档案信息化建设相关问题的探讨
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作者: 仇力
摘 要：档案信息化是企业现代化管理的重要的组成部分，在世界信息化的大背景下，档案信息化应运而生，而在信息科技发展的今天，档案信息化打破了档案管理的固有模式，这也为档案管理工作带来了积极影响，文章就从如今档案信息化的建设来进行分析，阐述了信息化的必要性以及现存的问题及解决措施。
关键词：信息技术；互联网；电子文件；人工智能
一、档案信息化建设的必要性
档案信息化建设是在信息化时代背景下的产物，信息化建设已经成为了经济与社会发展的重要组成部分，各个企业也积极地开展档案信息化建设。企业档案信息化建设能够有效的解决企业的报表、合同、图纸、数据等等的保管问题，比起以往的纸质档案更加方便查阅和调动整理。在计算机软件的帮助下也可以为企业的决策提供数据支持，也可以有效的服务于企业的生产经营活动。
1、档案信息化建设是信息时代档案管理现代化的需要
在现代社会，计算机的出现推动了信息时代的发展，而现代通讯信息化已经成为一种潮流，为了适应和跟上这种发展趋势，档案部门所面临的信息化是必然的发展前景。而档案的信息化建设所要依靠现代科学技术，档案管理的现代化就是将原有的管理体制与大量的实体数据应用计算机与人工智能转换为数字化的信息管理模式，使档案管理融合进时代的现代化改变。
2、电子文件的大量出现，需要利用现代化的技术手段和管理方式。
现今的许多数据因计算机网络的应用生成为电子文件，而这些文件就需要应用新型的信息化的管理手段，传统的固有管理模式已经不能很好的完成电子时代的需求。而且电子信息相较于原有的档案管理更为方便、清晰，更有利与档案文件的管理，数字化的简明弥补了原有的纸质档案过多、查找困难的缺陷。
3、档案信息化建设，是充分开发利用档案信息资源的需要
社会经济与活动的发展离不开信息资源的积累，作为信息资源的一种，档案在其中也有一定的重要作用。信息资源的信息化可以使信息资源的整合与获取更加方便，提高了工作效率。档案信息化可以将繁多的信息系统的整理出来，开发信息中所具有的作用。
二、档案信息化建设的有利条件
计算机的普遍应用和计算机水平的不断提高促进档案的信息化逐步提高，这对我国大中小企业档案管理工作的发展与走向起到了很大的促进作用。
信息化的建设已经逐渐变得规范系统化，在一些企业中，档案信息化的进程都有不错的进展，应用电子文件进行处理与收集已经日渐完善。第三点，管理系统已经逐渐的走向新型的适合现代化的管理模式，在配合电子科技与人工智能进行档案管理上，档案管理部门逐渐增添新型人才，制定合适与信息化管理的规划。以上这些都为信息化建设奠定了基础，提供了保障。
三、档案信息化建设存在的问题及对策措施探讨
虽说档案信息化是一个跟随时代潮流的决策，但是对于固有的管理模式的改变使这项工作中经常会遇到一些问题，这些问题有存在与产生的原因有内在与外在的，而这些都是急待解决的。
1、缺乏统筹规划，盲目建设的现象较为普遍
企业档案信息化建设对企业未来的发展有着十分重要的意义，一些企业已经清醒地认识到了这一点，但是这并不意味着企业可以脱离自身的实力条件去盲目建设。很多公司在不顾自身技术水平、资金流动和公司实力，未充分意识到企业档案信息化建设的艰巨性、长期性以及对人才队伍的高要求，盲目跟进，结果给企业带来了严重的经济负担，这是得不偿失的。还有一些企业虽然已经建成了档案信息数据库，但是由于缺乏专门进行更新和维护的工作人员，使得企业的档案信息系统成为了名副其实的摆设，无法实现公司档案信息资源的共享。
2、信息化建设基础设施薄弱，技术、资金等投入不足
