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档案知识服务研究

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  【摘要】档案知识服务既是对档案部门提出的一项挑战,也是摆在档案部门面前的机遇。开展知识服务是一个必然趋势。
  【关键词】档案知识 服务核心
  
  
  知识服务是一个较为新颖的课题,围绕知识服务、知识管理的探索始终在进行。在当下的知识经济时代,随着人们对知识需求的日益增长,以及档案信息化发展的不断深入,档案部门开展知识服务是一个必然趋势。
  1、档案知识服务的内涵
  档案知识服务是建立在档案馆的服务功能和专门知识基础之上的一张价值取向,这种价值定位体现的是“知识”的价值和“服务”的价值。基于这一取向,档案知识服务工作不再是以规范化的档案信息资源收藏与组织为标志,而是以灵活的服务模式,充分利用和调动档案工作者的智慧所进行的特定问题的分析、诊断、解决为标志。与传统的档案利用服务相比,档案知识服务的突出特点在于:以档案利用者需求满足的高效性、深入彻底性为主要参照进行利用服务流程的设计,从而建立起弹性工作体系和柔性服务机制,发展灵活的、深入的、个性化的新型服务模式。
  2、档案知识服务与档案信息服务的区别
  档案知识服务是档案信息服务的发展和延伸,是档案信息服务的更高层次。其区别在于:
  (1)档案知识服务是面向解决方案的服务。它关心并致力于向用户提供全面、完善的解决方案。传统的档案信息服务则满足于具体信息、数据或文献的提取。
  (2)档案知识服务是增值服务。它不像档案信息服务那样仅限于以序化的方式向用户提供档案信息的存贮位置和获取方式,而是对档案信息进行析取、整合、集成、创新,从而成为可直接应用的知识,进而提高用户档案知识应用和档案知识创新效率,使档案知识产生增值效应,而不是基于档案信息资源占有和简单开发利用的档案信息服务。
  (3)档案知识服务将是基于自主和创新的服务,不再是推向于标准化的事务性工作模式,这就要求档案知识服务人员要根据每一次服务的实际需求情况,创造性的动态搜集、选择、分析、利用各种档案知识,创造性的设计、组织、安排和协调有关服务工作和产品形态,建立起相应的档案知识服务管理机制。
  3、开展档案知识服务是档案工作的发展趋势
  (1)开展档案知识服务是档案信息化发展的内在要求。档案信息化的深入发展,需要有更专业化的档案信息资源作为保障。当档案信息的广度达到一定程度的时候,档案信息的专指度显得尤为重要。档案知识作为一种专指性极强的信息,具有针对具体问题领域的专业指导性,它能为问题的解决提供思路和方案,从而为决策提供强有力的支持。
  (2)开展档案知识服务是适应档案利用者需求变化的内在需要。档案利用者需求一直处于变化中,其中体现的最明显的就是对知识需求量的不断增加。档案工作要贯彻“以人为本”的观念,就必须以利用者为中心开展档案服务,而开展档案知识服务是解决利用者知识需求的最佳途径。
  (3)开展档案知识服务是档案工作发展的自身规律。档案管理经历了文献档案管理、计算机档案管理、档案信息资源管理阶段。随着知识作为无形资产在信息资源管理成本中所占比例越来越重,必将演进到档案知识管理。档案知识管理是档案信息资源管理发展的新阶段,前者逐渐取代后者的主导地位是一个必然趋势。既然档案管理将发展到知识管理,档案服务也势必会发展到知识服务,这是档案工作发展的客观规律。
  4、档案部门开展知识服务的核心
  档案部门开展知识服务的核心思想主要体现在以下三个方面:
  (1)档案部门开展知识服务要实现被动服务向主动服务转变。档案工作者在对档案信息资源进行有效管理的基础上,更要以档案利用者满意为目标,通过充分的需求分析和环境调查,发挥档案真实性、系统性、有序性等优点,满足档案利用者专业化,个性化的需求,促进其问题的解决,促进其它部门对档案部门的重新认识。
  (2)档案部门开展知识服务要提高档案部门的知识创新能力。首先要保证档案工作者所拥有的隐性知识挖掘的深度和广度,档案知识库更新速度等,它是档案部门知识创新的物质基础。其次是提高档案工作者的创新能力,包括提高他们的思想认识、改善他们的知识结构、提高他们的工作能力和分析能力等。
  (3)档案部门开展知识服务要提高档案知识共享程度。一方面档案部门要认识到传统档案管理中过分强调保密措施以及只注重对档案实体的线性管理的局限,将工作的重点转移到档案管理流程重组和解决档案利用者问题的知识服务上来,从而提高档案部门的知识创新能力;另一方面要严格遵守档案的各项保密规定,保证档案的安全性。所以,档案部门应该在恰当的范围内最大限度的实现知识的交流和共享,致力于知识共享文化的创造。
  5、档案部门的知识服务模式
  档案知识服务是以利用者需求为中心。因此知识服务提供者必须尽可能地了解知识服务利用者的需求,并针对这些特定的需求开展各项档案知识服务。档案知识服务的模式可分为:专职顾问服务模式、参考咨询服务模式和自助服务模式:
  (1)档案专职顾问服务。双方的交互程度和对服务过程与结果的关注程度最高,从而产生了较高的服务成本。
  (2)档案参考咨询服务。服务提供方一般利用面向人工智能的知识服务技术平台,通过个别解答利用者提出的问题,向利用者提供具体的档案知识和信息。
  (3)档案自助服务。随着数据库、知识库、人工智能等相关技术的不断发展,使得构建具有知识推理能力和知识检索能力的自助式知识服务技术平台成为可能,档案利用者可利用电话、电脑及友好的软件界面,根据自身需求进行自助服务。同时,服务提供者还可以采用一些推送技术,根据利用者的需求进行档案知识推送服务。
  档案知识服务既是对档案部门提出的一项挑战,也是摆在档案部门面前的机遇。我国档案部门要充分认识档案知识服务的重要意义,从理论上完善档案知识服务,并在实践中不断加强档案知识服务的探索,通过开展档案知识服务,来扩大档案部门的影响,促进档案事业的长远发展。

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