学校资金管理措施与校长财务管理流程

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　　编者话：校长要掌握学校资金保护措施、管理制度及管理流程。借鉴国内外学校财务管理经验，掌握财务管理任务流程及其内容，校长要了解财务，掌握财务规律、运用财务规律。本文值得细读。
　　摘要：教育经费的保护措施是所有学校都需要的一种通用的“内部控制”程序，用这个程序方式来保护财务管理的各个方面；这个流程清单提供了年度、季度、每月及每周的关键性财务活动一览表。运用财务管理的规律管理好学校。
　　关键词：中小学校校长　资金管理措施　财务管理流程　资金管理制度
　　
　　一、中小学校教育经费的保护措施
　　
　　教育经费的保护措施是所有学校都需要的一种通用的“内部控制”程序，以此来保护财产免遭遗失、挪用或盗窃。其作用是为了实现下列三项重要的学校财务目标而设计的通用会计程序：防止学校教职员工出现盗窃或渎职的行为；保护学校资产；履行公众所期待的对公共资金财务管理的责任。
　　换句话说，内部控制程序应用于学校会计和账簿记录工作中，它可以保证财务报告是可信的，保证财产得到保护而免遭越权的使用。内部控制程序应用于财务管理的各个方面，同时还有以下功能：从学生和家长手中接受的资金，支付资金以还账，保护好收据簿和支票等重要的财务单据。
　　
　　1.学校教育经费的使用规则
　　在讨论教育经费的保护措施之前，最好先理解教育经费的使用规则。除非按照省、市(区)中小学财务管理办法已经明文规定外，通常都要遵守这些规则。最重要的是教育自己学校教职员工谨记，学校活动资金的使用是受限制的，这些资金不属于个人所有，所以不能随便借出、借入，或者以校长看来合适的方式使用。例如：学校活动资金要用于筹集或分配这些资金时的预期目的，即专款专用。通过全体学生筹集到的学校活动资金，要让全体学生从中受益；鼓励学生干部在教师的监督下，管理由学生团体筹集到的资金；将活动资金用于当时筹集资金的在校学生身上；禁止有悖于教学大纲或危害学生安全的资金筹集计划；遵守合理的预算和会计程序、管理学校的活动资金。
　　
　　2.内部控制体系的特征
　　健全的内部控制体系需要在管理和实际运行中取得恰当的平衡。这里有一些关于健全内部控制体系的一般原则。一个健全的内部控制体系有以下特征：
　　合理性。管理成本不应当超过管理所带来的利益。谨记：要依据资金、时间，对全体教职员工的限制性规定(如过于复杂的购买手续)和教职员工意见等因素来考虑成本。
　　适时性。必须在适当的时间运用管理才会有效。例如：无法平衡每月的会计报表就没有达到管理的目的，管理就是迅速发现并纠正错误。
　　现实性。这个程序真的能提供一套保护措施吗?锁上储物柜，但是允许所有教职员工随便拿到钥匙，这并没有实现预想的管理目的。
　　实用性。保护学校的资产，需要将学校管理领导层和上级管理领导层的意图统一起来。在学校最有效的内部控制办法是有一套自上而下的管理严密的体系，从校长开始，一直延伸到全体教职员工。当你质疑这个程序的实用时，可以在管理过程中使用有效的评价制度，也可以从上级财务部门或学校内部审计师那里获取建议。
　　
　　3.内部控制的三种类型
　　预防式控制是在错误或不遵守规则的行为出现之前而设计的避免其发生的措施。比如：一个有关预防式控制的方法，就是校长在购买物资或设备之前，审批订购单，预防式管理具有成本效益。
　　发现式控制是错误发生之后用来鉴别错误的措施。比如：为了发现不遵守规则的事情，校长每月要审核学校的会计月报表，这就是一种发现式控制，这种控制具有滞后性，与预防式控制相比，成本效益偏低。
　　纠正式控制是确保通过发现式控制查找出错误，以纠正的措施。比如：当校长发现银行对账单上的错误，及时地彻底查处此事，以确信这个错误得到解释和纠正。
　　
　　4.通用的控制程序
　　作为校长，应把这些保护措施合理地使用，以保护学校的财产，免遭遗失和盗窃。通常做法如：在校长的办公系统里设立财务管理的规定，以限制教职员工获取进入财务体系的路径。
　　(1)创造环境
