电子文档归档及移交体系的建立

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　　摘要：本文在对电子文件归档及移交的市场调研的基础上，探讨了当前电子文件归档及移交体系普遍存在的问题和解决方法，提出了其体系建立的方法。
　　关键词：电子文件；归档及移交体系；解决措施
　　中图分类号：K206.3 文献标识码：A
　　以信息化提高核心竞争力或提高政府的工作效率，已是大势所趋，是确保单位生存发展，政府工作顺畅的重要手段。但是，目前仍有许多单位或政府机关没有建立安全、高效的业务处理和电子文档处理体系。随着信息科学技术的进一步发展，使得电子文档归档及移交体系的建立已成为档案部门必须解决的新课题。在高度重视信息安全的今天，建立健全该体系能够规范电子文件的归档与管理工作，维护源文件的真实性完整性和有效性，确保重要电子文档的信息可用性和安全性。下文就电子文档中一系列问题形成体系化管理进行探讨，提出解决方案。
　　1 电子文档归档及移交体系建立的原则与要求
　　电子文档的归档及移交管理，应遵循单位活动中产生有价值电子文件归档的原则。为了有效确保以及维护业务数据电子文档的真实性、完整性、保密性和长期保存性，确保归档电子公文得到科学的利用和有效的保管，电子文档还应遵循业务数据电子文档归档及移档体系全程管理和文档一体化管理原则。该体系保证电子文档内容的完整性和数据结构的安全性，保证在处理数据时流畅，精确。
　　1.1 归档要求
　　文件形产生单位或信息采集部门定时向相关档案部门提交经过鉴定的电子文档，并按照电子文档管理规定的格式将文件存至安全无病毒的符合保管期限要求的脱机载体上，以确保源文件的真实性，安全性和可利用性。
　　1.2 移交要求
　　相关部门应对已归档的电子文件按照有关规定进行检验。检验合格后，如期将电子文档移交至档案保管部门，进行集中保管。在已联网，确保环境安全的情况下，在网络上可进行已归档的电子文件的移交和接收工作，但仍需办理相应手续。
　　2 电子文档归档体系建立时应注意的要点
　　2.1 鉴定
　　2.1.1 应该鉴定电子文件的真实性、完整性、有效性，之后确定密级、归档范围和划定保管期限。
　　2.1.2 电子文件的归档范围应包括相应的背景信息和元数据，并按照国家档案归档规范执行。
　　2.1.3 划分电子文件保管期限。参照国家关于纸质文件的归档移交处理办法划分保管期限。
　　2.2检测
　　档案部门在进行应归档，移交工作时，应对电子文件的基本内容进行检测。硬件环境的是否有效，及其信息的记录格式，是否感染病毒等都属于检测范围。
　　2.3 归档
　　应按照鉴定标识进行电子文件的归档。此过程一般两步，首先对实时进行的归档做逻辑归档，之后定期完成物理归档。归档时，要充分考虑电子文件的技术因素，如：技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等。在归档工作中，若将电子文件是从网络直接转到档案部门，存储位置式和格式不做改变。
　　3 电子文档移交体系建立时应注意的要点
　　3.1 移交、接收检验
　　3.1.1 电子文档产生单位在提交文件和档案部门接受文件之前，双方均应该对每个载体进行检测，完全合格后才可归档。
　　3.1.2 检验项目如下：
　　载体有无划痕，是否清洁；其文件上是否携带有病毒；查看电子文件的登记表、软件、说明资料等证件是否属实。
　　3.1.3 单位或政府档案部门应按照规定对归档或移交的电子文档做逐一验收。对于其中不合规范者应勒令其退回发送单位重新制作，并再次对其进行检验。
　　3.2 移交手续
　　电子文件验收合格后，填写《归档电子文件移交、验收检验登记表》并签字，盖章。检验登记表一式两份，档案部门自存一份，另一份交予电子文件形成单位。
　　4 电子文件归档移交体系优化措施
　　（1）归档，移交电子文档保管方面；（2）归档载体应作防写处理。避免擦；划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；（4）环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。
