展，信息化成为社会发展的主流。多媒体技术作为一种先进的信息技术，已经在高校档案管理中得到广泛应用。本文从多媒体的角度进行阐述，通过讨论多媒体技术在高校档案管理中的应用，同时提出相应的政策建议，为高校在档案管理领域应用多媒体技术提供参考。
关键词 档案管理；多媒体技术；学生档案
中图分类号 TP39 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2015）136-0064-02
随着科学技术的不断进步，推动了信息化技术的快速发展，档案信息已经由原来单纯的文字信息，逐渐转为由文字、图像和声音等多媒体构成的综合信息。高校在组织开展档案工作的过程中，通过推广使用多媒体技术，在一定程度上使得档案信息资源得到进一步的开发利用。然而，在走访参观高校档案馆或档案室的过程中发现，利用多媒体采集档案信息的现象在各大高校普遍存在，根本没有对多媒体技术进行深层次的开发和应用。针对这一问题，本文进一步分析高校学生档案管理中存在的问题，通过对档案工作的管理手段、信息环境等进行改善，不断丰富高校档案管理功能。
1 高校学生档案管理存在的问题
1.1 学生档案管理意识薄弱
为了全面提升人才素质，国家鼓励高校扩大招生规模，在这种情况下，大学生数量迅速增加，随之而来的问题是学生档案也在增多。由于学生档案需要伴随学生的一生，因此需要利用多媒体技术延长学生档案信息的存储时间。即便如此，学生档案管理工作的重要性，依然没有受到高校的重视，主要表现为：1）学生档案工作的重要性和必要性，没有得到高校领导和老师的充分认识。2）学生档案工作无关紧要，认为随便应付一下就可以。许多高校受这种思想的影响和制约，没有建立专门的机构对学生档案进行管理，同时开发使用多媒体技术对学生档案信息实施信息化管理，进而在一定程度上弱化了学生档案管理工作的重要性。
1.2 学生档案管理缺乏规范性
对于高校来说，没有利用多媒体技术对学生档案进行规范化管理，主要表现为：1）学生档案管理权限不明确。在当前，虽然高校都建立了相应的档案馆，使用了一些多媒体技术，但是，在档案馆的管理工作中，没有重点突出利用多媒体对档案信息进行管理的重要性。在运行管理模式方面，各高校并没有对学生档案管理工作进行统一，例如有的高校由学生处负责管理学生档案，有的高校由招生就业处对学生档案进行负责。对于学生档案来说，由于缺乏专门管理机构的明确管理，同时没有明确划分职责，使得多媒体技术在档案管理中显得比较分散。2）管理学生档案的方式比较粗放。高校在日常工作中，基本由学生管理者组织开展学生档案的整理工作，这些档案管理人员由于仅接受过简单的培训，普遍缺乏档案专业技能，根本不能驾驭多媒体技术，使得多媒体技术成为摆设。另外，由于参加整理档案工作的时间比较短，并且档案管理工作量比较大，进而在一定程度上降低了档案整理工作质量，“缺、漏、错”等现象在学生档案中普遍存在。3）缺乏健全的管理机制。对于部分高校来说，由于没有建立健全实时的学生档案归档机制，学生的档案基本上都是毕业前夕突击整理的，这种整理学生档案的模式，影响了学生档案的及时性和有效，同时也就丧失了档案的价值。
1.3 档案管理资金不足
通过多媒体信息技术对档案进行管理，通常情况下需要大量资金的支持。这是因为，建立多媒体光盘网络硬件环境需要资金，并且随着技术的不断进步，计算机硬件的降价速度不断加快，在这种情况下会加快多媒体配件的降价速度。例如，用于采集图像的视频卡等硬件，据权威机构调查显示，在三年的时间里更新了四代。另外，需要花钱购买软件。在当前环境下，尽管盗版横行，但是，使用正版的软件对于开发者来说这是根本，这样才能进一步确保自己工作的进度，同时能够保证与用户的利益。为此，高校需要支付高昂的费用，但是，高校在学生档案管理方面投入的管理资金明显不足，进而在一定程度上制约了多媒体技术在档案管理方面的应用。
2 高校在档案信息化管理中应用多媒体技术的措施
对于高校来说，通过档案对学生在校期间的学习、生活进行记录，通常情况下，这是高校进行学校管理和教学的原始记录，在一定程度上见证了学校的历史发展。同时，学生档案作为一个信息资源库，是学校建设、师资培养的基础。通过使用档案管理系统，可以帮助学生利用网络查询档案信息。但是，这种查询方式，会进一步制约整个档案馆（室）的馆藏内容和作用。对此，可以利用多媒体技术，通过多媒体视频讲解馆藏结构、馆藏的分类，进一步提高档案信息的经济效益和社会效益。为此，高校可以从以下方面着手。
2.1 树立档案信息化意识，完善档案工作条件
对于高校来说，对学生档案进行管理，这是一项基础性工作，做好学生档案管理工作，在一定程度上可以有效地提高学生管理水平，同时也可以帮助大学生成才。在学生档案管理方面，无论是档案管理者，还是工作人员需要给予高度的重视，做好学生档案管理工作，强化档案管理工作的责任感、使命感等。在学生档案管理工作中，高校需要给予资金支持，同时帮助档案管理人眼树立信息化意识，不断适应信息化环境，提高学生档案的管理水平。
2.2 建立多媒体档案管理系统，提高学生档案管理的信息化水平
在组织开展学生档案信息化管理工作的过程中，高校需要建立多媒体信息化档案管理系统，同时统一档案管理标准，明确管理规范。对此，高校可以充分利用校园网络，对现有的计算机设备、网络应用技术，以及软件开发人等进行充分的利用，积极开发多媒体档案管理系统，对学生的档案信息进行信息化管理。在开发应用多媒体档案管理系统的过程中，需要统一标准，对学生档案的归档内容、数据采集、信息维护等进行明确，一方面确保档案信息管理系统的可操作性，另一方面提高多媒体档案信息的准确性，为实现多媒体档案管理的信息化水平提供保障。
2.3 建立健全工作机制，对多媒体档案实施规范化管理
高校利用多媒体技术对学生档案实施管理的过程中，需要建立完善的协调机制，必要的情况下，可以组织成立领导小组，明确管理机构，对学生多媒体档案信息进行统一管理，结合高校内部学生档案管理工作的实际情况，通过加强组织领导，协调学生档案管理机构与各部门之间的关系，采取相应的措施，在多媒体档案信息管理方面形成合力。
3 结论
综上所述，在息化时代，随着档案信息化技术的不断发展，高校需要采取措施，对档案管理措施进行改革与创新，在更大范围、更高程度上推广应用多媒体技术。同时，我们需要对多媒体技术给档案管理工作带来的冲击给予高度的关注，树立全新的观念和意识，不断拓宽多媒体技术的应用。在新的历史条件下，只有这样才能组织好高校档案管理工作，在一定程度上推动高校档案事业的快速发展。对于学生个体来说，档案信息作为最原始、最真实的历史记录，在个人发展中，发挥着重要的作用。在信息化背景环境下，利用多媒体技术对学生的档案原件进行扫描、压缩，同时借助光盘海量存储，进一步打印输出原件。在这种情况下，可以提高学生档案信息的输入效率，并且缩小存储空间，延长保存时间。对于高校档案管理人员来说，通过多媒体技术对学生档案信息进行管理，一方面可以激发自身组织开展档案管理工作的积极性，另一方面借助激励措施，引导他们积极参与，共同做好学生档案管理工作。
参考文献
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