　　作为校长，应坚持贯彻以下指导思想，在学校管理中宣传这些思想的重要性，确定全体教职工评价和处理财务事件的基调：①保持高标准的道德观与价值观。比如就资金运作来说，不要妥协于不合理的标准，程序或政策。②遵守全体教职员工所期望的会计程序。如在应用中保持一致性，这是非常关键的，因为只有少数会计才接受过正规的财会业务培训。③坚决聘用非常称职的会计和行政管理人员，避免过度信赖会计。如果会计能够全部控制或者拥有教职员工的完全信任，要有所警惕。基于过分信任的制度不算一个安全的制度。④确信全体教职员工对学校资金运作有高度的责任感。没有设置与保持合理的控制措施，会导致学校或不诚实成员的结合体，并且引诱诚实的成员变得不诚实。
　　(2)行政管理控制
　　如果校长不付出努力以确保这些保护措施的贯彻执行，那么，内部保护措施在学校就没有价值。①如经常检查一下每月的会计财务月报表；如有可能，分担会计责任，以使任何一个人不能单独负责全部过程。(如填写支票，签署支票，分别由不同的人进行)。增加行政性的检查程序，增加事先不通知的内部审计或会计检查的次数。②校长应为财务单据建立一个专用的收件箱，以免夹杂在其他邮件中丢失。
　　
　　5.限制性接近财务系统
　　通过频繁更换密码来限制电脑访问财务报告的路径。至少每隔90天更改一次财务管理系统的账户密码，并且绝对不要在桌子上、电脑磁盘里或者其他任务明显的位置上，保留你记下来的密码。将所有重要的电子数据、档案进行存档备份，并且放置在校外一个安全的地方来保存。
　　限制全体教职员工靠近会计室、保险箱、档案柜的钥匙和安全防护装置，当会计室的任一职员不在学校工作后，更换安全防护装置和锁头。把小型的保险箱锁在墙壁上。
　　
　　6.现金收入的控制
　　现金收入――进入到学校的现金是最容易被滥用和偷盗的资产。对这部分资金控制措施的设计，目的是提供保障，使之能正确接收和记录资金，并及时存入银行(参照现行学校财务管理规定执行)。
　　
　　7.现金支出的控制
　　现金支出，即资金流出学校，是通过支票(实际支付)和非受理的零用现金的形式完成的(参照现行学校财务管理规定执行)。
　　
　　8.确定学校的真实余额
　　(1)检查每月会计财务报表。(2)每月不忘检查银行对账单。(3)把同一个月的银行余额结算和学校的财务报告进行对比。(4)了解学校真实的资金结算情况。学校的资金账户很典型地分为三类：
　　①上级拨入预算经费。拨入经费的总余额仅仅是用来经营学校的一般性资金，是资金来源的主渠道，是惟一能确保学校拥有足够资金的方式，就是校长例行公事地执行这个检查程序。②学校预算外收入。纳入教育经费管理。③其他资金(代收代

管款项)。
　　拨入预算经费数一实际经费支出数=经费结余数
　　预算外收入数一预算外支出数：预算外结余数
　　综上所述，作为一个领导者、管理者，应遵循基本的内部控制程序，对于始终如一地贯彻与管理学校资金是有帮助的。在实际工作中，这些保护措施会增加作为一名资金管理者的自信，并且占用较少的工作时间。请校长谨记，如果没有尽力确保保护措施得到贯彻执行，那么，再好的控制程序也是毫无用处的。“没有规矩不成方圆，有了规矩未必成方圆。”坚持推进落实这些保护措施，才是校长职责所在。
　　
　　二、校长财务管理任务流程
　　
　　校长在一个学年度中、在财务管理方面应该做那些事情呢?作为校长，对记账负有许多的责任。这个流程清单提供了年度、季度、每月及每周的关键性财务活动一览表，应把它与全年日程安排协调一致。
　　1.校长学年度期间财务活动安排
　　七月份(期末工作)
　　会见会计人员。并对他(她)的作用与职责进行考察。请他(她)回答下列问题，以对上半年学校财务获得大致的了解：
　　(1)我们学校是否有过期的支票和银钱收据?如果没有，何时将其销毁或上交财务档案室的?
　　(2)收据的盘存日志存放在哪里?
　　(3)为了确保按数字顺序开付收据且所有的三联单空白收据完好无损，你多长时间审查一次银钱收据?
　　(4)在我签字之前是否准备好细化到数量、价格和送货规程的订单?为新学年订购单?
　　(5)用于购买普通货物(如办公用品)的集体订购单，上面是否规定出购买的金额限度?
　　(6)你多长时间审查一次未结清的订购单?
　　(7)我们学校的财务报表与支票帐户和银行存款帐户与银行存款对帐单多长时间核对一次?(核对银行存款)
　　(8)在我不在的情况下，你代我签过字吗?
　　(9)所有支付给学校员工(如保安、合同制工人)的补偿性服务费用是否由办公室审批?
　　(10)你多久核对一次零用现金?
　　(11)学校会计年度银行存款利息收入有多少?
　　(12)你是否意识到我信赖你，并从你那里获得相应的财务信息?
