高职院校学生档案管理探析
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作者: 王青波
摘 要： 文章在对高职院校学生档案管理现状进行剖析的基础上，指出其弊端，并提出解决对策，对高职院校档案管理今后发展进行展望，促进高职院校学生档案管理工作的深入开展。
关键词： 高职院校 学生档案 档案管理工作
档案是直接形成的历史记录，具有其他任何材料不可替代的凭证价值。高职院校学生档案是学院档案的重要组成，也是国家人事档案的组成部分，它真实记录了高职生在校期间的学习、生活和社会活动和实践状况，反映了高职生德、智、体、美、劳等综合素质的养成经历，同时也记录了学生的家庭社会关系、经济状况等主要原始材料，因此，它是高职毕业生走向社会的履历证明，更是高职毕业生就业和将来接受各级组织选拔、任用和考核的重要依据。在就业压力空前的当今社会，学生档案发挥着越来越重要的难以替代的作用，所以，对高职院校学生档案管理工作现状进行探析，找出其存在问题并提出应对措施，并对其今后发展进行展望，很有必要。
一、高职院校学生档案管理现状
1.档案材料不够完善。
高职院校学生档案应该反映每一位高职学生真实的学习成绩、思想表现、心理状况等，以求全面客观评价学生素质。但在现阶段，多数高职院校没有明确对学生档案材料的归档范围做出要求，全面反映学生素质的客观材料未完全达到真实、完整、规范的要求，且各种档案材料得不到及时归档，不利于学院对学生进行全面考察了解。同时，学生档案中的主观评价材料内容过多，而客观评价的资料不够，对学生的操行评语很简单。从大多数高职院校学生档案内容来看，一般仅包括高中毕业时的简单材料、新生录取通知书、奖惩材料、学生成绩表、实习鉴定表、入（党）团材料、学籍情况、毕业证书、毕业生体检表、毕业生登记表、就业报到通知书等简单资料，对学生的兴趣爱好、技能证明、心理问题、思想品德、社会实践活动等反映较少。
2.档案管理意识薄弱。
目前，高职院校由于往往把重心放在学生就业上，而学生就业率与学生技能密切相关，因此，课程建设、专业设置、师资队伍建设等关系到学生技能培养的建设被提在学院发展的首位，而学生档案管理常被忽视；与此同时，高职毕业生就业时，大多进入对技能要求较高的私营企业、民营企业和外资企业，这些企业对学生的档案不太重视，往往不对档案的接收提出明确的要求，造成学院和学生对档案管理意识的弱化，使他们没有意识到学生档案对学生管理、人才培养及学生就业的重要地位。
档案管理意识的薄弱，一方面使得学生不重视档案管理工作，对档案中关于个人信息的填写马马虎虎，如常出现字迹潦草、圆珠笔钢笔混填等现象，对个人档案材料的收集缺乏主动意识，甚至在毕业数年后，也不关心档案的归属与保存，造成档案的积压，增加了学院档案的管理工作量。另一方面，学院对档案材料的收集常进行分开管理，各职能部门对档案管理不重视，存在互相推诿、衔接不及时现象，不能在日常工作中及时做好档案材料的收集和整理，通常是在学生毕业时才完善归档材料。
3.档案管理手段落后，水平较低。
高职院校对学生档案的管理大多不设专门的管理人员，而档案管理兼职人员对档案管理的方法较为落后，在对学生档案进行收集和整理时，没有科学的管理规章制度，致使学生档案材料杂乱。同时，《档案法》的实施，对档案的管理提出了标准和要求，但是，在高职院校学生档案管理方面，却没有统一的、详细的、符合实情的、可以遵循的管理规章制度。
二、高职院校学生档案管理对策
1.建立规范和完善的档案管理制度。
首先，建立学院各职能部门的归档和审核制度。学生档案材料来自于学院各个职能部门的收集和整理、归纳，并要经各职能部门的转递、汇总，只有建立完善健全的归档制度，明确各部门间的归档资料和转递手续，及时收集、整理、转递，并经学院专设档案员的审核，才能保证归档资料的全面、真实、准确、系统，才能使学生档案管理工作逐步走向规范化、制度化的轨道。其次，扩大档案材料收集范围，增加诚信材料、社会实践活动材料、技能证书材料、心理健康材料、信用材料等，丰富学生档案内容，提高档案的利用价值，更加真实、全面地反映学生的发展情况。最后，做好学生档案的保管和分发工作，遵循档随人走的原则，有就业单位的按就业协议寄发，无就业单位的，两年内的由学院暂时保管，待单位落实后凭调档函寄发；两年以上的，寄至学生生源地的人才交流中心，从而减轻档案库存压力和档案员工作量。
2.加强宣传，增强档案管理意识。
