归档文件整理实践感悟
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作者: 张春英
摘要：归档文件整理是档案管理工作中的重要组成部分，是一项实践性很强的工作方式。然而在现阶段的工作之中，工作人员对于各种工作态度和实践技术的掌握直接影响着工作实践效率和结果。如果在实践之中是一种机械化教条的工作流程，同时在这种工作趋势下也容易造成工作的盲目性。在这种工作趋势之下对于工作的实践效果是毫无意义的。本文就归档文件的整理和管理进行了深入的分析，并对提升档案管理文件的实践水平和技术水准进行了深入的总结与分析。
关键词：档案管理 归档文件 实践感悟
档案管理工作看似是一项十分轻松的工作，但是对于档案管理工作人员来说，它在工作中其是是一项十分复杂、繁琐，且在工作中极需要深入、细腻、详细的进行工作。在档案文件归档和整理工作中，几乎每个环节都需要认真的进行分类与总结，并对分类之中存在的各细点和要点要进行深入的分析与总结探讨。
1、优化归档文件整理措施，实现档案信息资源可持续发展
1.1归档文件整理新方法提高了工作效率。
与传统的立卷档案管理工作相比而言，新的档案管理工作在归档管理和整理方法之中都出现了巨大的变化。新的档案管理工作从信息搜集、整理、备案、存档、保管等方面都出现了较大的变化，新的归档整理办法改变了传统每年几种归档和整理的流程，一般在工作中都是以平时归档和管理工作为主，做到在企业管理工作中以随办随归的工作流程。
1.2归档文件整理新方法能实现文档一体化
新的档案管理工作在文件管理和整理之中都是以实现文件的综合整理为目标，为计算机管理档案管理和一体化归档提供了新的理论依据和技术平台。在这种档案管理工作模式中，档案管理工作是融合计算机信息技术和档案管理工作技术为一体的工作模式，并且在管理工作中逐步实现了随办随归的新工作方法。一般来说，在这种档案管理工作要求下，对档案归档和文件的整合管理是一种一次输入，多次利用的工作模式，同时对工作方法则是以一种简化、高效的工作管理模式和流程深入出发和研究的管理工作过程。
1.3归档文件整理新方法简便易行。
新的归档文件整理方法取消“卷”的概念，归档文件以“件”为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，一般情况下以每份文件（自然件）为一件。新的整理方法把归档整理人员从整理的复杂性、困难性中解放出来，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一个人一个标准的烦恼，大幅度地简化了工作中的手工操作，缩短了时间，提高了工作效率，由于其方法简便，一般新手可在较短时间内理解和掌握归档文件整理新方法。
1.4归档文件整理新方法便于保密和复制。
新的归档文件整理方法采用“一文一件”的形式，便于保密安全，能将不便查阅的保密文件控制使用，也便于归档文件的复印、缩微、扫描等处理，操作时不易损坏文件原貌，有利于延长档案的保存寿命。
2、档案文件整理的具体方法
2.1、首先按照年份区分开来，再挑选出需要本区档案局归档的文件（如区委、区纪检委的则先剔除出来）；
2.2、其次对每个年份的各个级别的文件区分开，分为国家级、省级、市级；
2.3、再对每个级别的文件按照文种分，如通知、通报等红头文件；密传文件；明传文件。并且严格按照发文机关和责任者归类；横竖交叉放置，以便于后面的其他环节的工作；
2.4、归类整理过程中要把重份的剔除，对于选出的归档文件则将其相应的文件登记表附在最后，并将左侧对齐装订好，一般用订书机订两个钉。
2.5、盖归档章：在文件的右上角盖上归档章，并填上对应的全宗号、保管期限、序号、年份、页数；
2.6、电脑录入：按照给定的归档目录表格，依次输入每份文件的文件号、责任者、发文字号、文件目录、日期、页数和保管期限，对于文件本身的目录中只有“通知”或是没有任何目录的，则要通过浏览文件自己概括出一个能反应文件内容的目录。
3、归档文件整理实践感悟分析
3.1完善归档文件整理方案。
人们在归档文件整理实践中实现新与旧两种方法的整合，是遵循客观实际需要的实事求是精神，是为了更加突出新方法的合理性和实用性。而对于归档文件整理实践具有更大意义之处，是在归档文件整理实践中大胆尝试改革，深化改革，才能使归档文件整理实践具有自身特色，才能使得归档文件整理工作方案最终合乎于自身需要。《规则》是对传统文书立卷的重大变革，可是，它终究不会终结归档文件整理改革的步伐。从辩证唯物论观点看问题，任何既有的事物都不会是十全十美的，如果使它更加完美，必须进一步改革。在实施《规则》过程中持续改革，可以使得本系统的工作方案口臻完善。职能简易分类方法，就是综合机构、问题和职能三种分类方法，取其长而避其短，优化组合，从适应中小企事业、机关归档文件分类需要出发，经过多年实践探索出的一种新的分类方法。这种分类方法因其具有简便快捷、简单易行特点，已经在越来越多的中小企事业、机关得到普及推广。“以我为主、为我所用”的文件价值鉴定方法，更是对繁杂冗长主观随意性很强的传统文件价值鉴定方法的改革，它使得人们关于文件价值的观念得到更新，使人们认识到，文件价值的认知在力求客观准确的基础上，还应当有一个主导思想，就是在为自己（本单位）今后工作查考利用来保存文件。
3.2创新是归档文件整理实践的动力。
人们的归档文件整理实践，首先应当重视并突出实践主体的能动性，就是说，人们的实践必须是探索性的，不断追求新目标的永不自满的实践。人们作为实践的丰体，必须在实践中把握住实践的方向，品味出实践的风格，体现出实践的价值。从人类社会进步与历史发展的角度认识问题，任何碌碌无为的无所创新的实践都是毫无价值毫无意义的。
3.3简约化归档文件整理实践
新世纪，归档文件不再线订，只是加固，除了取消拆钉、缝纫机扎边这些繁琐的反复的简单枯燥的劳动之外，还避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题。这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去，编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，采用了文件尾号相加的办法，变成了省时省力的举措。人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。收文是将文件末尾号加上办文单即可。采用此种工作方法，可将编注文件张号由过去的两周缩短到现在的一至两天。立厚卷过去被称作懒人之举，但这个方法如果达到省时省事的目的，又利于文件检索利用，就可以采用，同样可以达到缩短归档文件整理时间的最终目的。
4、结束语
总之，如果实践是机械教条的、被动盲目的、毫无进取精神的，这种实践便没有任何意义。如果实践是主观能动并遵循客观规律的、有着明确目标的、可以实现创新的，则是真正意义上的实践。
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