高校科研机构中科研秘书的工作浅析
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作者: 李艳
随着经济的全球化和知识经济的来临，世界主要发达国家都意识到国家创新体系在经济和社会可持续发展中的重要作用，均相继加强了本国创新体系的研究和建设。高等学校是国家创新体系的主要组成部分，发挥着重要的作用。而在高等学校中，科研机构是科学研究力量中的“集团军”，集中了高校主要的优质科研资源，是高校发展科学技术的重要基地和骨干力量。我国高校办学规模的不断扩大，管理体制的不断深化及校级科研机构的大量涌现，许多高校都实行了校院两级的管理模式，二级单位的科研秘书岗位也应运而生。科研秘书虽然是科研管理队伍中的基层群体，却是不可或缺的重要环节。作为科研秘书，如何正确认识自己的工作岗位，如何把握工作方式和方法，需要具备什么素质和业务能力，笔者就亲身体会做如下探讨。
一、科研机构中科研秘书的重要性及主要职责
（一）科研秘书的重要性。
校级科研机构中的科研秘书是从事基层科研管理工作的专职人员，其处于管理与科研的中间位置，是科研机构科研工作管理的实践者，是保证科研工作正常运转、科研资源得以完善管理的一支重要力量，其工作开展的如何将直接影响科研机构科研水平的提升。因而，科研秘书虽然是科研管理队伍中的基层群体，却是“管理链”中不可或缺的一环，它既是科研管理工作的具体执行者，又是各项管理活动的组织者，在科研管理过程中起着承上启下的桥梁作用，是协调部门关系的纽带。
（二）科研秘书的工作职责。
科研秘书的工作职责是在科研机构领导的调控下，按照一定的科研管理原则，运用各种管理手段，组织和协调各项科研活动，为顺利完成科研任务，实现科研目的提供必要条件，具体来说主要职责包括：负责协助领导制定科研机构的年度科研计划，做好中期检查，总结和落实执行情况；负责组织各类科研项目申报和管理、协调项目实施；负责科研档案的建立和保管，如各类统计表、课题申报表、立项通知书、结题通知书、成果原件、论文的基金名称标注等；引导学生正确认识科研记录的重要性，协助并监督科研人员做好科研记录；协助学术交流活动的计划和安排，对科研机构的学术报告会进行备案，填写学术性会议备案表并将会议材料归档；负责科研成果的申报，做好科研成果的登记和材料收集、整理和归档工作；协助开展科技服务、技术咨询、成果转化等；负责协助领导修订有关科研成果管理、奖励，奖金分配制度或文件，统计各位科研人员每年的科研工作总结，撰写科研机构的年度计划及年度总结报告；做好日常科研活动记录及各种科研报表等工作；负责科研项目及其经费的常规管理；科研仪器设备的管理为维护；完成校科技处和科研单位领导交办的其他工作等内容。
由此可见，科研机构中的科研秘书工作具有协调性、事务性、周期性和繁杂性的特点，同时又承担着管理、服务、沟通的职能，所以科研秘书在工作中应当树立科学管理、热忱服务、沟通无限的工作理念，确保各项科研工作顺利开展。
二、科研机构中科研秘书应具备的素质及业务能力。
要保持科研管理工作协调运转，科研秘书需要具备以下几个方面的素质及业务能力：
（一）具有较强的综合分析能力、组织协调能力、灵活的应变能力，及和谐的人际关系和良好的心理素质。
科研秘书的工作活动要贯穿于科研工作的整个过程，并且是一个不断变化的动态过程，既要与校科技处领导、院系领导、科研人员联系，又要与学校的科技处、研究生部、财务处等职能部门联系，还要组织科研项目申报、科研会议的筹备等等，因此既要与相关机构及人员建立和谐顺畅的工作关系，又要保持良好的互动，这就要求科研秘书具有较强的综合分析能力、组织协调能力、灵活的应变能力及和谐的人际关系，能够协调各种关系、充分调动各方面的积极性，同时解决工作中出现的纷繁复杂的问题，最大限度地利用人力、物力资源为科研工作提供完备的服务与保障。另外，在日常的管理工作中，难免会遇到一些难以解决的问题和不可避免的矛盾，有时还可能会不被人理解，甚至遭人误解、批评，因此科研秘书需要具有良好的心理素质和较强的心理承受能力，始终保持冷静、理智的头脑，努力克服工作中遇到的困难。