首先，通过报栏等形式开展档案基础知识教育，宣传学生档案的重要作用，从而增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与到档案的管理和维护中，并引导毕业生重视关心自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生；其次，学院领导要对学生档案的作用高度重视，并把学生档案管理工作纳入学院日常工作日程，设立专职档案员和档案室，结合学院实际情况，制定学生档案管理的规范性文件。
3.设立专门档案管理部门。
依照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等制定学生档案管理各项规章制度，并设立专门档案管理部门，同时选择原则强、文化素质高、作风严明的老师做专职档案管理员，对学生档案管理制度的实施情况进行监督和审核，确保学生档案管理工作的顺利展开。
三、高职院校学生档案管理展望
1.建立高职院校学生信用档案。
学生信用档案是由中国人才信用网运营的全面、真实反映学生在校表现和信用状况的一种电子档案，包含的信息有学生个人维护信息、学校维护信息和社会第三方的认证信息及就业后与所在工作单位维护的信息。学生个人维护信息包括基本信息、培训经历、项目经验、任职记录、社会实践、勤工俭学、工作履历、证件证书和境内外交流等；学校维护信息包括学习成绩、毕业评语、在校优良记录、在校不良记录、助学贷款记录等；社会第三方认证信息包括档案查询记录、调查、认证、评估、投诉与申诉记录和其他个人相关的信用信息记录。大学生信用档案电子交互平台具有完善、清晰的分组维护权限设置控制体系，学生处、学生科、辅导员必须通过各自的密码授权才能分级管理、审核、维护相关学生档案信息，保障了信用档案信息的准确性、全面性和安全性。信用档案通过在第三方社会公共平台上提供包括证书证件、各类优良记录和任职记录的证明与信用报告，可以使学生展示自己的诚信意愿，为用人单位和企业间搭建一个互相沟通的平台，使用人单位放心大胆招录所需人才，也可以使学生不必再为一纸证明来回奔波往返，使学生求职就业更加高效、便捷。信用档案能督促学生提高自律意识，保持诚信，从而更易获得助学贷款和社会帮助；终身信用档案使得学院能通过电子档案平台与学生进行实时跟踪与互动，对学生的约束性更强，也具有更高的维护价值。
2.建立高职院校学生心理健康档案。
近年来，由大学生心理健康反常所引发的厌学、性格孤僻、自杀轻生等现象受到社会关注，建立大学生心理档案并给予及时有效的心理治疗已成为高等院校的当务之急。一般来说，学生心理健康档案包括两个方面的基本内容：影响学生心理发展的基本资料和反映学生心理健康状况与个性特点的有关材料。建立高职院校心理健康档案，对有心理问题的大学生及时进行纠正和治疗，既体现了社会对大学生在人文层面意义上的关爱，又体现了一种制度上的善意；建立学生心理健康档案，是高校加强管理的必由之路，高校管理不仅包括教学秩序和设施的管理，还包括学生的身心健康管理，这是我国高等教育的一项重要内容。高职院校有责任和义务通过提供身心健康方面的指导和帮助，使学生形成良好的人生观，以积极态度面对人生，正确面对生活中的种种挫折和磨难，从而为社会培育出身心健全的技术市场人才。学生心理健康资料的搜集和整理一般通过问卷法、分析法、谈话法和测验法，然后经过归纳和分析，形成学生的心理健康档案。需要强调的是，学生心理健康档案反映了学生心理成长的历程，必须由专人保管，严格保密，这既反映了一个教育者的职业道德，又是对学生的尊重。
3.实现档案管理信息化。
档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。传统的学生档案与其相比，存在着许多不足，如不易查询、不耐保存、共享性差等，随着档案量的增加，档案利用率愈低，因此，档案管理信息化成为档案工作适应社会信息化发展的必然要求。近年来，随着计算机网络技术的广泛应用，档案管理工作方法逐步向信息化方向发展，极大地提高了档案管理的工作效率，为高职院校学生档案提供了方便快捷、可靠的信息化管理途径。利用档案管理信息化系统，可以方便快捷地查询、统计、服务学生的个人信息，并可将档案中的学生信息资料扫描储存，大大提高工作效率，同时，能对学生的档案材料适时更新，及时准确反映学生的情况。
四、结语
高职院校学生档案管理工作是其向前发展的重要推动力，在新形势下，认真思考和研究高职院校学生档案的科学化、规范化管理，使学生档案管理工作与时俱进，更好地促进学生就业和学院的发展，具有十分重要的意义。
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