论高校学生档案管理

来源:用户上传      作者: 李玉方

　　[摘 要]：大学生档案是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核、录用干部的重要依据，更能反映出每个学生在校期间的重要人生履历。然而，高校的大学生档案管理工作仍然存在着许多不规范、不标准的问题，使得大学生档案不能恰如其分地反映其真实情况，鉴于此，本文针对大学生档案管理工作中存在的问题提出了一些改进的方法。
　　[关键词]：大学生档案管理 问题和对策
　　
　　高等院校学生档案是国家人事档案的组成部分，是学校教育、考察、培养人才的第一手资料，更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。因此，深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题，对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业，甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可忽视的现实意义。
　　
　　一、高校学生档案工作存在的主要问题
　　
　　(一)缺少相关法规的约束。
　　由于没有相关的条文约束，也没有统一的建档标准，致使高校学生档案管理体制不――有的把学生档案和干部人事档案放在一起管理；有的干脆把学生档案放在各个院系，实行分散管理。不管哪种管理方式，都有一个共同的特征――学生档案的管理工作都是归口部门的“附属品”，因为它既没有明确的定员编制，也没有具体的办公经费及工作量考核标准，所以，谁也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是，学生档案管理工作在不规范的环境中运行，其结果必然是杂乱无序。
　　
　　(二)学生档案管理缺乏标准化、规范化。
　　1、归档材料手续不完备――签章不符合要求。比如没有学校公章――用系、所的印章取而代之；学生成绩单没有教务处的公章，甚至用复印件替代的现象也时常发生。
　　2、档案材料页面没有日期记载。最常见的有：论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生干部登记表、奖助学金申请表一一如果同一类材料(表格)多次出现，便顺序不清、无法排序。
　　3、页面设置随心所欲。多种纸张开本和页边距设置不规范，但是在档案管理中却要接受“标准化”的约束。学生档案材料属长期保存的机密材料，应选用质量较好的纸张，应在80克左右，应按统一规定，用27厘米t19.5厘米的A4纸，左边要留有2.5厘米的空间以便装订。大学生档案产生过程中人多手杂，随心所欲的取舍与发挥，其结果必然五花八门。
　　4、书写用笔不规范。有的填写档案材料时采用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸，也有的用铅笔。不规范的书写用笔有违《干部档案整理工作细节》。
　　5、目前，学生档案的管理一般由学生管理部门统一管理，井将学生档案的整理交给院系完成。由于学生管理部门和院系没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、出现错别字、学年度班组鉴定千篇一律、材料缺失等等。
　　6、学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，学生档案室只成为“废纸”一堆，无人查阅、也无法查阅，不利于高校教师了解学生，对学生因材施教；因此，借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。
　　7、毕业学生档案的转遍、管理工作不完善。在国家对高校毕业生实行统分统包时候，高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地教育局或有人事任用权的用人单位，随着高校毕业生就业制度的改革，国家不再对高校毕业生进行统包统分，生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案应该由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于生源地的人事部门没有了保管毕业生档案的权利和责任，因此忽视对高校毕业生档案的管理，加上转递环节复杂，导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来不良影响；学生档案的转递工作，时间集中且短，流量大，涉及面广，参与的人员多，要设置合理的传递方式和周密的传递环节，严格传递手续，以防毕业生档案丢失。
　　
　　(三)档案管理模式老套、技术陈旧落后。
　　大学生在学期间形成的档案是其人事档案的基础，这份档案将记录其人生的起点。知识经济时代，档案电子化、信息化的浪潮汹涌澎湃――数年之前，高中毕业生的电子档案已经出现。令人不解的是进人大学以后的档案却是沿用了数百年的纸质档案。研究者已经注意到这种“返祖还原”现象，指出：目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中。大学生档案管理体制、管理模式、技术手段滞后于信息时代。
　　
　　(四)档案信息量不足。
　　目前高校学生档案承载的信息量是在计划经济体制下设置的，归档材料涉及的一般只是普通高中毕业生登记表、高校招生报名表、高校招生考生体格检查表、普通高校招生机读志愿卡、学籍表、成绩表等。在市场经济条件下，这些材料有的已经过时，有的却是“分量”不足，无法满足信息时代用人单位的信息需求。
　　
　　二、高校学生档案管理工作的对策与措施
　　
　　(一)统一认识，确保大学生档案管理有章可循。
　　随着中国高等教育大众化步伐的加快，大学生人口比率快速提升，大学生档案成为人事档案管理工作重中之重。从大学生个人来讲，学生时期的档案是其全部档案的基础。所以，用“法规”的力量强化人们的档案意识，指导、约束大学生的档案管理及运作方式，不单单是档案工作者的心声，更是国家档案事业所要求的。同时加强管理，布置、总结和检查学生档案工作。
　　
　　(二)及时收集、有效整理。
　　大学生档案记录的是他们大学期间数年的成长历程，漫漫苦读最终目的在于“学以致用、报效祖国”。鉴于档案材料在就业中的重要作用以及就业推荐与招聘工作的重要依据，大学生档案管理方式方法已不能再沿袭过去的老一套――等到毕业生离校时再整理归档了。要从大学生被录取那一天起就做好建档工作，入学后根据其专业、班组群体性特点，随时按照国家档案法规的要求，收集、征集有关材料，一经形成，尽快存入。
　　显然，高校学生档案的主要特点是“动态”而非“静止”的，除了上述有规律地及时收集学生在校各个阶段形成的档案材料外，还必须建立学生档案收集制度，形成档案材料收集网络；要善于抓住各种机会，广泛宣传学生档案收集的意义和作用，以引起各级领导和各职能部门的重视，增强教职工和学生的档案意识，获得他们的支持与配合。为了档案材料及时、安全地传递，建议以班级为单位设置一名兼职档案联络员，系学生会设置一名专职档案联系人，协助班主任工作。每当学生档案增加材料，经班主任验证签字后，及时送交档案室。这样既有利于档案材料收集的横向联系，又有利于材料收集过程中的保密与安全，及时、准确、完整地把档案材料收集到位。学生档案材料的收集要

