菜鸟的完美汇报之道
作者 : 未知

  “为什么我做的事情从来没有向领导展示的机会?
  为什么我见到高层什么都说不出来?
  为什么我做了这么多,反而是那些做汇报的人得到领导的青睐?
  为什么我说了那么多,老板还是听不进去?”
  这些常见的与汇报相关的迷惑是困扰很多职场新人的问题。
  事实上,汇报工作是新毕业大学生最难翻越的几座大山之一,很多新人可以很快进入工作角色,把自己的本职工作做得很出色,但是面临向领导汇报的时候,却是捉襟见肘,把握不好分寸,甚至会产生焦虑。有的人面对领导汇报时急于表现,反而辞不达意,甚至产生负面效果;有的人到汇报时张口结舌,纵有满腹经纶,却一个字都说不出来;有的人在不合适的场合汇报了不合适的事情,搬起石头砸了自己的脚……不少菜鸟无奈地感叹:“我何时才能掌握汇报之道啊!”
  其实对于很多职场老鸟来说,汇报都是个棘手的问题。很多工作不少年的人,可以很轻松地搞定项目、搞定订单、搞定客户,但是面对汇报时,也是心里打鼓。一些高层管理人员在每年对公司高层进行汇报的时候,也会焦虑得几个晚上睡不着觉。相比之下,新人所面临的汇报简单了很多,而且还是有一些门道可探的。
  小汇报vs完美汇报
  新人常犯的一个错误就是:认为汇报就是在各级领导面前展现自我,甚至幻想自己可以通过惊天动地的汇报在高层面前充分让对方认识到自己的实力。很多人反而对一些小的汇报机会视而不见,认为这些小汇报没价值,做了也没用。
  小吴就是这样一位新人,他进入公司后做得非常出色,很快成为部门里的骨干。他一直希望部门领导可以直接看到自己的实力和功绩,很想抓住传说中的展示完美自我的机会。对于团队内的日常汇报,如周报、项目周期汇报等,小吴压根儿就看不上,总是草草地随便写两笔。然而,事与愿违,他眼中这种“完美汇报”的机会总是团队组长或者项目经理来做。时间久了,小吴甚至产生了怨念的心理,不仅完全不写日常汇报,做事情也开始敷衍了事了。组长和他谈了好多次,都因为他很抗拒的态度,不欢而散。最终,小吴自己憋不住了,冲进部门领导的办公室,把自己的贡献一股脑儿地倒给对方,顺便痛斥组长和项目经理。很遗憾,结果与他想象的完美汇报相去甚远,部门领导听后只是淡淡地说:“你的情况我大概了解,你回去和你的组长仔细沟通一下,让他来统一汇报吧。”小吴满腔愤懑无法排解,工作上也没了心思,就这样慢慢地在办公室沉沦下去了。
  小吴的最大问题在于并没有意识到什么是属于新人的汇报。每个公司和单位都有明确的汇报线,新人如果幻想抢占完美汇报的机会,很难如心所愿。做好自己的日常汇报,在工作中不断展现自己实力,才能得到提升,肩负起更重要的汇报任务。
  有些新人也会走到另一个极端,就是过度忽视自己的汇报工作。有人认为汇报就是做些表面功夫,把自己的工作做好就行了。有些人会认为自己是小兵,写的汇报没人看,做了也没用。事实上,汇报也是工作中的一部分,做好一些实际工作只能说是把工作完成了一半,通过汇报将工作的内容和成果与团队同步,逐级汇总成为公司重要的信息来源和管理参考,也是非常重要的。这种用汇报来支撑的管理和运营的能见度,在大公司里尤其重要。而且,如果新人不去汇报的话,反而会形成职场的单向瓶颈,使得新人的很多困难和成绩不被大家所了解和接受,甚至会使新人在办公室中“遁形”。
  15秒定律
  汇报也是一种领导和员工之间的沟通,很多常见的沟通技巧在汇报工作中也有一定的参考意义。其中最重要的一条就是要了解被汇报人的性格和兴趣点,有针对性地准备汇报。
