勘测设计单位科技档案管理初探
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【摘要】勘察设计单位的科技档案，是指勘察设计单位在规划、勘测、设计等活动中形成的应当归档保存的以图纸、图表、声像、文字、计算等形式存在的科技文件材料，是勘察设计生产的历史记录，是重要的信息资源和珍贵的知识宝库。科技档案是勘测事业发展必不可少的依据。本文从分析勘测设计单位科技档案管理存在的问题入手，给出了做好科技档案管理工作，需要单位领导重视，需要提高专业人员业务素质，需要健全规章制度，需要强化法治观念，需要加强服务意识等有效方法。
【关键词】勘测；设计；科技档案
1 勘测设计单位科技档案管理存在的主要问题
1.1单位领导严重缺乏档案管理意识和法治观念。
随着社会的发展和经济水平的不断提高，个别勘测设计单位的领导，只重视生产设计在追求经济利益最大化的背景下，却忽视了档案管理，档案管理工作没有被列入到日常工作日程，或者说没有被提高到一定的高度来认识，只是在档案达标考核验收时，档案部门才被临时性的独立起来，达标验收结束后，那些所谓的档案管理人员便各归各位，各回自己的单位，档案部门不是被合并到其他部门，就是被严重裁员，有的单位甚至干脆撤消了档案管理部门。如此一来，档案部门的独立性和工作职能便无法得到有效保证，档案管理人员也因为严重不足而导致科技档案归案困难增加。除此之外，有的单位领导严重缺乏档案意识和法治观念，对《档案法》不闻不问，不看不学，对国家指定的各级有关档案管理的目标根本不了解，对档案的检查要么流于形式，要么干脆不检查。尤其是档案管理工作做好做坏一个样，没有建立起有效的监督考核机制，这也是档案管理工作中存在的弊端之一。
1.2设计人员档案管理意识薄弱，档案管理人员专业素质低下
部分勘测设计单位的专业设计人员，对档案的归档管理意识薄弱，认识不足。这些人员中，有相当一部分人只重效益，只重工程项目的勘测设计进度，对科技档案的管理却不重视，导致科技档案材料在归档时残缺不全，事后补救困难，使许多材料无法录入档案。有一些勘测设计单位虽然对科技档案管理有了一定的认识，但是因为档案管理人员自身的专业素质比较低，对科技档案应该归什么，怎么样归，什么时候归都不甚了解，对科技档案如何进行进一步的管理，如何提供优质的使用服务就更是一头雾水。这些问题的存在，使科技档案、资料的管理处于被动、落后甚至是混乱状态。
1.3科技档案管理制度不健全，落实不到位。
许多勘测设计单位，对科技档案的管理没有健全的规章制度，或是有了相应的制度却只是写在纸上挂在墙上而不能有效的贯彻落实，使得档案管理工作成了“三不管”地带，专业设计人员及时主动地把档案归档的意识不强，根本没有任何压力，也无从谈及归档动力。专业设计人员的积极性得不到有效调动，档案管理人员又不能及时与专业人员进行有效沟通，导致科技档案管理出现了断点和盲点，使档案的归档及后续的管理工作困难重重。
2 科技档案管理的有效策略
2.1加大宣传力度，增强档案意识，强化法治观念。
单位领导首先要提高认识，重视档案管理工作，把档案管理工作与工程设计、生产经营等同对待，提高到重要的议事日程，把设计产品质量与档案管理工作紧密相联，让专业设计人员明确自己在档案管理工作中应该做的工作是什么，让档案管理人员清楚科技档案材料的收集、整理、归档、管理服务应该如何做。使档案管理工作在各个部门的相互配合、相互协助下做得更好。在此基础上，要通过宣传、学习《档案法》、《保密法》以及本单位与档案管理有关的规章制度，使专业设计人员以及档案管理人员明确档案资料收集、归档、管理、利用及安全保密等方面的相关规定，提高全员对档案管理的认识，强化依法管理档案的观念，使单位的领导、专业设计人员以及专业的档案管理人员都能够按照相关法律以及规章制度的要求去工作，使档案的管理工作达到相关规定的标准要求。使档案管理工作真正做到有法可依又必依、有章可循又必循，提高档案管理的综合水平，促进档案管理制度规范化和科学化建设。
2.2建立健全档案管理制度，加强科技活动的过程管理。
建立健全科技档案管理的规章制度。首先，档案部门要相对独立，人员要尽可能的固定，并结合单位实际情况实行定岗定编，根据各自的岗位不同制定出相应的岗位责任制。明确岗、责、权、利，完善考核制度，并严格按照制度进行考核，做到奖罚分明。使其制度真正能够对勘测设计科技档案的管理人员起到约束、监督、激励的作用。通过制度化管理，使科技档案材料在形成、搜集、整理以及使用者应用等各个环节，都纳入到各级领导及有关专业人员和档案管理人员的岗位职责里，纳入到工作程序中，纳入到工作计划里，并针对各岗位的工作结果，按相关的制度规定进行严格的考核。有关部门的领导要组织人员在关键点进行一定的指导或档案材料归档检查，以此来督促有关人员对相关的档案进行科学有效处理。比如，在下达任务书后，一定要明确该工程材料有哪些材料需要归档，具体要求是什么；在检查设计进度时，要一并检查档案材料的形成情况；在评审鉴定设计产品时，要同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况等。除此之外，制度中还应该规定，哪些人员可以使用哪个级别的科技档案；使用时应该履行哪些手续，管理人员应该提供什么样的服务等。通过制度化的管理，使专业设计人员的档案意识增强，便于档案管理人员及时地收集到比较全面而系统的科技档案原始材料。
2.3通过学习培训，提升档案管理人员的业务素质。
随着科技的发展和进步，信息化程度的提高，档案管理已经进入到了一个新的时代，电子档案的管理需要档案管理人员不断地学习、提高，尤其是对信息化、网络化、计算机系统知识的学习，在此基础上才能把档案管理工作做得更好。勘测设计单位的领导一定要支持并鼓励科技档案管理人员学习档案管理、计算机应用、档案数据库应用等知识，积极组织档案管理人员参加科技档案管理的业务交流活动，组织本单位人员到兄弟单位学习交流，聘请档案管理专业人士为本单位的档案管理人员讲课，针对本单位的实际进行业务指导，使档案管理人员专业知识、业务水平以及档案管理的理论知识得到有效提升。
2.4强化档案管理人员的服务意识，发挥档案的服务功能。
科技档案的管理最终目的不是只为了收藏科技材料，而是档案材料日后的被使用。在某种意义上来说，科技档案的价值大小在于其利用率的高低。因此，科技档案的管理人员，一定要熟悉档案材料，能够根据使用者的需要，为使用者提供直接的档案材料的同时，提供一些紧密相关的其他材料供使用者参考。在确保档案安全和保密工作的前提下，充分发挥科技档案的服务功能，使科技档案真正做到来于工程建设，又为工程建设提供服务。
为了使科技档案的利用率得到提升，为了给使用者提供更好的服务，档案管理人员一定要提高服务意识，做到主动服务、上门服务、跟踪服务，要热心、细心、耐心，在服务中收集档案，在服务中完善档案，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型转变。
3 结束语
科技档案是勘测设计单位的宝贵的物质财富，是本单位科技活动的真实记录，是非常重要的信息资源。它可以为勘测设计单位总结类似项目设计管理的经验，以便在以后类似的项目设计管理中扬长避短。因此，科技档案的管理值得有识之士进行深入的探索和研究。
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