　　4.1 电子文档体系健全措施
　　电子文件归档体系是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新管理模式。为了保障文档能够及时归档，并被安全的存储已备今后使用，单位，政府各单位应将该体系列入发展规划当中，重视其发展。
　　4.1.1 建立电子文件网络归档专用系统。将本单位档案部门的计算机与其他电子文件生成源计算机连成一体，建立专用计算机电子文档归档，移交网络系统，这样，就能及时把各种电子文档通过专用系统传递给档案部门，再有档案部门进行筛选有保存价值文档进行储存。同时，各部门要通力合作，将文档，音频，视频各种格式的文件统一交由档案部门处理。
　　4.1.2 将电子文档归档移交等一系列业务交由计算机与信息管理部门负责。计算机与信息管理部门技术优势明显，条件便利，具有处理电子文档相关工作的充足的经验。再者，该部门负责具体实行规划、统筹电子文档活动，开发集中统一的信息管理系统。
　　4.1.3 档案部门必须对所有电子文档产生的、有一定价值的电子文档进行脱机存储，软磁盘、优盘等移动存储设备是存在病毒以及被盗取风险的，所以不允许该类移动存储设备作为文件长期储存的载体，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
　　4.1.4 对于特殊的加密电子文档，归档时，应在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上注明检索表示，方便查找，调用。在装载了国家级要文件和重大机密电子文档的脱机载体或其它工具上，还应当标注相应的保密级别与保密期限，并按照国家相应的保密法律法规的规定进行管理。
　　采取何种电子文件归档及移交途径并不是最重要的，最关键是要关注电子文档的真实性、完整性、有效性与安全性。于此同时，档案部门及相关联部门必须积极参与其中，通力协作，保障电子文件归档及移交体系的正常运行。
　　4.2 建立电子文件归档管理的质量体系
　　4.2.1 保证电子文档的真实性。无论电子文档的归档格式与其生成、发送或接收的格式是否相同，档案部门都必须能够将原先发送或接收文件的源文件复原，能够记录电子文档生成，发送，归档的全过程，保证其文件的绝对可靠。此外，对电子文件的形成、记录，归档也要实行有效的监控，保证管理工作的连续性且能够得到电子文档的发送、接收时间。
　　4.2.2 保障电子文件的完整性。在确保电子文档及对应的纸质或其它不同形式的文件存在的同时，还应确保应归档的电子文件全部归档，电子文档形式的文件应与其他形式文件载体同时归档，并切实保证其在格式，内容，相关说明及描述上的完全一致。
　　4.2.3 保障电子文件的有效性。必须保证随时能够调出电子文档中的任意内容，能有效地再现电子文档中所记载的内容，一些机密或重要电子文件要保证气长期有效性，还要保证随着存储脱机载体软、硬件的升级换代及时做好文件的迁移工作。
　　4.2.4 保障电子文件的安全性。按照相关规定，经过文件鉴定后，将上一年的电子文档于次年6月向单位档案部门进行归档移交。有条件的单位，可在文件形成的三个月内，办理相关手续，将其向本单位档案部门进行在线移交。
　　5 结语
　　建立有效的电子文档归档，移交体系能够很大程度提高单位或政府部门档案资料的安全性，可利用性以及真实性。由于受种种条件的制约，目前该体系的建立工作仍是目前档案部门面临的一个重要课题，如何规划发展还是一个亟待解决的难题，但是，困难与机会并存，我们要有勇于创新的精神，抓住机遇，迎接挑战，做好自身工作，以确保电子文档归档及移交体系的有效使用。
　　参考文献
　　[1]电子文件归档与电子档案管理办法，2000.1.
　　[2]安信天元企业内部业务数据电子文档处理、交换、归档和信息安全，2007.6.
　　[3]帕克公司项目部电子文档归档管理办法，2010.08.19.

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