浅谈档案信息开发利用的问题研究
来源:用户上传
作者: 赵凯
摘要：档案是历史的记录、知识的载体，汇聚着大量的信息。随着时代的发展，社会对信息的需求量越来越大。因此，档案更需要紧跟社会信息化的发展，而档案也是其中需要开发创新的一个重要部分。
关键词：档案 信息开发 管理
1、目前档案信息开发利用工作中存在的问题。
随着时代的发展我们进入了信息化时代，档案电子信息化已经普遍于各档案室中。但是在档案信息的开发利用工作中还存在较多问题，值得我们去深入思考。
1.1 档案信息工作薄弱，影响了档案信息的质量。
（1）档案室功能不全。（2）档案室资料信息不全面。（3）档案的质量普遍不高。
1.2 编研档案工作效率低下，限制档案信息的层次。
（1）编研材料内容不丰富，文本档案偏多。（2）编研材料深度不够。（3）编研人员素质有待提高。
1.3 档案室的时效性不好。开展档案的现行文件的利用工作对于设计人员来说具有滞后性，因为档案室从收集资料到利用需要一定的时间，其滞后性是显而易见的。
1.4 档案没有统一的一个标准，因此现在实行的档案信息管理电子化具有相当大的困难。
1.5 许多单位对于档案管理工作严重缺乏认识，对于档案管理这一块没有给予足够的重视和支持，档案管理部门的设立以及人员配备和其功能的完善都难以得到保证。
1.6 档案人员在收集与管理档案中遇到的最普遍的问题是档案材料收集不全或者部分缺失，一些具有查考利用价值的档案零散的分布在各部门或者个人手中。其根本原因在于群体档案意识薄弱，对于档案的重要性没有一个整体的认识。
2、企事业单位档案信息化建设要求。
（1）企事业单位档案信息网络建设。目前，网络化普遍的时代，企事业单位档案信息网络建设已经成了迫切要解决的问题，因此急切的需要重新构思一个全新的档案管理新原则与新理论，并且确立在网络环境中管理档案的基本框架，与实现其运行的基本方法。当然还需要一套合适企事业单位档案信息管理的软件。这一整套系统对于企事业单位档案的收集、管理、利用、统计、检索等各个方面能极大的提高其工作效率，同时也能让计算机对档案进行有效的管理和控制，彻底实现档案工作的自动化。有了先进的工作理念当然也不能少了与其相配的具有深层次知识和先进水平的管理人员对其进行管理与维护，档案管理人员需要树立档案是信息资源的观念，还需要不断的更新自己的知识水平，这样才能提高信息的利用率，方便广大科研设计人员的使用。
（2）企事业单位档案信息化建设。企事业单位档案信息化主要是把企事业单位的档案进行数字化，并利用电子信息技术对其进行管理。《全国档案信息化建设实施纲要》要求“在‘十五’期间把档案兴西华纳入国家信息化建设的总格局，以档案信息资源建设为核心，加快推进档案组员数字化，信息管理标准化，信息服务网络化的进程。”信息化建设是国家的一个重要组成部分，所以企事业单位档案信息化建设自然也是极其重要的。档案信息化其实就是档案信息资源电子化，需要录入大量的档案信息并编制各种目录。通过计算机去检索查询。提高档案利用的效率。进行信息化建设不可忽略的就是要进行信息化建设的基础工程，如加强库房建设、馆藏建设等。这一切都是为了让档案信息的利用率大大增加。企事业单位档案门类多，数量大，使得信息化工作难度增大，因此在进行信息化建设的时候要注意对其认真对待。
3、提高企事业单位信息开发利用的措施
企事业单位档案信息对于广大科研设计人员来说是一种资源，是共享的信息资源，如何最大限度的开发与利用是必须考虑和解决的首要问题。
（1）加强档案信息化建设。俗话说“巧妇难为无米之炊”，在众多众多中，信息化建设也难免需要资金的支持，没有长期的资金支持，在好的建设也成了一纸空文，因此需要得到企事业单位的重视。同时，网络化建设也需要人员去维护。所以对于这两个方面企事业单位一个都不能放松，要坚持两把抓。
（2）提高档案人员的素质。档案人员是以个很重要的角色，档案编研，档案管理，都需要档案人员去组织。档案人员担负着组织管理和信息传播的职能。因此，档案管理人员要提高自身的素质，要与时俱进，不停的吸收个方面的知识，以扩充自己的不足，各种档案中还含有一定的秘密和专业信息，因此档案人员还要能保持个人品质。档案人员既要懂得技术又要精通档案业务，并且要能及时的收录有利于设计人员的信息，为大家提供方便。
（3）设计人员对档案的意识要得到提高。大家对档案的意识提高了自然档案的利用率也就高了，当档案的利用率高了，自然不能允许档案的出错及损坏，这个重担理所当然的就落在的档案管理人员身上。档案管理人员会因此而产生压力，从而更加努力提高自身素质为大家提供便利，而大家也因此获益，能更加有效地利用各种档案。由此产生了一个良性循环，使得档案的存在产生深远的意义。
（4）企事业单位档案部门需要提高服务意识。档案的作用就在于及时准确的为需求者提供所需的档案信息服务，档案的作用于意义也在于此。因此，企事业单位档案人员需要把握好档案与需求者之间的切入点，提高为需求者服务的信息水平，营造良好环境，提高服务质量。
（5）编研工作力度要加强。企事业单位编研工作主要是为了满足企事业单位的信息需求，因此需要在收集信息材料的基础上，按照一定的目标进行筛选，以多种方式提供信息服务。目前编研工作是大部分企事业单位的薄弱环节，需要加强并加以利用。
（6）评估档案的建设需要加强。档案的评估对于企事业单位来说很重要，对评估档案的整理就类似于回顾的过程，它能纠正过去企事业单位的一些错误以及一些不足的地方。通俗的说评估档案就是学习企事业单位管理工作的缩影，它能直接或者说间接的展现企事业单位的管理工作，能够很好的衡量企事业单位的管理水平。只有对评估档案建设进行加强，才能在日常管理中不断的提高，从而提高企事业单位的效益。
4、结语
总之，有效的利用企事业单位档案能够极大的提高企事业单位管理水平，因此企事业单位一定要重视档案部门的建设，抓紧档案部门的发展，加大力度对其进行宣传，让广大设计人员了解其重要性，同时，也使得档案管理人员意识到档案的重要性，使其与管理工作紧密结合起来，让企事业单位档案为需求者以及社会提供便利。
参考文献
[1]辛英姿.开发利用档案信息资源的新途径[J].内蒙古科技与经济.2004(15).
[2]王秀生,刘虎.档案信息资源建设――档案信息化建设的基础工作和核心任务[J].山东档案.2004(04).
转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-1684411.htm
