您好, 访客   登录/注册

新时期提升高校档案管理服务水平策略研究

来源:用户上传      作者:黄玉花

摘 要:新时代,档案内外环境发生了深刻变化,档案利用者的档案利用需求有了更高的要求,档案服务工作面临着新的挑战。档案服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。在新形势下,如何发挥档案信息资源的作用,使其充分地为社会、学校、师生服务,是档案工作者义不容辞的责任。目前,高校档案服务存在重视不足、档案服务相关规章制度不健全、档案工作人员综合素质较低等的问题,该文提出创新档案利用服务方式、提升档案人员素质专业化水平、加快馆藏档案信息资源开发的策略建议,以促进档案事业新的发展。

关键词:档案管理服务 创新服务方式 档案信息资源 综合素质

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1672-3791(2021)05(b)-0125-03

Abstract: In the new era, the internal and external environment of archives has undergone profound changes. The file users' demand for file utilization has higher requirements, and the file service is facing new challenges. There are some problems in the archives service in colleges and universities, such as the lack of attention, the imperfect rules and regulations of archives service, and the low comprehensive quality of the archives staff. This paper puts forward some strategic suggestions for innovating the service mode of archives utilization, improving the professional level of the quality of the archives personnel and accelerating the development of the archives information resources in order to promote the new development of the archives cause.

Key Words: Archives service; Innovative service mode; Archival information resources; Comprehensive quality

隨着新时代的来临,档案内外环境发生了深刻变化,档案管理工作面临着新的挑战,档案服务对象对档案服务工作提出了新的要求。档案服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。在新形势下,如何发挥档案信息资源的作用,使其充分地为社会、学校、师生服务,是档案工作者义不容辞的责任。新形势下,高校在积极转变自身的思想观念,改进工作,但信息化背景下,高校档案服务中仍然存在着不足。因此,信息时代背景下,对高校档案服务策略进行研究是十分必要的。

1 高校档案管理服务水平现状

1.1 对档案服务的重视程度不够

近年来,地方高校向应用型转型的大背景下,学校主要精力都投入到了优化教师队伍建设、深化教学体系转型、促进校企深度合作等工作中[1]。档案馆自身建设投入相对薄弱。档案部门的职能定位、档案工作人员的整体素质决定了高校档案工作水平。目前,各高校普遍趋于传统的工作方式,缺乏合作创新意识,与兄弟院校交流不足,导致信息不能流通共享。同时,大多数高校在档案队伍建设上不是特别注重,档案专业人才出现结构不合理、人才匮乏、专业素质水平不高等情况。

1.2 档案服务相关规章制度不健全

目前,我国高校现行的档案管理工作规章制度不够完善,不能满足信息化背景下高校档案管理工作的发展需求[2]。档案管理人员在实际工作中缺乏科学有效的奖励举措,导致档案工作人员工作热情不高,不能全身心投入到档案管理事业中来。还有,档案工作没有纳入单位或部门年终考核,高校学院或者部门领导及兼职档案员对档案工作,包括规章制度的重视程度不足[3]。这些因素使得档案队伍素质、档案管理水平整体都偏低。

1.3 档案服务人员综合素质较低

目前,高校档案工作人员的综合素质普遍不高,不能与信息化背景下高校档案服务工作的发展要求相适应,对档案管理工作的进度及质量提升就有不良的影响。首先,主动服务意识薄弱。目前,高校档案馆的主要服务对象是学校教工和学校历届毕业生。工作模式以被动的服务方式为主,缺乏创新意识、以人为本的现代服务思想。其次,服务手段单一,缺乏多样化。新时代背景下,传统的档案利用方式显然不能满足当今的发展趋势[4]。多数高校的档案利用途径依然是利用者提供证件来馆查阅,仍旧是沿用以往的工作模式,对新兴理念及技术的了解及应用较少,没有充分发挥出信息化技术应有的作用。

2 提升高校档案管理服务水平策略

档案管理是高校管理业务中的重要组成部分之一,高校档案工作人员通过对档案信息资料的有效管理,能够为高校师生提供更优质的服务,但是高校档案管理工作水平的现状不是很理想,比如:案管理工作中工作人员的服务意识不够高、服务环境设备严重不足,不仅限制了为广大师生提供良好服务,而且严重影响了高校档案管理工作水平的提示。随着时代不断发展,档案利用者对档案信息的利用需求呈现多样化。如何满足档案利用者日益增长的档案服务需求,让“静态档案”变成“动态信息”,改善档案需求矛盾,进一步提升档案服务能力,是档案部门的当务之急[5]。

2.1 创新利用服务方式

目前,我国大部分高校档案馆还遵循着传统的档案提供利用服务方式。主要是提供档案复印件、开具档案证明、信息咨询服务为主,大多数档案利用者获得所需档案信息程序比较复杂,利用效果不太好。利用者对档案的需求千差万别,但仍然有规律可循,有共同性的利用倾向,举例来说,各种利用者利用档案都受社会特定主要因素的影响和制约,例如利用者的职业等[5]。因此,档案馆(室)要结合时代发展动向,树立“以人为本”的利用服务理念,以档案利用者为中心、开展有针对性有个性化的服务,深化档案服务水平。

2.1.1 完善档案利用环境

阅览室,不仅是档案利用者查閱和研究档案的场所,也是给利用者首先留下印象的地方,利用者往往以第一印象来评价档案馆(室)工作的好坏。档案馆(室)设置阅览室,要站在档案利用者的角度上来考虑。室内一般设有服务台、阅览桌、椅子、老花镜、纸笔、公告栏、复印机、打印机、扫描仪、电脑等;墙上可以张贴各种制度、查(借)阅档案流程、档案术语知识、全宗介绍、收费标准等基本内容;柜架上放置索引、年鉴、宣传手册、指南、编研产品,报纸杂志资料等检索工具和参考资料,方便档案利用者使用。还可以设置休息区域,提供饮用水、沙发、免费Wi-Fi,方便等候或者需要小憩的档案利用者。

