浅析新形势下档案管理工作的规范化
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作者: 赵明芝
摘 要：档案管理随着信息化的发展越来越受到重视，档案管理工作也得到了新的发展，电子档案其是就是电子数据，而现在影响力最大的就是大数据、云计算、云网络。在大数据的新形势下，档案管理有着新的发展趋势。本文针对档案管理和未来的发展趋势做出一个预测，为未来的发展提供一个参考。
关键词：档案管理；新形势；规范化
档案管理经历了三个发展阶段，第一个发展阶段就是利用实体记录档案的阶段，这种方法沿用了上千年，第二个阶段就是随着信息化革命，电子系统得到发展，档案的管理又呈现了电子化的发展趋势，第三阶段就是现在各个云计算、大数据的时代。利用云的技术提供的数据的管理。形成新的数据管理模式。我们需要实现的目标就是让数据存储空间更大、计算更加便捷，操作越来越方便。
1 档案管理的规范化
首先想要对档案管理进行创新就必须做好档案的规范性，这是一切档案管理得前提，采用统一的形式才有利于档案的管理操作。档案管理的对社会有着重要的意义，尤其是对于一些机密档案，医院病历档案等这与个人的隐私有着重要的联系，另一方面，档案管理是从表面上看是数据的载体，但是档案能反映出的内容包括企业的状况，个人的情况、以及组织的决策方案等都能通过档案分析出来，所以档案管理的专业性和安全性非常重要，为了实现档案的功用档案，档案管理必须存在一套合格的管理制度来，完善档案管理的流程，做好档案管理的工作。
2 新形势下档案管理存在的问题
档案管理进入了新的时期，所以传统电子管理档案的方式以及逐渐不能满足需求，现在人们需要计算机能对档案的一些数据拥有处理数据，整理数据的能力，而不是简单的记录和查看，针对与新的要求档案管理就面临了新的问题，一项进的技术实行都是需要一定的时间的，因为它需要人员和设备的要求人员的素质需要培养、设备也可能需要一定的升级，档案管理的设备升级一般值得是软件的升级，硬件的升级则根据需求具体操作。在新形势下的主要问题如下：
2.1 档案管理人员素质培养速度较慢
档案管理的人员素质培养速度明显落后于档案管理的发展速度，这一点是难以避免的。档案管理几年之前还是以传统纸质档案为主，但是仅仅几年的时间，档案管理系统就实现了两次较大的革命，以此是电子化档案，第二次革命在于大数据时代的到来，所以在企业或者有关单位才培养出人才，可以用于档案的管理工作，但是该技术已经被落后，这就为档案管理部门提供一个巨大的难题，是继续发展新技术，还是维持原有技术，然后通过人工来处理计算机可以处理的事项。一般来说对于一些资料库较小的部门一般选择维持现状。但是对于一些拥有庞大资料库的单位，就需要进行新的人员培训。
2.2 档案管理工作信息化水平低
尽管网络技术已经普及，但由于缺乏重视，档案管理工作的信息化建设没有紧跟时代步伐，各地档案管理的信息化建设程度参差不齐，特别是在一些管理理念落后的的企事业单位中，档案管理还很大程度上依靠纸质管理的方法，很难适应当代高节奏、高效率的发展要求。同时，传统档案管理比重较大带来的另一个严重问题是，占据当量的存储空间，且存储年限不如虚拟数字化信息的长，严重制约了档案管理的水平。
3 档案管理规范化的对策分析
尽管我国当下档案管理规范化工作进程令人担忧，但只要有针对性的进行解决，相信可以很快提高上来，为充分利用档案资源、促进经济社会发展做出应有的贡献：
3.1 提高管理意识，实现档案管理工作的规范化、标准化
态度是一切工作的出发点，要想切实提高管理工作的规范化，首先应提高规范化管理的意识。在新形势下，档案管理不仅要求严谨性，更要求时效性，这是时代发展的特性。在这样的形势和要求下，重视档案管理就要制定规范的制度和章程。对档案录入直至保管，最后到档案资源开发利用，应该建立起严格的工作流程和管理制度。明确对各阶段工作做出规范性的要求，前期的档案资料的录入、采集工作要细致、严谨、全面，随后的归档与立卷工作要科学、合理、高效，档案的保管要注意安全。具体工作流程应责任到人，提高工作人员的工作严谨性和责任感。同时，由于缺乏相关的统一法规是导致全国档案管理水平参差不齐、通用性差的根本所在，建立统一的管理制度也是十分必要的。同时加大对档案管理工作重要性的宣传教育，营造出全社会重视档案管理的氛围，只有这样才能充分实现档案管理的规范化。
3.2 加快现代化进程，实现档案工作的规范化、标准化
为了适应信息化时代高节奏的发展要求，充分实现档案资源的高效利用，必然要对传统的档案管理工作及工作理念方式进行升级，早日实现现代化是提高档案管理规范化程度的最佳途径。首先，在档案管理工作的展开中可以更多的融入现代数字化技术和网络技术；其次，可以借助许多针对档案管理开发的管理软件，来提高档案的管理、利用效率。通过档案的现代化建设增加管理工作的透明性，以减少管理过程中的违规操作，促进管理工作的规范化。
3.3 提升档案人员素养，落实档案工作的规范化、标准化
提升管理人员的道德素质和专业素质是实现档案管理规范化的重中之重。首先要开展相关的科普宣讲活动，使从业者意识到新形势下档案管理规范化的必要性以及管理工作对专业技术的新的要求，使其产生危机意识；其次，进行相关职业技术的培训工作，使从业者可以熟练运用相关设备进行信息化背景下的档案管理工作；最后，加强从业者的职业道德教育，一方面意识到工作的重要性，另一方面了解工作的保密性质，保证档案资料的安全性。实现档案管理规范化的途径，合理运用法制手段。当前许多企事业单位之所以不重视档案管理的一个重要原因是档案管理没有列入到法制体系之中，管理者没有认识到档案管理的重要性。因此，在新形势下，必须合理运用法治化手段加强对档案的管理，使其逐渐规范化。首先是加大档案管理立法工作，参考我国的档案法，将单位内部的档案管理以法律法规的形式确定下来，让企事业单位在日常运行中必须要有相关的档案资料作为考察标准，以唤起人们对档案管理的重视。
4 总结
档案管理的发展日新月异，都是向更加智能化、便捷化发展，其研究方向主要是减少人员的操作，但是有关技术还不完善，档案数据不规范就容易造成档案管理中数据出错，反而增加了工作的难度。在新时期档案的管理工作，很多时候需要档案管理人员的职业素质才能解决问题，这就需要在部门的档案管理中加强人员的培训，同时及时培训最新的技术内容，实现档案管理的部门保持强大得战斗力。能够实现快速工作，发挥科学技术为档案管理带来的便捷作用。同时维护有关管理制度，加强创新，实现档案管理的与时俱进。
参考文献
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[2]王鹏飞.企业档案管理与创新研究[J].办公室业务，2016（5）.
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