浅析文档管理工作中电子计算机技术的应用
来源:用户上传
作者:
摘 要:文档管理工作的科学、规范化管理,需要新的科学技术的支持,而电子计算机技术的广泛应用,为其提供了新的有力的技术保障,使得文档案管理工作更加简便、快捷。实现文档管理电子化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是高职院校文档管理工作科学、规范化的有效途径。
关键词:文档管理 计算机技术 规范化
随着科学技术的进步与快速发展,电子计算机技术在档案管理工作中得到了广泛应用,档案管理现代化设备的逐渐增多,使以电子计算机技术为核心的信息处理技术运用于高职院校文档案管理工作之中。文档管理电子化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是高职院校文档管理工作科学、规范化的有效途径。
一、运用电子计算机技术管理文档是加强文档管理工作的必由之路
随着文档管理工作的不断加强与日趋规范,文档管理工作面临许多亟待解决的问题,文件和档案数量的增多,给文件、档案的保管和提供利用带来诸多困难。管理手段落后直接或间接地影响着文件和档案使用的质量,这些只有依靠文档管理的电子化,通过运用计算机技术和手段才能得到有效解决。
在应用电子计算机技术之前,文档管理采用柜架式保存和目录式管理,不仅占用了大量的空间,而且查阅、利用非常不便;虽然目前有部分单位使用计算机管理,但其多数是基于目录级的管理,文档资料本身仍以纸质形式存在。这些传统的、纯粹纸质化文档资料管理所固有的成本高、效率低、原件容易损毁等等矛盾,日渐突出。显然难以适应信息的剧增和文档管理高效率的需求,只有将以往以纸质形式存在的大量文档资料通过计算机技术转化为电子文档,将电子计算机技术应用于文档管理之中,才是解决这些矛盾的最佳途径。
由于纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,但因每个人的理解不同,对同一个文件的分类也就不尽相同,不可避免地出现分类的不准确,反而影响了案卷的质量,给文档的利用带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。因此,文档管理电子化,运用计算机技术管理文档是高职院校文档管理工作科学化、规范化的必由之路。
二、文档管理工作中电子计算机技术的运用
电子计算机技术的广泛应用,使得文档管理以手工管理为主的传统手段发生根本变化,逐渐向采用现代先进技术手段过渡。电子文件的广泛应用产生了电子档案,电子文件是企事业单位和政府机关在日常运作中创建、流转和最终生成的能为电脑识别和处理的文字、图表和图像等电子化文件,是人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务。电子计算机技术在文档管理的应用主要体现在以下方面:
一是用计算机编制档案检索工具,以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等。
二是用计算机进行档案检索,按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件。
三是用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率,档案调阅、归还等进行登记与统计。
应用计算机技术管理文档的优越性主要体现在:第一、可直接通过行业信息管理系统来处理,节省了大量的人力、物力和时间。第二、文档登记、录入、查询和检索都更加准确、快捷。第三、电子文档可以通过网络轻松实现资源共享。第四、纸质文档保存期短,频繁的调阅和复印很容易造成原件的污损乃至丢失,而电子文档则易于保存和维护。第五、携带起来既方便又安全,还可实现档案文件的分级管理,提高了文件的安全性。
应用计算机技术后,电子文档取代了以往的文字材料。电子计算机技术在文档管理中的运用,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作。通过以网络为支撑的计算机技术,极大地促进了文档案管理模式的重大改变,实现文书档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化,提高了文档管理水平和利用的质量,为高职院校的建设和发展提供保障。
三、运用电子计算机技术管理高职院校文档的主要措施
高职院校管理工作中形成的电子文档,对于学校教育工作具有重要的参考价值。针对电子文档易删除、易改动的特点,制定措施妥善保存电子文档,使电子文档和纸质档案一样得到科学保管和有效利用。