2.1.2 开发档案文化产品

用好用活档案资源,不仅能满足档案利用者对档案的多样化需求,还可以广泛传播档案文化,兼具社会效益和经济效益[6]。选择馆藏相片或文件为主题,生产制作T恤、摆件、徽章等文化产品;以馆藏资源为元素设计文具产品,比如笔记本、笔、贺卡、书签、日历等;按照馆藏历史事件中的物件或名人故事为线索开发适合青少年的益智健脑产品,比如书籍、玩具、游戏、模型等。各类档案文化产品,将档案文化资源融进普通百姓的生活,也进一步推动了档案馆(室)服务模式的优化。

2.2 提升档案人员素质专业化水平

2.2.1 熟悉馆(室)档案

要做到熟悉馆(室)档案每一个全宗的档案形成情况,各全宗之间的有机联系,熟悉馆(室)档案的内容、成分、数量及存放地。熟悉档案的方法有很多,一般是通过收集、整理、鉴定、分类、编目、组卷、统计、利用等日常工作,还有编制检索工具、开展编研工作,此外,要有意识地翻阅某些重要档案,做到对馆(室)档案的内容和成分能系统性地熟悉和了解。

2.2.2 建立终身学习机制

档案工作者要有学习意识,树立终身学习观念。档案工作者不仅要在理论学习、实践锻炼,专业素养等方面深耕细作,定期参加继续教育培训,还要加强档案专业以外的其他专业知识技能的掌握[7]。例如:了解云计算、各种智能化设备应用,了解历史学研究方法,学习心理学及心理咨询相关知识,不断学习和思考、提升自己分析和解决问题的能力、方法,在业务中积累经验,丰富自己的知识结构。

2.3 加快馆藏档案信息资源开发

加大数字档案馆建设力度。有的档案利用者需要档案原件,馆藏只有一份,此类档案利用者希望档案馆(室)广泛输出档案信息;有些档案利用者,人在外地,希望借助网络能获得动态的档案信息。数字档案馆大容量的存储空间和强大的信息发布与利用服务功能,有利于将馆藏开放档案的信息及时向社会公众公布,可以满足档案利用者多样化需求。

2.3.1 加速档案资源信息化

将档案资料通过加工处理,应用数字化原理和计算机网络,对档案资源进行分配、处理、开发,达到档案信息资源的共享。对档案进行数字化加工,根据不同的标志进行检索、分类、和汇总,以实现档案信息化管理。在统一的规范管理下,档案资源就能得到重复、多频次的利用。将文书档案、声像档案和重要资料向数字化档案转换。开发多元化的检索利用服务,制作不同类型载体档案的纸质目录和电子目录,为档案利用者提供便捷服务。

2.3.2 优化升级在线利用平台

开通档案馆(室)微信公众号和微博,通过学校主页的相关发布栏目展示二维码,设置链接或者图标,在校园广告栏内张贴醒目标志等,引导鼓励广大师生、校友关注微信平台,也可以开通QQ群、博客、微博等对微信平台进行推广,达到公布查询办法和开放信息的目的,通过支付宝或微信等服务平台建立开放档案查询入口,实现数据共享,方便公众查阅[8]。

2.3.3 提供在线展览服务

围绕馆藏民生、科技、自然、杰出人物、重大事件、红色历史文化等特色档案为主题,选取珍贵文件和各种类型的档案材料,通过图片、文字、音视频等多种途径,线上展示国家、民族、地区、历史的发展历程[9]。让档案利用者无需亲临现场,就能看到珍贵材料和线索,留下深刻印象。线上展览内容既有知识性的,又有教育性的,不仅起到生动宣传作用,也能激发大众广泛利用档案的潜在需求,加深大众的档案意识,引起社会对档案和档案工作的重视和支持。

3 结语

新时代的社会发展,要求高校提升高校档案管理服务水平,最大限度地发挥馆藏的价值,促进学校资源与社会资源的相互融合,助推高校的管理与发展。但是目前我国高校档案管理工作中仍旧存在思想上不够重视、规章制度不够健全、人才队伍综合素质偏低等问题,对档案管理工作的开展进度及质量造成了面影响,不利于高校在信息化背景下的发展。这种情况下,高校应增强档案意识,创新服务方式,强化档案人员素质专业化水平、加快馆藏档案信息资源开发等措施,改进高校档案服务水平,助推学校高质量发展。

参考文献

[1] 张应强.地方本科高校转型发展:可能效应与主要问题[J].大学教育科学,2014(6):29-34.

[2] 杜慧.新形势下企事业档案管理工作规范化分析[J].决策探索,2018(6):89.

[3] 管先海,李兴利.建立、落实档案工作责任制[J].档案管理,2021(1):104-106.

[4] 王娜,荆媛.高校档案管理的多元化发展构想[J].山西广播电视大学学报,2018,23(4):96-99.

[5] 王英玮,陈智为,刘越男.档案管理学[M].4版.北京:中国人民大学出版社,2015:169,244.

[6] 王春晖.论档案文化产品开发的导向[J].档案学研究,2017(S2):87-89.

[7] 梁琨.《档案专业人员继续教育规定》解读[J].中国档案,2019(2):28-29.

[8] 王淼.省级国家综合档案馆微信公众号用户接受行为影响因素实证研究[D].天津师范大学,2020.

[9] 蒋冠,李晓.美、英、澳三国国家档案馆网站数字档案资源服务情况调查与分析[J].档案学研究,2013(5):82-90.


转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-15416799.htm

相关文章