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充分发挥二级学院研究生秘书的作用

来源:用户上传      作者: 宋标

  摘要:研究生秘书是学校基层管理人员,是研究生培养过程中的先锋,是学位与研究生教育工作的前哨,研究生秘书的业务素质、管理水平、人文修养和工作热情将直接影响到研究生的培养质量。文章根据当前研究生管理工作的现状,详细分析了研究生秘书在研究生全程管理中的重要性,并就如何发挥二级学院研究生秘书的作用作了较为深入的探讨。
  关键词:二级学院;研究生秘书;研究生教育;高校
  中图分类号:G645 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2013)49-0025-02
  随着我国高等教育事业的迅猛发展,研究生教育规模也有了快速的增长。为了更合理配置和优化教育资源,许多高校将研究生的管理职能与工作重点转移到二级学院,实施了校院二级管理模式,这样就形成了学校—学院、学校—学院—学科、学校—学院—学科—导师等多种管理机制,以及学术型、专业性等多元化培养类型。无论是哪种管理机制,学院都是研究生教育管理的主要负责人,而担负着研究生过程管理的实际执行者就是研究生秘书,研究生秘书是二级学院研究生教育管理工作的基础执行者和组织者,要全程参与研究生招生(招生宣传、招生目录制作、入学统考、复试的组织、录取工作等)、研究生培养(学籍管理、教学管理、培养环节管理、论文管理等)、研究生学位授予(学位论文评阅、学位论文答辩、学位授予、学位信息上报等)以及学科建设等近百余项工作,如果学科专业分的过细,研究生秘书的工作量就会随之增多,难度增大,无形之中,就会对研究生秘书有更高的要求。
  一、新形势下研究生秘书工作的重要性
  高校推行研究生教育二级管理以后,研究生部(院)也把相应的研究生的具体管理工作下放到二级学院,各学院在教育部与高校总的战略性目标管理和总体规划下,对研究生实施过程管理与全面管理。新形势下研究生教育在发展过程中总会出现新情况、新问题,研究生管理的工作强度和难度也远远超出了以前,研究生秘书是高校实施研究生二级管理的重要力量,在研究生全程管理过程中,起着不可替代的作用。在研究生部(院)和学院主管院长的领导下,运用各种管理手段,组织和协调学院在研究生教育过程中的种种工作,是研究生管理的一项重要环节,研究生秘书作为协调学校或研究生部(院)、科技处、档案馆、学院、学科、研究生和导师的桥梁,是研究生培养过程中的先锋,是学位与研究生教育工作的前哨,研究生秘书的业务素质、管理水平、人文修养和工作热情将直接影响到研究生的培养质量。研究生的培养方式与本科生、专科生是不同的,在从招生录取到学位授予的整个过程,管理中的具体工作基本上是由研究生秘书组织完成的,同时研究生秘书还要及时处理一些突发事件,这就需要全面提高研究生秘书的整体业务水平和管理能力。目前研究生教育已经向纵深发展,这更亟待需要对研究生秘书的培养,更何况很多高校的研究生秘书都是身兼多职呢。
  二、如何才能更好发挥研究生秘书的作用
  研究生秘书要想适应新形势下的研究生教育管理工作,必须要明确自己的职责,要具备一定的技能,还要不断的增强敬业意识、服务意识、创新意识,不断的学习,提升自身的业务水平和综合素质。
  1.工作职责。除了协助学院作好上述研究生教育全程管理的常规工作,还要及时作好与研究生工作相关的资料归档与管理工作。
  2.素质要求。①要具备爱岗敬业精神。这是作好任何一项工作的前提和基本保证。研究生秘书的日程工作范围广而杂,责任重大,不容忽视,否则将会直接影响到本学院甚至学校研究生的教育管理工作。这就要求研究生秘书要有高度的自豪感和自信心;爱岗敬业、态度谦和;任劳任怨、不计名利;摆正姿态、认清工作的重要性,积极主动地为师生服务。②全心全意的服务意识。研究生秘书作为办公室工作人员要有大公无私,积极主动服务的意识形态,也应该明确辅助地位,服从调配和指挥。研究生秘书不止要服务于主管院长和研究生部(院),还要为导师的教学科研服务、研究生的生活学习服务。③较好的协调沟通能力。研究生秘书面对的是主管院长、教师和研究生,在工作中经常需要传达文件精神、交涉事宜、反馈信息、汇报工作、所以要有较好的表达能力,同时,研究生秘书也要与研究生部(院)、科技处、档案馆、主管院长、导师、研究生等联系与沟通,协调各个方面的关系,确保研究生教育工作的顺利开展。④要有科学管理意识和统筹规划能力。研究生秘书要清楚研究生管理工作各个环节的工作流程,寻找其中的规律,科学地制定工作目标。如研究生开题报告与教学工作安排、研究生入学复试与答辩工作等,就需要研究生秘书统筹安排、合理优化本职工作与其他工作,做到井井有条、事半功倍。
  3.充分发挥研究生秘书的作用。院级研究生管理人员是研究生全程管理的一线工作者,在工作中起着至关重要的作用。如何焕发起研究生秘书的工作热情,调动他们的积极性和主动性?①职责权一致。研究生部(院)既然将过程事务型管理下放到学院,学院势必也应该拥有相匹配的研究生管理权,而学院也要赋予一线工作人员一定的权力,形成职责权辩证的统一。否则就会造成责权不明,不利工作的开展。②引入激励体制。加强对研究生秘书评价体系和激励体制的建设,从物理和精神上予以体现,充分肯定研究生秘书在研究生全程管理过程中的作用,提高合理的发展空间。适当的提高研究生秘书的待遇,或适当增加研究生秘书的岗位津贴及职务待遇,稳定研究生秘书队伍,进而注入新鲜血液,加强研究生管理队伍建设。③提供交流平台,加强教改创新。各学院、各学科的研究生事务型管理工作都存在同性和特性,也有其自身的规律与特点。有必要开展学习交流与调研等活动,分析国内外相关高校的差距,搭建交流平台,以便院系、校际之间的交流与借鉴,整合优势资源,提高管理效率。同时,学校也应对于研究生教学管理和教育管理工作,给予适当的资助,开展教改研究,增强研究生秘书的科研意识,不断提高创新意识和开拓进取的精神,提高自己的管理水平。④加强心理素质和沟通协调能力的培养。研究生秘书每天面对繁重的日常工作,要善于自我调节,保持情绪稳定,遇事不慌不乱,冷静处理。除此之外,还要与广大师生接触,也应具备较强的沟通与协调能力,才能及时妥善处理好教学过程中的问题。对待领导,要不亢不卑;对待导师,要平等协调、尊重理解,互敬互谅;对待学生,要热情真心。
  总之,研究生秘书工作质量的优劣是提高研究生管理水平的关键所在。学校各职能部门应提高对研究生秘书工作重要性的认识,完善保障体制,加强激励体制,充分调动研究生秘书工作的积极性和主动性,而研究生秘书也要不断加强职业意识和业务培训,提升自身的综合素质与业务水平,充分发挥研究生秘书的作用。
  参考文献:
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  [2]陈钟颀.我国学位与研究生教育的特色[J].学位与研究生教育,2012,(4):4-6.
  [3]房莲,朱泉同.高校研究生秘书工作刍议[J].科教导刊,2011,(10):176-177.
  作者简介:宋标(1977-),男,南京信息工程大学数学与统计学院,讲师,研究生,从事管理方面的研究。
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