企业档案信息化建设普遍存在重视不够、认识不足、信息化程度低和基础条件薄弱等问题。一些面临转型的公司由于对档案信息化建设的认识不到位，或者考虑到自身经济的实力，往往不愿意在这方面增加额外投入。从硬环境看，对企业档案信息资源的开发深度不够，缺乏相应的技术设备，企业档案信息系统建设质量良莠不齐，数字化信息资源缺乏。从软环境看，企业档案信息管理人才缺乏，资金投入不足，对企业档案信息资源网络化和数字化可行性研究开展不够。
3、企业档案信息化建设发展不平衡
企业档案信息化建设存在发展不平衡的情况，部分企业开展了档案信息化建设，而有一些则没有，尤其是一些中小公司。即便是在已经开展了企业档案信息化建设的企业中，也存在着极大的不平衡。规模大且效益好的企业，其档案信息化建设的投入也多，并且也取得了较好的效果；而对于一些规模小且效益差的企业，其档案信息化建设投入较少，往往效果也差强人意，很多信息化建设项目比较落后或一直停留在原计划中。
四、加强公司档案信息化建设的措施
1、加强领导，统筹规划
领导方向的正确与否直接关系到档案信息化建设的成败。没有领导的支持和带领，要实现企业档案信息化建设便只能是一句空话。因此，在企业档案信息化建设过程中，首先要成立一个专门领导机构，由这个领导机构负责组织相关部门和人员制定规划，同时合理地协调各部门的工作，控制资金、技术和人员的调配。此外，加强对企业档案信息化建设重要性的宣传力度，使领导干部和档案管理人员真正认识到企业档案信息化建设的重要性，只有这样才能保证他们能够真正地投入到档案信息化建设中。
2、加强公司档案信息化建设的基础工作
企业档案信息化建设很重要的一点便是加强企业档案基础整理工作，为做好公司档案信息化建设打好基础。加强对反倾销档案、公司文化档案、信用档案和知识产权档案等公司核心信息资源的收集和管理；加强公司电子文件的管理归档；注重公司档案信息数据库的开发，致力于建设功能强大的公司档案信息管理系统。目前，已保存的公司档案信息资源主要是以传统载体形式存在，公司档案数字化信息资源较少，因此，必须加快传统载体公司档案信息数字化进程，增加数字化公司档案信息资源总量。公司档案信息是国家重要的战略资源和宝贵财富，必须从法律法规、技术保障、组织管理、基础设施等多方面统筹考虑，构建强大的公司档案信息安全保障体系，制定相关的档案信息安全保障措施，加强管理，运用先进的信息安全保障技术来保证公司档案信息的安全。
3、加快相关标准规范的制定
标准规范是企业档案信息化建设中不可或缺的要素，是公司信息化建设的基本保障。无论是企业电子文件接收，还是企业馆藏档案数字化，都要坚持规范性原则，制定出相应的规范和标准，按照统一的规范对公司电子文件进行归档，传统纸质企业档案的数字化及数字化档案的保管、利用都需要按照规范标准进行，避免互不兼容、各自为政和重复建设等现象的发生，让企业档案信息化建设有章可循、有法可依。
4、注重人才队伍的建设
由于企业档案信息化设是一项技术性和专业性很强的工作，因而人才队伍的建设显得尤为重要。企业档案管理人员在日常工作中要加强自身素质和专业的培养，注重法律、管理科学、信息技术等各方面知识的学习，以适应档案信息化建设的要求；招聘一些计算机技术同时，企业档案管理人员还应当转变观念，积极探索档案信息开发利用方式，主动去了解掌握企业档案中的有用信息，实现从企业档案管理者到企业档案信息开发者的角色转变。
参考文献：
[1] 唐丽萍.档案信息化建设相关问题的探讨[J].《中国信息化》.2012（22）；
[2] 刘春燕.档案信息化建设管理问题的探讨[J].《赤子》.2012（6）.
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