  小秦是部门里名副其实的新人明星,不仅工作做得好,表达能力也很强,部门领导对他的汇报也比较满意。有一次,总部一个高层来访问,小秦被选定作为公司代表进行汇报。整个部门非常重视这次汇报工作,提前很久就安排资源帮助小秦来准备。小秦自己也暗自下决心,一定要把这次汇报做好。然而,正式汇报前的几次演练效果都不理想,部门领导认为他的汇报做得太细了,一来讲不完,二来一些细节根本不会让高层产生兴趣。同时,部门领导也提出了一些修改意见,将一些小秦看起来不相关的信息加进去了。自负的小秦不完全同意这些信息,觉得耽误了自己的核心汇报内容。正式汇报时,小秦还是重点讲自己认为对的内容,把一些部门领导要求加的内容都略讲了。高层领导在听报告时,不断皱眉头,最后实在忍不住了打断说:“这些内容很好,就是有些太细了,稍后给我发邮件吧。我有几个问题……”话刚说到这里,高层领导的助理在他耳边说:“时间到了,我们必须出发去另一个重要的会了。”高层一行就这样走了,丢下了一脸愕然的小秦。他不仅没有时间把自己引以为豪的内容汇报完,部门领导想通过他表达的内容也都没汇报到。很明显,这在大家看来都是一个非常失败的汇报。
  小秦最致命的错误就是不了解高层的想法,他认为重要的内容在对方看来只是一些不重要的细节。相反,他的直接领导们站得比较高,可以看到更多的关键点,也更了解高层的想法。在有限的时间里,他并没有做有针对性的汇报,而是过度地以自我为中心展开汇报,必然效果不好。
  很多咨询公司或者MBA课堂上都会做一种叫15秒钟电梯游说(Elevator Pitch)的训练,就是假定在电梯中碰到公司高层,如何在15秒中将重要的信息汇报给对方。事实上,15秒钟根本不可能完成一次哪怕是最简单的汇报,因此如何在这段的时间内,把最核心的内容转达给对方,引起对方的瞬间思考和兴趣是最关键的。
  小李就是这样一个汇报高手,刚毕业进公司不久就以其能力和情商,取得了部门领导的信任,负责公司里很重要的一个项目。这个项目虽然进展不错,但是有一些关键风险。然而,由于各种原因,部门领导虽然几次向公司高层汇报了这些内容,效果并不好,也没有得到足够的资源来解决这些问题。有一次,小李刚从客户那里出差回来,正巧在电梯里碰到主管的高层领导王总。对方礼节性地关心他说:“刚出差回来啊?”他回道:“王总您好,刚从xxx客户那里回来。”王总一看是和公司重点项目相关,回问说:“怎么样?一切还好吧?”小李看到时机已到,简短地汇报说:“目前进展顺利,但是一些关键节点的问题还需要小心。”王总听到后和他交换了一下眼神,又看了一下表,说:“今天下午我4点有空,你和你领导来我办公室汇报一下情况吧。”之后的专项汇报中,小李和领导取得了高层的理解和重视,从而得到了更多的资源来支持项目。   上面就是一个很精彩的15秒电梯游说的例子。在大公司中,由于各方的利益平衡,很多公开汇报中提到的问题不会得到很好的解决。然而,这种来自前线的实时汇报,反而会更容易击中领导关心的关键点,很多难题反而迎刃而解了。
  勿以汇报当圣经
  很多针对职场新人的书中,会提到一条建议:要新人勤汇报,通过不断的汇报让上司更加了解自己,并不断建立尊重。这种说法有一定道理,但是把握不好时机,反而适得其反。
