浅析高校二级学院研究生秘书的素质要求

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　　摘 要：随着研究生招生规模的越来越大，研究生院许多工作开始下放到二级学院，学院研究生秘书工作面临着巨大挑战。本文首先分析了研究生秘书的地位与形势变化，为了适应这种变化所具备的素质要求，然后给出了提高研究生秘书素质的基本途径，最后对本文做了总结。
　　关键词：二级学院 研究生秘书 素质
　　
　　近年来，高校研究生招生规模越来越大，研究生院许多工作都开始向二级学院下放，随着管理重心的下移，二级学院在研究生教育管理权限扩大、开展工作自主性增强的同时，工作量和工作的复杂性也远远超过从前。因此，在当前复杂变化的形式下，如何提高二级学院研究生秘书的素质使其在二级管理体制下充分发挥管理功能，就显得尤其重要。
　　
　　一、研究生秘书的地位与形式变化
　　1、研究生秘书所处的地位
　　研究生秘书作为学校基层管理人员，是研究生教育中的一个重要组成部分。二级学院研究生管理工作的组织与实施，基本上都是由研究生秘书来完成的，把领导的决策向下传递，又把导师与研究生的意见向上反馈，起到一种承上启下的桥梁和纽带作用。研究生秘书处于研究生院、分管院长、导师、研究生、财务处、科技处、档案馆等多个研究生培养部门交叉点的位置。一方面要负责协调学院与学校相关职能部门的关系，完成正常的管理工作，另一方面要协调导师与研究生、导师与学院、研究生与学院之间的关系，而且还要充当分管院长的参谋和助手， 帮助制定和执行一系列研究生教学管理制度等，可以说在研究生教育活动的全过程中， 研究生教学秘书起着其他人不可替代的桥梁和纽带作用。
　　2、形式变化
　　随着研究生招生规模的逐渐增大，研究生院开始把许多工作逐步下放到二级学院，研究生秘书的工作不再像以前那么单一，在工作量急剧增大且要保证工作质量的前提下，研究生秘书常常超负荷工作。由于研究生的培养方式不同，分为全日制在校研究生、工程硕士、高校教师、同等学力研究生、煤炭单招研究生及博士。学科专业分的也越来越细，分为一级学科、二级学科、三级学科，这些都使得研究生秘书的工作量越来越多，难度越来越大。
　　
　　二、研究生秘书应具备的素质要求
　　研究生秘书为了适应新形势下的高校管理工作，我认为，应该具备以下素质：
　　1、热爱本职工作，具有服务意识
　　研究生秘书的工作内容丰富、琐碎而繁重，主要为教学计划实施过程中的常规管理，教学档案管理、教师授课管理及工作量管理，组织落实从研究生招生入学、培养管理到论文答辩、学位授予等各项具体工作；研究生的日常管理包括请假、销假、学费登记、学籍注册、论文审核登记、奖学金评定等一些具体的工作，特别是研究生奖学金评定、教师工作量计算、教师发表论文审核登记、奖励，这些往往是复杂而工作量大的事情。这就需要研究生秘书工作中时常保持清醒的头脑，认真踏实地做好每一项工作，如果工作出现了失误，不仅影响了自己的声誉， 而且还会给教师、学生造成一定的损失。所以研究生秘书首先应热爱本职工作，具有服务的意识， 只有这样才能有效地完成本职工作。
　　2、具有较强的文字功底
　　在工作中，研究生秘书作为主管院长的助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要经常帮助领导起草相关的工作文件，给学生、导师发通知，写海报，这就需要研究生秘书要有较强的文字功底，这也是一个合格研究生秘书必备的基本素质要求。必须不断加强写作能力，潜心自我训练，如在日常工作中，各种文稿写好后，要反复读几遍，删除含混的字词和不符合语法的句子。总之，多读多写是提高写作的基本手段，研究生秘书应注意平时的积累和提高，只有这样，研究生秘书在文件处理方面才能游刃有余。
　　3、好的语言表达能力和协调沟通能力
　　研究生秘书的工作对象是面向教师、研究生，在工作中需要与工作对象传达文件精神、解释原因、交涉事宜，还要经常向领导汇报工作。面对这些工作，要有较好的口头表达能力才能做到语言简明扼要、得体，才能表达清楚。由于研究生秘书要与研究生院、科技处、档案馆等各个部门联系，还要与院系领导、教师、研究生打交道，这就要求他们能把政策的原则性与各项事务的具体情况联系起来灵活运用，以协调沟通各个方面之间的关系，保证研究生教育工作的顺利进行。