一是要培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员。信息化时代的来临以及档案管理信息化,数字化环境所带来的挑战,要求档案专业技术人员必须具备计算机、网络、多媒体等现代化技术知识,这对档案专业技术人员的素质提出了更高要求。因此,培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。加强高职院校档案专业技术人员的能力建设势在必行。文档管理人员要结合本职工作,边学习、边操作,提高业务素质,特别要注重计算机知识、信息技术的学习。案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构,既要具备档案管理基础知识,也要熟练地掌握档案工作的基本原则和方法,还要熟练地掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。所以,文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作者的必然要求,也是文档工作者的努力方向。
二是建立健全电子文档归档制度。建立必要的规章制度是做好归档工作的前提。要做好高校的电子文件归档管理工作,首先就要建立健全电子文件的归档办法,根据国家有关电子文档管理的专业标准,结合本校电子文档管理的自身特点和实际,提出具体可行的规范措施和管理规则,形成一套行之有效的高校电子文件归档制度,使各工作部门进行归档工作时有章可循。此外,鉴于电子文件产生时所采用的软硬件平台的不同所导致的问题,也应提出统一的规范和标准,规定各种类型电子文件,需采用规定的管理通用格式,以保证归档电子文件的有效识读和利用。
三是高校档案部门要与电子文件形成部门协调工作,杜绝电子文件形成和归档工作的脱节。电子文件与传统纸质文件相比,在归档工作中所涉及的问题更加广泛,受制约的因素更多,仅仅依靠一个档案部门是很难完成的,必须搞好与电子文件形成部门、承办部门的协调配合。高校电子文件的形成是贯穿于高校党政、教学、科研等工作的始终,如行政职能部门产生的文件、规定、章程等,教学管理部门形成的教学计划、教学大纲、毕业设计等,科研工作中产生的项目申请、研究成果等。这些电子文件的形成部门是最熟悉本部门的工作管理业务,了解电子文件的内容、形成规律和电子文件之间的有机联系的,由他们来收集、整理、归档,才能保证电子档案的质量。而档案部门最了解全校的情况,掌握归档的原则和方法,按照全程管理原则,应该发挥把关和统筹作用,由他们参与到电子文件管理活动的全过程管理,对电子文件形成部门归档前的收集和整理工作进行指导和协助,帮助这些部门将归档工作纳入部门管理制度、纳入相关人员的职责范围,并按计划进行检查和考核。只有理顺档案管理部门与校内其他业务部门在电子文件归档工作中的关系,发挥各自的优势,才能使电子文档管理形成一个有机整体,从根本上杜绝电子文件形成与归档的脱节,共同形成符合质量要求的电子文档。
四是及时收集,安全维护。高职院校要重视对电子文件的及时收集和妥善保存,防止存贮信息内容的载体在部门和个人手中发生丢失、损坏。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁,光盘是利用激光进行信息存取的,它由盘基、记录介质和保护层等部分组成,而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。收集要实行双套制,即纸质一套,电子版一套。电子文档分类整理后进行脱机保存,以免计算机发生意外情况时造成丢失,危及电子文档的安全。为确保电子文件和电子档案的安全保管和有效利用,应将归档电子文件拷贝至耐久性好的载体上,并采取一式三套,即一套封存保管,一套提供利用,一套异地备份。归档电子文件的封存件不得外借。要严格控制电子文件和电子档案的使用权限,正确处理电子文件和电子档案安全保密和实现资源共享的关系。认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。从保护电子文件的原始信息入手,通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。
五是源头控制,全程管理。从电子文件形成的源头进行有效控制,是有效管理电子文件的基础,档案人员应了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程,把收集工作贯穿于电子文件的整个过程,建立一套完整的管理体系,对电子文件从产生到保存的整个周期进行全程管理,以确保电子文件在整个生命周期受到严密控制。
运用电子计算机技术进行高职院校文档管理,对于发挥文档在高校教育和管理的参考价值极其重要。因此,高校档案部门在积极参与电子文档管理的同时,应和文件形成部门、技术部门等人员密切配合,增强他们的档案管理意识,使高校的文档管理工作更加完善与规范。
参考文献:
1、盛彦.档案馆业务建设与管理[M].档案出版社,2003.
2、谢丽春.高校档案管理实践探索浅议[J].兰台世界,2006,(9)
3、秦东.高校档案管理的现代化发展[J]上海档案,2002,(3)
作者简介:芦忠扬(1966―),男,陕西延安人,延安职业技术学院工会办公室副主任,讲师,中学高级教师。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-9098629.htm