保证档案材料的完整、齐全；文字材料、纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整，归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸书写，要求不出现错别字；不得用复印件代替原件存档；学年度班组鉴定要根据学生实际，尽量能表现出各个学生的特点；学生在高中阶段也要完备高中档案，入学即向校方提供。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，并指定院系专人负责，实行统一要求。档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。
　　
　　(三)扩大档案归档范围，全面记录人才成长历程。
　　全面推进素质教育是中国教育事业一场深刻的变革，是一项事关人才素质、影响深远和涉及社会各个方面的系统工程。大学生档案应该详尽记录在这一教育变革背景下的成长历程。因果，原有的归档范围既不能涵盖其全貌，也不能使用人单位对毕业生有全面准确的了解。笔者建议：根据当前大学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能等情况增加如下内容。l、诚信记录。诚实守信是一个人发展的重要品德，也是用人单位热切关注的焦点。学生信用档案是学生个人学习生涯的信用资本，可以通过积累学生在校期间诚实守信方面材料形成，准确反映学生的信用行为和品行状况。2、创新潜能。创新是民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。档案材料不仅要关注学生的过去学业成绩，而且要善于发现、详尽记录学生可能发展的潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。3、情商概况。现在心理学家普遍认为，情商(主要是指人在情绪、情感、意志、耐受挫折等方面的品质)水平的高低对一个人能否取得成功有着重大的影响作用，有时其作用甚至要超过智力水平。
　　学生心理档案能够准确地分析学生的个性特征，及时采取相应的心理疏导措施能促进学生健康成长；实践也已证明，用人单位选拔人才时希望通过情商档案了解职工的心理健康状况，筛选出最合适的人才。为此，近年来高校已经注意到了情商与人才成长的关系，纷纷开展高校学生心理健康教育及学生心理健康状况的跟踪调查等活动，形成了很多关于大学生情商方面的文字材料。我们应该注意收集和整理，形成能准确反映大学生情商的文字档案，为用人单位提供有益的全面了解人才的窗口。

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