（二）具有相关的专业背景。
科研机构中科研秘书的服务对象是学科领域中学历层次高、知识范围广、思维活跃、创新能力强的科研人员，要为这一优秀的知识分子群体做好优质服务，首先要拥有与他们交流互通的语言。这就要求科研秘书具有较强的涉及本学科领域的基本知识和业务水平，熟悉本单位科研人员的研究领域、研究水平、最新研究进展及科研动态，不断学习，不断汲取新知识，努力提高为科研服务的本领。
（三）具备较强的文学功底和文字处理能力，还要有一定的外语水平。
在日常科研管理工作中，科研秘书往往需要协助领导起草科研相关的工作文件，并且对科研人员所撰写的项目申请书等材料进行必要的形式审查、内容检查、修改等，因此文学功底和文字处理能力对于科研秘书来讲是必不可少的，是一个合格科研秘书的基本要求。同时，伴随着国际交流与合作的深入开展，国内外高校的科研合作越来越频繁，科研机构也可能引进外籍科研人员，因此科研秘书也应该努力提高自身的外语水平，以更好地组织完成各种国际科研合作和学术交流活动，更好地服务于科研工作。
（四）具备现代秘书专业技术能力和信息收集分析能力。
随着知识经济时代的到来，信息化、数字化和网络化是高校科研管理的发展趋势。在如今的科研工作中，从科研项目的申报、中期检查、结题到成果登记均采用专用的计算机软件，大量科研信息的发布、搜集、储存、整理、查询、统计，都离不开计算机和网络。这就要求科研秘书要熟练掌握电脑操作的基本知识，熟悉现代化的办公设备，熟练掌握各种项目申报管理软件和系统，灵活运用计算机和网络来完成科研管理工作，同时，科研秘书需要对相关信息具有足够的反应灵敏度，关注各类基金网站和科技信息网站，及时捕捉和快速反应并处理各种信息，把处理后有价值的、具有前瞻性的信息反馈给分管科研的领导和科研人员。
（五）具有保密意识，严守科研秘书信息保密制度。
科研秘书通常接触大量内部文件，参加重要会议，掌握本单位的科研动态、规划，科研人员送交的材料大多涉及专业领域的最新研究结果或创新性的研究思路，因此科研秘书要严格执行国家有关保密规定，严守机密，不在不宜场合透漏应保密或回避的信息，这是科研秘书必须具备的职业道德。
三、科研机构中科研秘书的现状及主要问题：
（一）科研秘书工作没有得到足够重视。
现阶段为适应科学研究工作的需要，校级科研机构的科研体制和人事制度相对于高校的二级院系有很大的改革，从目前科研机构的用人需求来看，近来年，科研机构不断加大科技人才的引进力度，同时严格控制行政管理人员编制，一个科研单位一般只有2-3位行政管理人员，科研秘书不仅要应对整个科研单位所有科研人员的科研管理工作，同时还要兼职其他行政事务性工作，例如：研究生管理、教务工作、学术交流与合作、人才引进、办公用房、水电费等诸多事项，一名科研秘书要身兼数职，既做科研秘书，又做行政管理工作。造成科研秘书所从事的工作呈现多、乱、杂的现象，使科研秘书的精力分散，不能专心搞好科研管理工作，影响业务水平的提高。
（二）科研秘书对岗位认识不够，缺乏职业意识。
校级科研机构中的科研秘书是管理者与科研人员联系的中介环节，工作的局限性、繁杂性、重复性，使科研秘书必须投入大量的身心精力进行长期持续的服务性工作，而科研成果是他人的，职称待遇也不会因为他人的成绩而提高，因此缺乏从事管理工作的自豪感和成就感。另外，科研机构中科研秘书的管理及服务对象大多为海内外引进的高层次科研人员，要求较高，而科研秘书受限于自身的业务水平及工作能力，有些工作不能令科研人员满意，从而造成科研秘书的付出得不到应有的肯定和回报，久而久之，便产生工作倦怠情绪，导致工作消极，效率低下，进而妨碍科研机构科研活动的积极开展
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