  小吕是个信奉勤汇报的人,每天早请示、晚汇报,每做一项工作都会和领导说。团队里很多工作都是大家合作的,小吕在汇报时不可避免地将别人的工作也一并提及了。很快她就引起了大家的反感。认为她太“孔雀”了,而且还汇报别人的事情,太过分了。面临如此频繁的汇报,领导也渐渐受不了了。小吕的频繁汇报不仅占用了他大量的时间,而且经常汇报和请示的内容也是没必要的。后来,领导开始有意躲避小吕的汇报,但这并没有引起小吕的重视。最后,忍无可忍的领导私下找小吕谈:“有些交给你做的事,不用每个细节都口头汇报,关键问题我们可以讨论,细节内容可以写在邮件汇报里。”小吕听到这些感到很伤心,觉得自己的同事不理解自己也罢,但是没想到领导也反感自己的汇报。就这样,小吕因为汇报,成为办公室所有人都不喜欢的人。
  汇报虽然是工作中重要的组成部分,本身也是要占用资源(如汇报双方的时间)。频繁不加选择的汇报,不仅会占用大量的时间,还可能会因为过多的汇报内容引起别人的反感,反而适得其反。
  越级汇报要小心
  越级汇报是个永恒的难题,很多老江湖看到时都会皱眉头,新人碰到这种情况更容易处理不好。虽然越级汇报一直不被管理学所认可,很多书本都会建议管理人员不能鼓励越级汇报,但是在实际当中,越级汇报的踪影职场上很常见。很多领导将越级汇报作为形成办公室制衡的一种武器。面对这种常见的非常规场景,职场新人们一定要小心。
  小黄毕业后在一家大企业总部做市场方面的管理工作。她平时兢兢业业,不仅在专业能力方面不断得到提升,而且在管理方面也不断积累,得到了上级的认可。有一天,部门总经理杜总突然找她去汇报管理工作的情况。她走进总经理室,发现她的直接上级也坐在里面。杜总首先问她:“最近管理工作怎么样,有什么困难么?”小黄感到这是个不错的机会,一股脑地把自己的成绩汇报上去,还说管理工作很繁杂且工作量很大,需要很多资源。但是,通过自己的努力,不断提高工作效率,优化管理流程,效果还不错。汇报过程中,杜总不断投以赞许的目光,但是她的上级却一直埋着头。当小黄沾沾自喜地走出总经理室,一个老员工和她说:“你傻啊!你上级正在以工作量太大为由,向杜总要资源要编制呢,你怎么能说就这样工作也能做好呢?”一句话把小黄的兴奋劲打到冰点。之后,因为这件事,即使小黄怎么努力,直接上级也不怎么赏识她。
  很明显,小黄的汇报内容虽然都没错,但是在这个跨过上级的公开汇报中,她在不明情况的时候,做了“乌龙”汇报。
  在如何处理越级汇报这个问题上,很难有一个明确的处理方法。面对错综复杂的职场情形,不同的场合需要有不同的对策。对于新人来说,建议还是少做越级汇报,尤其是在看清办公室里的规则和格局之前,贸然趟这种越级汇报的浑水不是很明智。在公开的场合,不得不汇报的时候,建议一定要与直接上级保持一致。即使直接上级有很大的问题,必须做越级汇报的时候,最好还是在非正式场合单独汇报,说话的分寸一定也要把握好。
  总之,如何汇报是职场中永恒的主题之一,也是一项职场中的艺术。新人做汇报虽然面临各种各样的困难,但是一定不能就此逃避汇报。同时,各类职场建议和书籍中虽然都提到一些汇报的技巧和策略,但是这些内容很多都要建立在足够的工作经验和职场浸润的基础之上,新毕业的学生使用起来还是要慎重一些。对于新人来说,把握上面提到的一些最朴素的原则,避免一些汇报方面的陷阱,至少降低不适当汇报带来的风险。同时,新人要在工作中不断积累,用心体会公司的方方面面,这样才可能在汇报中做到游刃有余。
  责任编辑:方丹敏

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