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摘要：现如今，校园信息化管理已处于常态化，运用网络化远程管理将成为一种必然的趋势。校园邮箱作为重要的信息载体之一，在远程教学、居家办公中使用的频率越来越高。在日常校园邮箱的使用中会遇到诸多的常见问题，如何在拥有时效性、便捷性的前提下，解决邮箱日常产生问题的同时，以信息化知识和信息化技术，助力校园邮箱，提供个性化管理服务，是值得去开展实践与思考的。
关键词：校园邮箱;邮箱密码;邮箱扩容;邮箱异常;个性化服务
中图分类号：TP399 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2021）13-0046-02
Abstract： Nowadays， the campus information management has been in the normalization， the use of network remote management will become an inevitable trend. As one of the important information carriers， campus mailbox is used more and more frequently in distance education and home office. In the daily use of campus mailbox， we will encounter many common problems. How to solve the daily problems of the mailbox on the premise of timeliness and convenience， at the same time， help the campus mailbox with information knowledge and information technology， and provide personalized management services， is worth carrying out practice and thinking.
Key words： campus mailbox;password;dilatation;debuff;personal service
1引言
随着信息化技术的飞速发展，现如今，在高校信息化管理工作中，通过信息化技术与信息化知识的互相融合，线上办公、网络教学、身份认证、人脸识别、大数据分析追踪等等许多未曾接触过的新兴事物，迅速覆盖到我们的校园工作和生活中，且密不可分，整合资源，协调能力，实施方案迅速落地。各种大胆尝试、勇于突破、诸多挑战与反思，加快推动了校园信息化发展前进的步伐。线上线下融合发展的趋势正在深化，伴随而来的是，如何在信息化服务给师生带来便捷体验的同时，去完善与提升管理与服务。以高校信息化管理服务——校园邮箱管理为例，由此引发了若干思考。
2信息化服务的变化与挑战
校园信息化管理已在各大院校中逐渐被重视，智慧门户、OA系统、校园邮箱等各种管理系统都已普及应用，但仅作为日常常态化管理辅助模式运行，无论是个性化功能或者智能管理服务并未完全深化其内涵及应用场景。
隨着信息化技术的发展，各大院校为了开拓学生学习渠道的多样化，纷纷开启了线上教学;考虑到寒暑假教职员工轮班轮休，启用了居家办公模式。为了应对这些种种师生在工作中、学习中的实际需求，催生了各类信息化系统极速上线，各种办事流程迅速新增启用，一网通办、智慧教室、空中课堂等。很显然，对于高校的信息化管理来说，运用网络化远程管理将成为一种必然的趋势。此次应对疫情的信息化服务中，因为管理需求增大，也引发了诸多服务问题。如何在完成基础保障的前提下，去提升完善信息化管理的时效性、便捷性，是目前高校信息管理所面临的新的挑战，如何提供个性化服务已然成为目前信息化发展的新态势，这些问题都值得我们去关注和思考。针对学校对校园邮箱管理的实践，以上海健康医学院校园邮箱管理服务为例，对信息化助力个性化服务开展实践与思考。
3 以校园邮箱管理服务为例的管理与存在的问题思考
3.1 电子邮箱简介
电子邮件作为一项重要的信息载体，是高校师生进行教学互动、学术交流等的重要途径。随着电子邮件服务应用的日益广泛和数据价值的增加， 电子邮件账户和数据的安全管理成效， 已成为体现电子邮件服务质量的重要方面。目前大部分高校都有属于自己的自建邮件系统， 其具有提高办公效率、增强数据安全、提升单位形象、应用及管理灵活、方便进行个性化定制等优点[1]。
3.2 校园邮箱日常基础管理
上海健康医学院校园邮箱使用Coremail论客XT5.0版本邮件系统。目前主要服务对象为本单位在职在编人员、同工同酬人员及外聘人员等。在人员新入职报到时，持有人事处盖章的新进人员报到单，到学校信息管理中心进行登记，按照入职单上的个人信息，由邮箱管理员进行邮箱的开通操作。管理员账号登录后，会显示人员姓名、邮件地址、所属科室、创建日期、邮箱状态、邮箱容量及已使用容量等信息。
3.3校园邮箱日常管理中常见问题
3.3.1密码重置
由于网络安全的要求日益递增，大家对于网络安全的意识也大幅提高，从而对登录密码的复杂性也有了更高的要求，加之现如今需要密码登录的软件越来越多，校园邮箱密码的重置率也高居不下。目前校园邮箱的重置方式为：使用人须登录学校智慧门户，在E办事模块中进入“业务系统密码重置申请”，填写个人信息后勾选校园邮箱后提交，线上流程流转至邮箱管理员处，邮箱管理员收到申请后登录邮箱管理系统，将用户密码重置为邮箱初始密码。
