关于高校研究生秘书二级管理工作探讨
作者 : 未知

  【摘 要】高校研究生秘书是高等教育管理的具体执行者。本文结合新时期研究生秘书工作内容及队伍建设中存在的问题,思考在具体实践中如何运用新的教育管理理念进行研究生秘书队伍建设,实现该队伍持续发展,为高校创造和谐的工作环境,提升高校教育管理质量。
  【关键词】高校研究生秘书;队伍建设;二级管理
  近年来,随着研究生规模的不断扩大,许多高校将研究生教学、科研和管理方面的工作逐步下放到各学院。随着管理重心的下移,二级学院是一个承上启下、集研究生教学、科研和管理于一体的相对独立的单位。因此,如何加强高校二级学院研究生秘书的科学规范化管理,是一个非常值得探讨的问题。
  1 研究生秘书的主要工作职责
  1.1 研究生招生工作
  组织硕士招生,参与组织制定研究生招生简章;接收推荐免试硕士研究生及考核工作;参加招生考试的命题工作,并负责保密;组织入学考试的面试、复试、及录取工作,包括成绩核对和公布;负责做好负责研究生招生咨询,提供招生专业目录等工作。
  1.2 研究生培养工作
  协助主管研究生教学工作的副院长,制订全院研究生教学计划,组织实施,检查落实,并将教学计划报研究生处。 协助做好研究生的招生、考试、阅卷、录取工作。 办理报到注册及升留转退手续,进行学生考勤统计,排定课表,落实教室,负责研究生课程的联系与安排,协助分管领导组织研究生论文答辩。 做好研究生学籍管理工作,处理研究生教学行政工作方面的临时性事务,建立较完备的研究生教学工作档案。 负责研究生指导教师工作量定额的检查、核实、结算工作。 熟悉和执行研究生教育的各项规章制度,开展对研究生业务管理的研究工作,探讨科学管理的规律,不断提高管理水平。
  1.3 毕业答辩和学位授予工作
  严格按照有关规定,对毕业研究生进行资格考核,包括成绩学分考核和论文工作质量考核;负责对达到要求研究生的毕业答辩申请进行审核,包括论文评阅人和答辩委员会成员组成的资格审核,并报送校(院)学位委员会审批;参加答辩工作的组织安排,研究生成绩和档案的整理工作;协助学位委员会的学位授予工作,并按要求发放毕业证书和学位证书。
  2 当前研究生秘书队伍和工作方面存在的问题
  2.1 教务人员变动大
  由于高校对于教务对管理队伍的关注程度不高,忽视对教务队伍未发展的考虑,导致高校教务管理人员队伍普遍发展不畅。加之,教务管理工作是一种服务型的管理工作。既要为教师、学生服务,创造良好的教与学环境,又要照章办事,规范教师和学生的行为,同时还要协调好与学校各个部门的关系。工作繁琐,涉及面广,时间性强,容易造成失误和引发教学事故,又不能获得与之相对应的劳动报酬和经济待遇,严重挫伤了教学管理人员的工作热情和积极性。导致许多人不愿干教务管理这一行,造成教�展芾砣嗽北涠�大、不稳定。
  2.2 缺乏培训、教学管理手段落后
  现成的管理思想和方法及传统的工作经验,无法应对发展变化着的新形势、新问题。随着我国政治建设、经济建设、文化建设、社会建设以及生态文明建设的全面推进,高校研究生的学习、生活、成长需求发生了很大的变化,同时,随着研究生教育体系的逐渐完善,研究生的种类和学习方式也发生的很大的变化,但是,教务管理工作大多还依赖于以往落后的管理思想和管理模式,缺少对管理方法系统科学的研究,面对层出不穷的新情况、新问题,无法应对和解决。
  2.3 教学管理的规章制度还不够健全、完善
  随着高校改革的深入,一系列教学规章制度,管理规范也在不断健全和完善中。但是使用过程中仍然发现一些教学活动的规章制度不明确,部分岗位职责不清晰,有些规定操作性差,执行起来有难度,这些给研究生教务工作带来一定的困难,也影响教学质量、人才培养质量。
  3 对做好研究生秘书管理的几点建议
  根据我国研究生培养类型呈现多元化、招生规模呈现逐年递增的现状,研究生秘书岗位对研究生秘书提出了越来越高的要求。相应地,研究生秘书自身的发展并未得到有效的重视,只有当研究生秘书理想与现实的冲突得到较好的平衡,发展路径较为清晰时,研究生的教学管理工作才能得到较高水平的完成。
  3.1 尊重研究生秘书工作,努力改善研究生秘书的工作环境
  高校研究生秘书工作是研究生教育管理系统中不可或缺的环节,它涉及院系研究生教育和培养工作的方方面面。首先,研究生院(部、处)是在校长领导下对本单位研究生教育进行集中和有序管理的领导和协调机构,研究生院工作人员要树立为基层服务的思想。其次,改进管理工作并采用现代化管理手段,建立数字化的信息管理系统。另外,要注意听取研究生秘书的意见,并对他们工作中出现的问题,及时给予批评和指正。
  3.2 加强校际合作,搭建交流平台。
  根据教育部2011 全国教育事业发展统计公报,全国共有培养研究生高等学校481 个。如此多的研究生培养高校,各个学校间对于研究生培养自有一套体系。如果能有机会提供相互间的学习和交流经验的机会,建立校际、院级间的相互合作关系,形成良好的互动平台,并将有效提高研究生秘书对于管理工作的认识水平、创新意识,从而提高研究生秘书的教学管理水平。
  3.3 优化环境保障,引入激励机制,充分调动研究生秘书的工作积极性
  由于教学管理工作没有得到应有的重视,工作性质决定了教学管理岗位职称评定的困难性,岗位待遇的偏低性,这些实际问题严重打击了研究生秘书的工作积极性,导致这一工作岗位的队伍的不稳定性,人员变动频繁,从而出现工作的脱节。因此,高校领导应了解处于这一基层岗位的研究生秘书的工作现状,为其提供良好的环境保障,对于工作负责、管理效率高、工作业绩突出的人员给予应有的精神、物质奖励。必须充分激发一线工作人员的积极性,使研究生秘书能够全心全意为此岗位奉献。
  总之,研究生秘书工作质量的优劣是提高高校各学院研究生管理水平的关键,需要研究生秘书努力提高自身的综合素质,要积极、主动地开展工作,充分发挥研究生、导师、二级学院及学校职能部门之间的桥梁和纽带作用。同时,各级行政部门要提高对研究生秘书工作重要性的认识,应有计划、有目的地对研究生秘书进行培训和交流善待研究生秘书,提供研究生秘书发展的平台,激发其工作潜能,则必将促进研究生培养工作更上一个台阶。
  【参考文献】
  [1]赵香玉.浅析高校二级学院研究生秘书的素质要求[J].现代企业教育,2011,5: 161-162.
  [2]李钟心,陶礼.高校秘书队伍建设存在的问题及对策[J].煤(下转第227页)(上接第160页)炭高等育,2002(2):79-80.
  [3]李颖.略谈如何加强我校研究生教学秘书的培养与管理[J].广西师范大学学报,1999(3):178-180.
  [4]李争.重视教学秘书培养 提高教学管理水平[J].教育理论与实践,2005,25(12):7-8.
  [责任编辑:薛俊歌]