对高校科技统计软件的改进建议
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摘要：基于Visual FoxPro数据库的高校科技统计软件历经多次修改补全，至今已经走过二十多个年头，期间为高校科技统计工作立下了汗马功劳。随着高等教育的蓬勃发展，高校数量和科技统计数据量急剧增长，填写数据和分析数据的统计人员也越来越多，该软件较为原始的设计短板逐渐暴露出来，尤其在数据互联、智能防错、交互界面上较为落后。基于Visual FoxPro软件对高校科技统计软件做了相关改进，希望提高该软件的使用效率。
关键词：科技统计;VFP数据库;技术改进
中图分类号：G644 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2020）07-0212-02
0 引言
基于Visual FoxPro数据库的高校科技统计系统已经使用了二十多年。Visual FoxPro作为一款优秀的数据库开发系统，为保证准确及时地完成高校科技统计工作，实现科技统计工作电算化立下了汗马功劳。然而，随着高等教育的蓬勃发展，高校数量和科技统计数据量急剧增长，填写数据和使用数据的单位、人员也越来越多，该软件较为原始的设计短板逐渐暴露出来，尤其在数据互联、智能防错、交互界面上较为落后。为了提高各类科技管理人员使用该软件的效率，降低上手难度，结合近年来在科技统计工作中的实践经验，从上述三个方面对高校科技统计软件做了相关改进。
1 数据互联
1.1 高校与教育管理部门
在现有软件数据管理下拉菜单中，只有“发送E-MAIL”和“链接到教育部信息中心数据处”两项网络功能，且只是打开“中国教育统计网”的首页，并没有实际数据上传的功能，数据上报仍然依靠人工。省级教育管理部门人员较少，但是面对的高校众多，每年的统计工作都面临较大压力。虽然相关部门有保护数据安全的考虑，但是当前的网络技术已经有了长足的进步，如果可以通过网络报送数据，则可以大大减少时间成本和人力成本。
1.2 省级教育部门与统计局
每年省级教育管理部门完成统计工作后，要将科技综合报表L302-L307报送至省级统计管理部门[1]。该表将一个省的数据按地市区域切块分割，可以直观看到每个地市的数据变化。目前这块工作也是由人工报送，统计部门汇总后向各地市反馈。统计部门每隔一段时间会根据政策调整统计项目的内容，也会对年报数据提出修改建议，这其中牵涉很多专业知识，而大部分从事高校科技统计的人员并非统计专业科班出身，有时候无法完全领会要点。如果高校科技统计系统可以和统计部门的统计系统互联，数据直接进入统计部门，则可以减少数据二次转手造成的误差。
1.3 教育部门与各研究机构
在大数据时代，编制高校科技发展规划和制定科技发展政策都依赖于大量的数据分析。然而统计数据的发布往往都具有滞后性，当年的统计数据往往要到后年才会向社会公布。基于统计数据的研究成果则会更晚，失去了时效性。因此，当当年的数据审定后，就让部分研究机构拿到数据，早做研究，早出成果，及时向政府部门提供参考意见。
2 智能防错
2.1 防止数据重复录入
高校科技统计软件的数据库是基于关系模型数据库，数据分散在各个表中，原理上可以预防数据的重复录入。然而该软件却无法感知单一表中数据的重复录入，以软件中“代码管理”功能为例，全国近3000所高校的相关信息记录在UCODE.DBF表文件中，统计工作以省为单位，数量最多的省份有160多所高校，每个单位的信息只要重复一次，导出后该校的数据量就会翻倍。目前解决的办法是人工查找后删除，费时费力不说，还需要统计人员会操作Visual FoxPro。因此，建议在软件中加入删除重复记录按钮，可以由以下命令实现。
use 表UCODE
select Uno，min（rec） as rec from （select Uno， recno（） as rec from 表UCODE） a group by Uno into cursor temp
scan all
scatter name oo
delete from 表UCODE where （Uno== oo.Uno） and （recno（） > oo.rec）
endscan
2.2 错误录入提示
现有的软件在数据更改后需再次生成审核表才能校验出错误，对于很多经验不丰富的统计人员来说，在填报过程中并不能及时发现出现的错误，导致后期返工。以软件中科技经费表为例[2]，表中02栏“当年经费拨入合计”=04栏“科研事业费”+07栏“主管部门专项费”+11栏“发改委与科技部专项”+12栏“国家自然科学基金”+13栏“国务院其他部门专项”+14、15栏“地方专项”+16栏“横向经费”+18栏“学校经费”+20栏“金融机构贷款”+21、22栏“其他资金”，以上任意数据在数据修订过程中都有可能修改，但是02栏数据不能随动，还需要统计人员手工计算后重新填入。如果02栏采用以下公式定义，则可以避免很多人为失误。
SUM 经费数 FOR 代码=”04” .OR. 代码=”07” OR. 代码=”11” OR. 代码=”12” OR. 代码=”13” OR. 代码=”14” OR. 代码=”15” OR. 代码=”16” OR. 代码=”18” OR. 代码=”20” OR. 代码=”21” OR. 代码=”22”TO 02。
同理，科技经费表中的第30栏“内部支出经费合计”、第38栏“当年结余经费合计”都可以采用此种方法，提高工作效率。
2.3 上报数据包自检
当数据填报结束时，各高校需要将数据包上报给省级管理部门，省级管理部门需要将行政区域内所有高校数据汇总后上报教育部。除去表间关系错误较容易发现外，软件导出的数据包有两处错误不易察觉，一是导出的UCODE表中信息为空，导致数据无法导入另一台电脑;二是未生成正确的审核表，在本地电脑上校验不出错误，但是到另一台电脑上即出现错误。在此，建议增加数据包自检功能，命令如下：
sele sum（Uname） nV from UCODE into curs TEMP
if nV=0
messagebox（“学校信息为空”）
endif
此段命令主要检查Uname是否为空，如果不是空值，则使用前文删除重复录入功能再检查一遍，则可以较大程度避免UCODE信息错误。
在科技活动经费表ST2.dbf中加入更新数据触发器，定义为create trigger on st2 for update as messagebox（“请生成新的审核表！”，0+48+0，”确定”），一旦其中某项数据在修订中更改，则提示用户更新审核表。
3 功能界面扁平化
当前的高校科技统计软件延续了VFP数据库界面的标准风格，共有9个一级菜单、56个二级菜单、139个三级菜单、110个四级菜单。下拉菜单结合按钮的界面设计严谨之余，易用性较差，增加了使用者的学习成本，有时难免让使用者心烦意乱。随着使用统计软件的人越来越多，软件界面应当朝着“引导使用者短時间内快速填入或导出数据”的方向发展，让使用者更加关注数据内容层面的体验，让数据成为使用者的焦点，而非让使用者花费大量时间去学习如何使用软件。
4 结语
随着科技的进步，统计工作也应与时俱进，一个优秀的实用工具，可以大大提高工作效率。各级高校科技统计人员应当立足本职，积极创新，共同提高统计年报质量。
参考文献
[1] 全国普通高校科技（理工农医类）统计报表制度（试行）[Z].北京：教育部科学技术司，2019.
[2] 2019年全国普通高等学校科技统计年报表（理工农医类）[Z].北京：教育部，2019.
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