　　2.与熟悉情况的员工完成下列任务(如中层干部)
　　(1)审阅下学(期)年的学校预算。与会计人员或其他熟悉情况的员工利用2―3天的时间，建立每一帐户的收支计划。(内审学校预算)
　　(2)将资金登入到相应的帐户，以反应出项目预算。
　　(3)总务处室订立秋季办公用品订购单，以确保在教师返校之前收货。
　　(4)确保校长和会计及所有签发支票者均符合银行支票管理规定。
　　(5)总结上学期财务上的问题及成功之处。
　　(6)审阅最近的审计结果和建议，针对上学期制定的整改措施。
　　(7)与校长外出期间代理财务管理的校长助理碰头开会，明确规定他权限服务内所能批准的金额限度以及支出科目。在做出这些规定时应听取会计意见。
　　
　　3.与相关的工作人员共同完成下列任务
　　(1)与相关人员核对校办企业的合同，并对上一年度的所得利润进行核算。
　　(2)制定校办商店的经营计划，更新书面程序，向会计提出建议。
　　(3)确保教职工岗位手册中有关财务细目及时得到更新(开出的收据，订购单、信用卡、现金及时上交财会室)就产生的变动向会计提出建议。(保护流动资金的安全措施)
　　
　　4.八月份(教师返校)：
　　(1)召开教职工大会，并审阅员工岗位手册内与财务相关的那部分内容。讨论新会计程序或可能产生问题的地方。要求会计人员参加该会议。
　　(2)新学年之前确保教职员工都明白管理和动用学校资金所承担的财务责任，给他们提意见的机会。
　　(3)与学校工会组织共同讨论纪念日(如教师节)而购买纪念品的资金如何筹集和分配。
　　
　　三、季度财务管理任务活动安排
　　
　　(9月30日、3月30日、6月30日)
　　1.如果支出的经费数额太大，与会计人员审核每一帐户的收支目标，用以修正原始预算计划(参照学校预算进行)。
　　2.会计年度结束前，与会计人员审查财务问题或日常(帐户负债)，并做出相应帐户的调整和转账。(参照转账和调整帐户要求进行)。
　　3.审查含有支票帐户和存款帐户的银行存款对帐单，做到帐帐相符。
　　4.研究学校的规章制度，一般用尽上级财政拨给学校的拨款后，才能使用学校资金(如公用经费)，学校资金余额可以转到下年度使用。
　　5.审查学校校办商店预定的提成比例。
　　
　　四、年末财务管理任务活动安排
　　
　　(12月15日至12月25日)
　　1.审查年末帐户调整和转账的情况(参照记账的基本知识)
　　2.追踪未完成的并取消那些不需要的订单。
　　3.准备学年末的审计工作(参照审计检查)
　　4.对校办商店的存货进行实地盘存，审查额外供货已完成的订单的情况。
　　5.建立校长自己使用的新会计年度《财务管理审批日志薄》(记录日常审批的重要款项)，《预算指标管理日志薄》(记录上级财务部门下达的拨款指标)。
　　
　　五、月度财务管理任务活动安排
　　
　　1.审阅银行对帐单。
　　2.将会计人员所做的月报表与银行对帐单做比较。
　　3.讨论会计可能遇到的财务或程序问题。
　　4.审查自己不在时所批准的项目(如订购单、支票、信用卡等)。
　　5.讨论会计人员对已下事务的看法：未结清的订购单：代收代管的财务帐户；帐户余额(如有没有帐户出现余额为负的意外的情形)。
　　
　　六、周财务管理任务活动安排
　　
　　1.审阅需要你批准的文件：
　　订购单；支票；教师实地考察费用申请表；财务报表。
　　2.要求会计回答下列问题：
　　(1)有没有组织者、教师不遵从收据或订购单支付程序的情况(如保管资金、收到书面批准之前采购)?
　　(2)与供应商之间是否存在问题(如订购的货物已经收到而经办人员没有通知会计人员)?
　　(3)包括银行对帐单在内的所有财务报告，是不是最新的?
　　(4)有没有需要签字的支票和订购单?
　　(5)每日都要到银行存款吗?如果不是，存放在办公室有多少款项?存放的具体位置在哪儿?如何保证资金的安全?
　　(6)图书管理员是否保留一份以日期或学生姓名为顺序记录的赔款清单?赔款以及清单是否每周都要呈交给会计室?
　　(7)教师收据是否按照数字顺序开付?交回所有剩余的三联单空白收据是否都留在收据簿里?
　　(8)所有需要校长签字的支票是否都附有单据证明资料(如供货商发票、收货单)?
　　(9)所有的支票包括空白支票有没有列出钱的用途?
　　(10)审计人员已审查的存款单有没有存档?
　　(11)所有支付给学校教职员工的服务(如合同制工人、保安)报酬是否通过学校办公室来处理相关事务?
　　(12)有没有需要讨论的亟待解决的事务(如尚未完成的早在一个月前实地考察旅行的财务报告)?
　　(13)对于会计系统，有什么特别注意事项或改进的建议?
　　为加强中小学校资金管理制度建设与校长财务管理流程实践，作为校长还有什么好的方法和建议。

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