这样的管理方式，在时效性方面存在着不足。邮箱系统管理是邮箱管理员的兼任工作，并非专职，在遇到有使用人提出密码重置申请需求的情况下，邮箱管理员如果不在电脑旁，或者正在进行其他重要工作，即造成无法及时为申请人进行密码重置，如申请人急需重置密码获取邮箱内信息，也只能等待。
3.3.2邮箱容量不足
从校园邮箱的使用数据显示，对比使用邮箱的收发邮件功能，用户更看中邮箱的存储邮件功能，保留原有邮件，可以清楚地查询到邮件的发件人、附件内容、发件日期、邮件回复情况等信息，即使附件内容已下载保存至电脑，邮箱中的综合信息更完整，只需登录邮箱，不限于时空的限制，查询更便捷。这就导致邮箱的容量往往不能满足使用的需求。邮箱的扩容方式目前为线下流程：使用人提出申请，部门领导审核同意后，将申请单提交邮箱管理员进行扩容参数设置。
这样的管理方式，在便捷性方面存在不足。线下流程过程烦琐，如遇领导外出会议、出差等情况，无法完成申请流程，时效性也有所滞后，无便捷性可言。
3.3.3突发情况邮箱处于异常状态
校园邮箱在日常使用中，不可预计的会发生邮箱处于停用或异常状态。发生这样的情况原因有很多，可能是系统默认设置，邮箱超过6个月未登录，自动锁定;可能是邮箱遭到外部不明原因攻击，系统自动保护停用;也可能是使用人反复输错密码，系统自动保护锁定等。目前，恢复邮箱正常功能流程：需要先联系到邮箱管理人员，查明原因后恢复，再通知使用人，流程烦琐，时效性差。
4 校园邮箱个性化服务思考及设想
4.1校园邮箱个性化服务的思考
现如今，提供个性化服务已然成为目前信息化发展的新态势，如果能做到一种需求，有多种解决方式可供选择，无论从时效性或者用户体验度来说都是一种提升。例如密码重置的渠道，保持现有的管理员重置外，增加与使用人手机号码绑定后，通过手机短信验证方式找回密码;或与使用人企业微信号或工号绑定，由企业微信号验证或者智慧门户验证等途径找回密码。这些方式，提高时效性的同时私隐性也更具保障。
对于邮箱容量扩容，可以在智慧门户，E办事模块中新增“邮箱扩容申请”模块，实现线上审批操作，同时在企业微信号中同步增加申请模块，如此简化流程，实现办公自动化。
由于突发情况邮箱被锁定，可视具体问题给出解决方法，尽量提高用户的便捷度和解决问题的时效性。如是邮箱超时未登录造成锁定，可在页面设置验证码登录界面，由手机获取验证码;如是密码反复输入错误造成，可提示用户进行业务密码重置申请流程，密码重置后，结合验证码重新登录，所有验证码均可通过手机获取。
4.2校园邮箱个性化服务的设想
在高校的日常工作中，教职员工参加各类会议、培训、学习，不在办公电脑前的机会较多，这就大大增加了对于移动端操作校园邮箱的需求。如何能将这种需求既便捷又高效的实践到实际应用场景中呢？现如今，为了提供个性化服务需求，各类App层出不穷，那么校园邮箱可否推出专属的App呢？如果可以实现，首先在登陆方面，结合智能手机，邮箱登录的方式可使用人脸识别或者指纹识别进行验证登录，大大减少了因为遗忘密码而造成的登录失败及密码重设的烦恼;其次，选择收件人收件地址方面，能否将手机电话簿中的号码信息匹配个人邮件地址，方便对收件人收件地址的搜索及选定。对于年龄偏长的教职工使用者而言，无论是PC电脑端的键盘输入还是手机端的输入，都缺少了便捷性，耗时较长，那么在邮件的编辑方面，是否可以借鉴类似语音笔的语音同步转换功能，对着手机口述邮件内容的同时进行语音识别的文字转化，完成以后只需稍做个别文字的修改，就能轻松完成邮件的编写，对于邮件附件的添加，直接同步手机的相册和存储，完成后邮件一键发送。可能这些设想需要结合多方面的信息化技术支持去实现，但是既定了目标，就有了努力的方向。
5结束语
校园邮箱是全校教职员工使用率非常高的通讯联系方式之一，对于校园邮箱使用的便捷性、时效性的探索始终在路上。对于邮箱管理者而言，换位思考，身临其境，用户对于邮箱使用中会碰到的问题，以及所希望得到的服务需求，不断地通过信息化技术和信息化服务相融合的方式去完善，提高用户的体验度是永久的课题。信息化技术日新月异，怎样才能处理好技术、管理以及服务之间的关系。信息化圈内曾流传一句名言：信息化工作是“三分技术，七分管理”，而服务则是技术与管理融合后的体现，在信息化实际工作中，可能甚至是“一分技术，九分管理”，没有科学的发展规划、充足的经费、良好的管理体制机制，再好的技术也无法落地。而只有管理理顺了，信息化工作才能够协调推进[2]，个性化的服务才能体现，两者如何完美的结合，是后疫情时代更多人需要努力的目标。
参考文献：
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[6] 杨宏伟，滕建，刘淑梅.智慧校园背景下高校信息化建设的研究与实践[C]//中国计算机用户协会网络应用分会2020年第二十四届网络新技术与應用年会论文集.北京，2020：124-127.
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[8] 贾志伟，秦铭谦，林勤.高校信息化运维服务模式与应用实践[J].现代信息科技，2020，4（14）：134-136.
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