大数据环境下单位档案收集工作的多维度转变
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作者:丁润峰
摘 要：大数据档案管理相比于传统形式档案管理机制具有诸多优势，利用大数据技术内容做好档案管理改革实践，是单位档案管理服务工作适应时代发展新环境的前提条件，也是弥补当前阶段单位大数据档案收集与管理工作内容不足的重要路径，使单位档案收集与管理工作，得以利用技术内核实现对管理思维模式有效转变，推动大数据环境下单位档案收集管理工作多元化开展。
关键词：大数据 单位 档案 多维度
Abstract： Compared with the traditional form of file management mechanism， big data file management has many advantages. It is a prerequisite for the unit's archives management service to adapt to the new environment of the era and an important path to make up for the lack of single big data file collection and management at the current stage so as to make up for the unit archives collection and management. The management work can effectively change the management thinking mode by using the technology core and promote the diversified development of the unit archives collection and management under the big data environment.
Key Words： Big data; Unit; File; Multi dimension
1 传统模式下单位档案收集管理问题及弊端
1.1 收集管理效率不足
传统模式下单位档案收集管理，大部分采用人工收集管理方式，不仅在管理成本方面人工费用支出较高，同时，在档案收集效率方面也有所不足。尤其单位性质、企业性质差异，部分单位档案信息变更、收集频次相对较高。传统模式档案收集机制，由于缺乏外部设备及人力资源辅助，综合效率相对不足，人工收集、采集工作量过高，容易在收集过程中出现人为性内容错误，对后续档案管理、内容检索形成阻碍，使档案收集管理效率再次下降。如此往复，单位档案收集管理可以陷入一定程度恶性循环，使其无法更为科学地开展高效化档案收集、管理工作，影响单位档案收集、管理高质量推进。
1.2 档案信息检索困难
传统机制下档案信息检索需要依据数列排序进行查找，其中包括数字排序、字母排序及日期排序等多种方面。对于相对详细的档案信息检索而言，通过数列排序进行查找其效率相对较高，而若检索信息较为模糊，但档案信息检索则相对困难，不利于单位档案部门及其余有关部门相关工作开展。除此之外，由于部分单位档案收集阶段对档案信息处理能力不足，未能采取规范排序对档案进行有效归类，使后续阶段对档案信息检索难度再次加大，进一步对档案管理工作形成阻碍，一定程度影响单位组织机构工作时效性，使档案收集与管理难以为单位工作日常开展提供合理管理服务。
1.3 档案数据收集安全性不足
档案数据安全存储对于档案收集、管理而言至关重要。单位档案信息部分内容涉及保密信息，其中所涉及个人信息数据，包括对个人隐私问题保护。传统模式档案收集、管理，由于缺乏有效信息管理加密机制，档案管理人员、非档案管理人员均有可能对档案信息收集、管理安全性造成影响，使档案收集与管理无法在安全环境下有序进行，影响档案收集、管理质量。此外，传统档案管理模式在管理机制上相對滞后，纸质文件的保存与管理具有一定年限，一旦达到使用期限而未能及时做好修补，极有可能对档案信息造成损坏，从而使档案信息内容丢失，促使单位档案收集、管理水平大打折扣。
2 基于大数据信息技术应用单位档案收集特点
2.1 管理高效化
管理高效化是大数据时代档案信息收集管理基本特征。大数据信息技术应用是基于计算机存储技术演化而来。早期阶段，计算机存储依赖于软盘、硬盘等硬件设备，通过数据内容信息化传输，实现对数据内容保存。现代计算机数据存储，更多基于电子元素在1与0之间数据转换加以实现，最大限度地提高数据储存基本速率，通过对硬盘内注入电子实现有效数据交互。而数据信息技术的应用，则是以服务器终端为基础，利用互联网信息网络将数据传输至服务器端口，再由服务器端口将数据信息采用碎片化形式存储于不同服务器硬盘。从而实现云计算信息储存服务应用。相比传统模式纸质材料对数据存储管理而言，大数据存储管理安全性、数据管理便捷性相对更高，对于数据的收集无须过度依赖人工干预，通过单位档案管理终端与云计算储存服务终端连接，即可实现对单位数据档案信息化收集，避免繁琐单位档案收集流程，充分降低单位档案收集人力资源、管理资源成本，提高档案收集的综合效率。
2.2 采集集中化
传统模式档案信息收集，根据所在单位的不同采用分化管理模式，大部分档案信息管理权责由所在单位进行负责。虽然后续阶段发展改革，改变以单一单位及企业主体负责档案收集、管理基本形式，但档案收集、管理本质并未发展根本性变化，单位档案收集中存在错误性内容、人为导致档案丢失问题仍有存在。基于大数据平台信息化技术应用档案采集，则可有效规避以上问题。大数据平台可以根据档案数据信息内容差异，对档案内容排列进行梳理，根据不同单位档案数据信息应用需求，对档案信息做统一的加密、收集与管理，以数据共享为基础实现档案信息远程收集与传递，最大限度地避免档案数据内容丢失及档案管理信息错误问题，使单位数据档案采集能根据适用需求更好地进行集中化收集处理，提高档案数据信息收集、整合能力。 2.3 内容可视化
