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高职院校的教学秘书角色定位及应具备的素质能力探讨

来源:用户上传      作者: 郑儿

  摘要:教学秘书一般由责任心强且熟悉教学管理的人员担任,对教学管理起到非常重要的作用。作为学校要对教学秘书的作用清楚认识,培养有潜力的人员担任这一重要角色。文章从三个方面进行了高职院校教学秘书的角色定位,同时对教学秘书应该具备的素质能力做了简单分析。
  关键词:教学秘书;高职院校;角色定位;素质
  中图分类号:G715 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2014)17-0023-02
  目前高职院校的发展引起了国家教育部门的高度重视,高职院校的顺利发展离不开教学管理。在各个院系教学管理中,教务秘书是一个重要的角色,教学秘书一般由责任心强且熟悉教学管理的人员担任,对教学管理有起到非常重要的作用。重视对教学秘书的定位,培养其素质能力是目前高职院系领导班子急需重视的问题。
  一、教学秘书角色定位
  1.教学管理者。教学管理是按照教学计划对教学活动进行的管理,教学管理包括教学过程的组织管理和教学行政管理。作为教学秘书,在整个教学运行中从事以下三方面的管理工作。第一,在学期开始阶段,教学秘书要协助各院系的领导以本院系的人才培养方案为基础,安排开课计划,对每位教师的上课时间、科室、教材征订等进行安排。在学习结束时安排教师出题、试卷的分发以及成绩的登录。另外,教学秘书要处理教学中出现的意外状况,例如协调教学计划变动、教学评估以及上课教师变动等情况。第二,保管教学文件材料。教学中涉及的各种文献资料均需要教学秘书收集和保管,例如本院系各专业的发展规划、教学大纲、教学计划等,教学秘书按照这些资料的属性将它们分类保管,保证材料的完整性和可靠性。第三,教学质量监管。教学秘书在日常工作中要积极收集来自师生的信息,评价教师的教学质量,对教师教学环节进行检查,实施全过程的监控,促使教学质量不断提高。
  2.师生服务者。教学秘书是整个教学活动的管理者,他们的工作性决定他们具有服务性,同时服务于教师和学生。第一,服务教师。教师是学校教育活动的主要力量,要保证教师教学活动的顺利进行,教学秘书的配合必不可少。在学期开始初期,教学秘书就要准备好相关的教学材料,例如课表、教材、听课记录表、教学日志、开新课申请等,便于教师开展教学。学期中期,教学秘书协助教学主任进行教学检查,对教师抽样检查,在师生座谈会上做好记录,了解师生对教材的评估,为教材调整打好基础。学期末,教学秘书要组织教师出试题,安排考试时间、场地,发放考卷。另外在期末教学秘书还要征订下学期教材,考虑教师的诉求,在自己能力范围内满足教师的诉求。第二,服务学生。学生是教学的对象,教学的日常工作离不开学生,因此必须做好服务学生的工作。在开学初期要配合辅导员发放教材、课程表、班级日志,新学年还需要完成新生的报到注册。同时教学秘书要及时向学生传达各种教学信息,例如英语等级考试报名、科目重修、选修课选报等。另外,教学秘书还需要严格执行学校的各种规范,积极促进学生规范行为的养成。
  3.部门联络员。在高职院校中部门数量较多,作为教学秘书不仅工作量大,而且工作烦琐,与各部门之间均有非常密切的联系。第一,教学秘书要与学院领导部门加强联系,积极了解院系工作安排,传达院系领导指示。第二,教学秘书要与教务处加强联系,实际工作中不可避免地接触教学运行科、实践教学科以及考试办公室等。第三,教学秘书要与学院办公室、学生处等建立关系,协助教学工作的顺利开展。第四,教学秘书加强与教师和学生的接触,了解教师和学生需要,解决他们的需求。总之,作为教学秘书一方面要“上令下达”、“下情上奏”,及时传递和反馈各部门和学生的信息。例如教学秘书要将教务处的教学计划、课件要求等传达给教师,院系对教学管理的相关意见也要由教学秘书及时反馈。另外一方面,教学秘书要充当协调员的角色,协调师生和各部门之间的关系,充当学院各部门、学生、教师之间的纽带。例如,教师因故不能上课,教学秘书需要安排学生自学或者是寻找代课教师,而学生对教师在教学上的一些意见,也可以通过教学秘书与教师沟通。所以教学秘书要做好自己的本职工作,不断提高执行力。
  二、教学秘书应具备的素质能力
  1.人性化的管理手段。教学秘书的管理工作是以学生为主体、教师为主导、师生共同配合的组织管理,其重点是为学生和教师服务,即教学秘书的工作对象是人,因此教学秘书必须坚持人性化管理,建立和谐的教学管理氛围,注意兼顾各方利益,以师生为本,对教师和学生的正当诉求全面考虑,选择合适的工作方式,从而保证教学活动的顺利进行。
  2.认真的工作态度。教学秘书是院系教学中重要的角色,其工作量大、工作内容复杂,任何细小的错误都有可能导致非常严重的教学事故,影响教学活动的顺利进行。因此教学秘书必须要认真履行职责,在工作中保持认真的态度,谨慎小心,以学校、师生利益为重,避免工作差错的出现。
  3.较强的应变能力。目前我国教育中要求实施个性化教育,学生的个性特点更加明显,因此增加了教学过程中各种突发事件的发生率,面对这些突发事件,教师秘书必须具备较强的应变能力才能正确处理,降低突发事件的不良影响,保证教学管理有序进行。
  4.熟练的计算机应用及网络应用。随着信息时代的迅猛发展,教学管理工作从以往单一的纸上办公方式转为更为快捷的计算机处理方式,教学秘书必须适应信息时代的高速发展,不断提高自己的计算机操作能力。利用计算机完成教学管理的各个环节,许多日常工作,例如:教学计划修订、课表编排、成绩管理、档案管理、文件管理、学位评定、教学管理过程中的各类表格、图标等统计工作等,以及网络的使用,通过电子邮件完成资料的传送发放等,这些都要求教学秘书必须掌握和运用以计算机网络技术为代表的现代化办公技术,用这些现代化技术武装自己,提高计算机管理操作的水平,以便更好地为教学服务。
  5.健康的心理心态。从事教学秘书工作的同志必须具备良好的心理素质,特别是默默奉献、任劳任怨的心理品质素质。教学秘书要以虚心、热心、细心、耐心的态度完成自己的工作。面对工作中的诸多困难与压力,只有具备良好的心理素质,把个人的理想抱负与人生价值的实现融入平凡、默默无闻的工作,踏实工作、不图名利才能做好教学秘书的工作。工作中经常会遇到各种困难,有时还要蒙受委屈,没有任劳任怨的心理素质,一天到晚情绪低落是干不好这一工作的。这就要求教学秘书加强自身修养,要有公而忘私、全心全意为教学服务、为群众服务的精神,以良好的心态全身心投入本职工作。
  综上所述,高职院校的教学秘书在教学运行中主要担任教学管理者、师生服务者、部门联络员的角色,作为教学秘书必须要具备认真的工作态度、人性化的管理手段、较强的应变能力和较高的综合素质,只有这样才能科学处理教学运行中出现的各种问题。作为学校要对教学秘书的作用清楚认识,培养有潜力的人员担任这一重要角色。
  参考文献:
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