　　4、具备较强的计算机操作能力
　　随着科技的高速发展，计算机成了办公室必备的办公用品之一，研究生秘书熟练掌握计算机操作，不仅提高资料的准确性，也可以提高工作效率，例如研究生复试成绩统计用Excel统计要比用Word统计节省很多时间，也避免了漏统计的错误。
　　5、良好的心理素质和个人修养
　　由于研究生秘书工作对象比较复杂，涉及面广，在工作中难免会遇到一些矛盾、麻烦和委屈，这就需要研究生秘书要具有良好的心理素质，任劳任怨，学会宽容，在工作中做到不感情用事、始终保持冷静、理智的头脑。因此研究生秘书在工作中必须要加强个人修养，做到在工作中游刃有余。
　　
　　三、提高研究生秘书素质的途径
　　1、强调服务意识、科学管理意识
　　研究生秘书工作主要就是为院系领导和师生提供服务的，服务质量的好坏直接关系到研究生教育能否顺利进行。因此要变被动服务为主动服务，想师生之所想，急师生之所急，使研究生管理呈现良性循环。但是研究生秘书并不单单只是完成一些事务性的工作，随着研究生人数的增多，研究生秘书工作量增大，工作层面也增多，迫使研究生秘书必须进行角色上的转换：从一个简单的政策措施执行者变成一个管理者。要善于自己总结经验和规律，并善于让自己从一个教学管理者的角度去思考问题和解决问题。同时，研究生秘书还要强化科学管理日常事务的意识，掌握系统管理、信息管理等先进的科学管理方法，熟练使用现代管理软件，实现研究生教育管理手段的现代化。
　　2、主动学习，提高自身能力
　　研究生秘书只有不断学习，才能充实和丰富自己以适应工作的需要。及时了解各种研究生管理信息，详细、透彻的掌握研究生管理政策、文件的精髓，是进行研究生教育管理的必要准备。要不断加强自己的文字功底和写作能力，注重培养协调和社交能力。随着信息技术的发展，在研究生管理、日常教学管理、年终考核、任期考核等多个环节中应用了大量的计算机软件和信息系统。只有研究生秘书真正地对这些系统进行了详细的操作，特别是要学会建立和使用数据库和网络，才能进一步提高工作效率。
　　3、充分利用信息技术，提高工作效率
　　在当前研究生管理任务繁重，工作量巨大的情况下，为有效提高研究生管理水平，必须充分利用信息技术和现有的软件平台，降低电话通知、文件排版、数据统计、文件传送等事务性工作的时间，将主要集中于研究生管理的核心业务中去，以提高研究生管理效率。在传统的事务通知中以电话通知为主，而高校教师因需要上课、出差、开会等众多原因，电话有时会不方便接听，因此，采用短信、邮件等形式更为灵活、有效。针对大量的数据统计任务，尽可能采用现有的统计分析软件，或者充分利用Excel中的统计、排序功能，降低数据统计的工作量，提高效率。
　　4、不断改进工作方法，提高工作效率
　　针对目前学院研究生管理的不断改革，需要学院研究生秘书及时分析工作中存在的问题，保持较高的创新意识，及时改进工作方法，提高工作效率。
　　5、领导重视，改善工作环境
　　高校领导应了解处于基层岗位的研究生秘书的工作现状，促进研究生秘书不断提高自身素质，制定出行之有效的管理工作规章制度，使研究生管理工作有章可循，有法可依，为他们提供一个良好的工作环境，知人善任，激励他们在工作岗位上发挥积极性、主动性和创造性，提高工作的效率和质量。在管理中引进激励机制，对那些工作认真负责、管理水平高、工作成绩突出的人员给予应有的关心和照顾，以保护他们的工作积极性；对那些工作懒散、无责任心、影响大局的人员应坚决按章处理。只有这样，才能促进研究生秘书不断提高自身的素质。
　　总之，研究生秘书作为校院二级管理机制中的重要角色，起着连接学校和导师、研究生的重要任务，工作完成质量的高低直接影响着研究生教育管理的进程，研究生秘书的工作只有得到充分重视，才能使高校的研究生培养工作顺利有效的开展。
　　
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