基于大数据平台的单位档案收集其内容具有可视化特征，能根据相对模糊关键词精准检索部分档案内容。在现有大数据平台技术应用条件下，支持对检索部分进行阅读，同时，对非检索部分进行内容加密档案阅读处理方式，使档案调阅及收集信息归纳，可以尽可能降低档案信息内容泄露基本概率。一方面，提高单位档案收集处理效率，另一方面，弥补单位档案收集细节性管理不足，强化单位档案收集对档案信息管理能力。另外，由于大数据平台对数据内容能进行精细化打磨，使档案信息收集不再依托于对单方面档案数据归类，而是可以基于档案收集时间、保存时间及使用频次等，对档案数据做可视化内容处理，极大地提高了档案收集、管理使用的便捷性，为单位档案管理工作高水平开展夯实信息技术应用奠定基础。
2.4 存储安全化
数据存储安全化是大数据档案收集及管理最基本特征。大数据档案收集与安全管理由两个层级构成。第一层级是软件层面数据加密，根据档案信息安全等级的不同，所采取的加密策略各不相同，目前，较为主流的档案数据加密方式包括MD5、对称加密及非对称加密3种。通过软件数据加密，提高档案数据使用安全性，避免档案信息收集出现盗取、盗用的情况。第二层级是硬件加密处理，由终端服务器及硬盘设备对档案信息进行加密，使用者需要通过面部识别、序列号识别、验证识别及软件识别等多种方式对使用者身份进行确认，进一步提高数据档案收集管理安全性，使单位数据收集管理安全水平得到显著提高。此外，大数据档案信息存储大部分采用Redundant Arrays of Independent Disks磁盘列阵存储技术，在服务器硬件损坏时，能档案数据信息采用硬盘转存的方式进行转移，避免档案信息损毁的可能性，使单位档案收集与管理安全水平得到显著提高。
3 大数据环境下单位档案收集策略及多维转变
3.1 加强档案收集、管理人员专业技术培训
大数据技术运用于档案收集、管理虽然具有诸多优势，但技术应用门槛相对较高。目前，我国单位档案管理人员，在对大数据技术应用方面其技术能力相对不足，对大数据技术应用原理的了解不够深入，对于服务器及终端设备故障处理能力也有待提升。由于对大数据技术应用能力掌握不足，导致一旦数据储存产生机械性、软件故障，无法及时地对设备进行故障处理，影响档案收集管理工作效率。面对这一现状，有关单位应加强档案数据管理人员专业技术水平，定期开展有效的技术培训，并将绩效考核机制运用于档案管理人员有效规范，不定期地对档案管理人员技术能力进行查验，从根本上提高档案管理人员技术能力，为其更好地基于大数据技术运用做好档案收集与管理、处理奠定良好的基础。
3.2 完善档案信息大数据应用处理管理体系
完善档案管理应用处理体系，对于大数据时代档案管理工作至关重要。纸质档案管理时代，由于人为管理干预不足，对档案管理人员行为规范的限制大部分技术管理制度进行制约，未能从根本上做好对档案管理人员有效监督。未来阶段大数据档案管理实践工作开展，必须要建立完善人员管理监督体系，基于第三方机构及组织单位监察管理，提高档案管理工作规范化水平，从人为因素的角度提高档案管理综合能力，使档案管理工作在良好监督管理条件下能向高质量档案管理服务进行迈进，进一步为后续阶段档案管理工作更好地融入单位管理工作体系夯实基础。
3.3 强化大数据档案信息收集与管理安全风险防控
大数据档案管理在安全性方面优于传统模式纸质档案管理机制，但受限于基础技术条件，部分单位大数据档案管理安全风险防控能力不足，对其应对网络安全问题处理方面，相关技术经验有所不足。针对这一问题，单位档案管理工作组织开展，应当与部分国际或国内网络安全企业做好系统化协作，采用技术合作的方式做好档案管理安全介入，加强大数据安全管理安全化水平，从根本上杜绝大数据安全管理风险。在此过程中，单位档案管理可以采取以下两种安全管理方案：第一，是由国内或国际安全企业，为单位提供定制版本的数据管理安全服务，根据单位档案管理基本需求，制定管理规范及有效策略。第二，是由单位自行开展管理规划，通过聘请有关专家团队对大数据档案安全管理工作进行指导，做好科学的大數据档案管理风险防控干预，最大限度地做好风险预防与控制工作，为大数据时代单位档案收集与管理服务安全开展保驾护航。
3.4 创新多元化大数据档案服务管理应用机制
发展创新是档案管理工作必要内容。随着近年来大数据信息管理技术的不断更迭，单位档案管理服务应基于技术应用基本需求，做好对服务管理工作内容创新，提高档案管理服务工作质量，强化档案服务管理工作服务能力，为大数据时代档案收集与管理服务多元化推进创造良好基础条件。在此过程中，单位档案管理部门，需要结合当前档案管理工作要求，对细节性工作内容做出细致规划，进一步围绕满足单位档案使用要求做好管理创新。例如，在对单位档案进行调阅、查看方面，单位档案管理可以采取统一调阅、查看规范条例，对档案采集、查阅服务进行合并。一方面，实现对人力资源成本控制，另一方面，也便于在收集过程中开展档案归档处理，为后续阶段档案查阅提供便利条件。
4 结语
综上所述，大数据环境下档案收集、管理工作多维度转变，要基于传统模式档案管理汲取内容经验，提高大数据条件下档案管理工作服务水平，强化对大数据时代档案管理有效监督，实现档案管理工作高水平、高质量迈进，为档案管理工作更好地在管理服务中发挥信息化管理导向优势奠定良好的根基。
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