文物档案管理工作之我见

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　　[摘 要] 文物档案是专门用来记载、记录文物工作中直接形成的具有保存价值的文字、卡片、图表、照片、录像、实物等的材料, 同时也在一定程度上反映了文物事业管理和文物保护等文物工作的基本活动，具有重要的历史意义，因此对文物档案的管理工作就显得尤为重要。笔者通过对文物档案管理工作中需要注意的问题进行分析，总结出了一些怎么样更好的做好文物档案工作的方法，以供各位同仁参考。
　　[关键词] 文物 文物档案 管理
　　一、文物档案管理工作时的归档方式和要求的范围
　　对文物档案进行管理时归档工作是及其关键的，管理工作人员需认真保存出自文物发掘、研究、管理与流动时的具有保留意义的纸质或电子等文件材料并将其整理归档，在文物档案管理的过程中对文件的归档范围作了如下要求：
　　1．记录文物发掘全过程的文件．此类文件须注明发掘的地点和时间，发掘时采用的具体方式和方法，详细记录整个发掘过程和发掘人等；
　　2．记录收集文物所做的工作的文件．此类文件主要收录在进行文物的购买和征集时签订的合同或者协议，买方经过初步鉴定合格后出示的文书和付款后开得发票等；
　　3．记录对文物仔细鉴定过程及结果的文件．此类文件主要记录相关鉴定组织人员的详细信息，鉴定的时间地点和采用到的方法，以及最终得出的结论和采集的照片，这当中最重要的非鉴定证书莫属；
　　4．记录文物整体研究的文件．此类文件主要展示文物研究工作者的工作计划与总结，工作时做的重要笔记，同时包括研究的成果报告等内容；
　　5．记录文物珍藏与修复情况的文件．此类文件主要记录对文物进行定期检测的情况和针对不同程度的损坏进行修复的结果等；
　　6．记录管理过程中文物流动的文件．此类文件主要是指交接登记的资料和交接时签订的合同或协议，销售时开得发票和有关定价的记录等。
　　二、文物档案管理工作需要注意的问题
　　1.需要注意文物专业资料和文物专业档案区别
　　在文物档案管理工作中文物专业档案和文物专业资料是性质不同的两种专业文献，这两者的最根本的区别在于它们同文物保护管理单位的专业活动的关系不同。文物专业档案主要是直接记录文物保护和管理单位对文物的保护和研究以及文物利用的一种材料，文物专业资料则是文物保护和管理单位为了文物保护等基本工作参考的目的而收集起来的材料，它并不记录文物保护管理单位专业活动。
　　2．需要注重分析档案材料所反应的具体内客
　　针对文物档案管理工作中出现的专业档案和文书档案由于其表达的内容存在较大差异，因此二者的实质也是不一样的，管理工作者在判断一份文档属于什么范围时必须仔细研读文件材料的具体内容和记录所涉及到的工作领域。
　　3．需要注意认识并遵从文物档案的形成规律以维护档案完整
　　虽然在文物档案管理工作中文物专业档案和文书档案是两种不同性质的文献，但是二者在采文与复文方面又关系紧密不可分割，这是所形成规律的特点之一。同时在形成的所有规律中专业档案还具有围绕一个中心论题形成一套材料的成套性特点，使二者成为一个密切联系的自然整体。为了更好更科学地管理专业档案和文书档案等文物档案，管理工作者进行区分时绝不能割断二者间的内部联系将其强行分开，适度的区分才能保证各种档案的完整性和相互关联性。
　　4．需要依据个文物档案的具体情况进行区分
　　世界不同的地区有不同的人文环境及背景，因此处在不同地域的文物机构的特征以及出自这些机构的文件材料也不尽相同。因此管理机构在工作活动中针对分档时遇到的不同情况，主要将文物档案分为文书档案，因为在分类时遇到的专业档案并不多，但也不能忽略专业档案存在的重要性。如果遇到的某些专业文件材料属于文书档案的附录，可将其按文书档案归档以方便文物档案管理。专业文件材料手机比较繁多的单位部门的档案可以根据机构内部的性质和文件材料的内容进行归档。同时对一些比较难区分的材料可以灵活处理、略带倾向地将其归为专业档案。
　　三、进行文物档案管理需遵循的具体要求
　　1．需要依据文物档案管理的相关标准进行规范归档
　　文物档案管理机构需在有关规定标准的指导下对各种文物建立档案，如重点参考2003年国家文物局公布的新标准《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》。其内容主要包括以下两方面：第一，要求文物管理机构建立档案时将相关资料分为“以保护管理工作记录和科学资料为主”的主卷、“收栽有关行政管理文件及日常工作情况”的副卷以及“收载有关、可供参考的论著及资料”的备考卷；第二，根据档案文件的基本属性又可将这类资料归类为用文字记录方式完成案卷之作的记录性案卷、将已有的原始记录资料收集归类完成案卷制作的收录性案卷和综合性案卷。
　　2．根据“分散建档、集中归档”的规范进行有效地管理
　　由于重点文物保护单位的复杂性和文物档案记录内容的全面性，使得文物档案不仅要记录各单位文物的全部情况，还要包含文物管理单位进行的管理、维护、展览及研究等全部过程。因此若仅仅由几个管理工作者对文物及文物档案进行管理是不可能做到的，所以相关机构必须建设从事文物及文物档案研究的专业小组，让其成员根据自身最熟悉的研究课题对各类档案进行收集和积累以便分档工作人员进行合理高效地整理归档。
　　参考文献：
　　1期刊论文 杨永兴 谈谈文物档案的归档范围-陕西档案 2001(5)
　　2期刊论文 郭明卿 浅谈文物档案的形成与管理-陕西档案 2002(5)
　　3期刊论文 徐微明 小议文物档案及其管理-浙江档案 2009(1)
　　4吕坚 从明清历史档案看档案资料的文物属性[期刊论文]-中国文物科学研究 2006(02)
　　5期刊论文 王娟 谈文物记录档案与文物资料的关系 -前沿2005(10)

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