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新时期中职学校档案管理工作现状与对策

来源:用户上传      作者: 吴开森

  摘 要: 随着国家对中等职业教育工作的重视,以及国家财政对中等职业教育投入的逐年增多,中等职业教育进入了一个快速发展的时期,中等职业学校档案管理工作的重要性日益凸显,成为中等职业学校建设发展不可或缺的基础保障。作者结合多年档案工作经验,从当前学校档案管理工作的薄弱环节出发,分析了学校档案管理工作的现状,给出了新时期加强学校档案管理工作的对策。
  关键词: 档案管理 中职学校 对策措施
  
  学校的档案工作是教育事业的重要组成部分,是维护党和国家历史面貌的一项重要事业,也是研究改进教育事业的不可多得的宝贵史料。在改革开放,社会信息量不断增加的今天,人们的观念向求发展、求竞争、求效益方面发展,对各类信息包括档案信息的获取要求越来越大,利用的速度要求越发快速、准确。大量的公文函电、档案信息只有通过先进的设备技术处理,才能迅速、高效、超前地为教育科研和学校各项工作提供优质服务。
  一、学校档案管理工作的薄弱环节
  1.学校档案是学校领导树立学校形象的依据。学校不仅是产生学校档案的主体,而且是档案发挥使用价值的重要场所。学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程,又贯穿于学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面,它真实地记录了学校的教学、管理、运行的发展轨迹,是学校重要的信息资源。综观学校档案,可以深刻地理解本学校的特点和发展的规律。通过分析学校现存档案,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败,因此它是学校领导树立学校自身形象的依据。
  2.学校档案是学校的宝贵财富,丰富的档案资料可以更好地为教学科研服务。在学校档案中,有很大一部分记录着和保存着学校教育教学经验和成果,这些档案浸透着教师多年的辛勤的汗水,记录了学校教职员工为学校的发展所作出的贡献和先进事迹,反映了学校总体的教学水平,是学校教职员工的劳动结晶。只有充分利用学校的档案信息,才能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益,更好地为教学科研服务,提高教育教学水平。
  二、学校档案管理工作现状
  1.教职员工对档案工作的认识有偏差。有些教职员工甚至长期把一些重要文件、科研成果等材料保存在自己手中,不把它们看成是学校档案的重要组成部分,不按时归档移交,使之变成“死档”,无法统一管理,不能提供利用。
  2.档案管理设施滞后。由于领导重视程度不够,经费不足,学校综合档案室的基础设施与现代化管理设施不健全,仅能满足档案管理的一般需求,跟不上档案管理现代化的需要,也跟不上创建现代化学校的步伐。
  3.档案管理人员良莠不齐。档案工作有着很强的专业性,不能仅凭经验去做。有的兼职档案管理人员不经专门的业务培训上岗,无法完全胜任工作,导致工作效率低下;有的档案管理人员对档案工作重要性认识不足,工作责任心不够,导致工作开展被动。
  三、新时期加强学校档案管理工作的对策
  1.提高认识,加强领导。档案管理是学校发展的重要组成部分,学校各级领导应充分认识到档案是具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的一个重要组成部分,它在学校发展的过程中起着不可替代的作用。它是广大教职员工智慧和经验的结晶,是学校今后发展不可或缺的重要依据,是一个成功学校的宝贵财富。因此,学校各级领导应给予高度重视,加强教职员工对档案管理的认识,本职工作中,配合档案管理人员做好档案的管理,加大投入,配备专兼职懂业务的档案管理人员。这样才能将档案管理工作做到标准化、信息化、科学化。
  2.树立爱岗敬业精神,具备良好的职业道德。职业道德是同人们的职业活动紧密联系,具有自身职业特征的道德准则和道德规范。档案工作作为社会主义现代化建设事业的一个重要组成部分,毫无疑问也必须有自身的职业道德要求。
  档案管理人员要做好档案的管理工作,必须树立档案人员敬业爱岗的精神,具备良好的职业道德,不断创新服务方式,改善服务手段。要将“周到、热情、细致、严谨”的服务理念贯穿工作始终,提升档案工作服务质量,为学校各行政部门、教学部门和学生提供优质、高效的服务,使学校档案室成为广大师生员工最信赖的部门。
  档案管理是一门专业性很强的工作,这要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、严谨细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。档案事业的发展要求档案工作人员各方面素质的全面提高,而职业道德素质的提高应摆在突出的位置。因为没有良好的职业道德素质,再好的发展机遇也会错过,再好的发展条件也会丧失,再好的业务能力也不能很好地发挥作用。
  3.健全制度,强化规范。建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各部门负责人职责明确,使归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,利用有目标,保证档案管理工作的顺利开展。各种制度的制定,促使各部门人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案工作保质保量限期完成。在工作中,不该说的不说,不该扔的不扔,不该借的不借。
  4.开展编研工作,进行深度开发。学校档案工作者要加强学校档案编研工作,改变过去“看摊守业”的状况,用前瞻性眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的信息服务。要努力提高编研成果的质量,不仅局限于学校的档案资源,还应该拓宽渠道,扩大编研工作基本素材的来源,在充分了解室藏和用户需求的基础上,通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式,有针对性地开展学校档案编研工作,如编制学校沿革、大事记汇编、教学科研成果汇编、专业技术职称汇编和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门史料等。此外,还可广泛收集国内外知名学校教育、教学和教改文献,从中了解和掌握国内国外同行业的水平。通过对本学校档案和国内外同行档案史料的综合分析、研究对比,作出评价,编写出具有一定深度的编研成果。因此,学校档案部门除加强内部文件资料的收集和整理外,还应注重收集与高校有关的各种教育、教学和教改文献,不断丰富编研工作的素材,适应学校档案编研工作的需要。
  5.加强基础设施建设,为中等职业学校档案管理工作提供物质保障。必要的物质条件是档案工作发展的基础保障。特别是近几年来,随着社会科技的发展,快捷方便的电子信息化、数字化、智能化在社会各领域的广泛应用,使得传统的档案信息保管办法已不能满足社会经济发展的要求。电子文件的广泛应用,要求中等职业学校要加大档案管理经费投入,配备计算机等现代化办公设备,尤其对电子档案管理提供相应的防护条件,具备数据备份和恢复、病毒监控、密码防盗、软硬件保护等能力,加强档案的信息安全管理。
  6.应用现代化管理手段是学校档案管理的发展方向。开发利用档案信息资源不仅是档案工作的目的,而且是信息社会的需要。邓小平同志曾提出“开发信息资源,服务四化建设”的要求。当今社会,竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。科学技术的进步和生产力的发展,促使世界开始向信息化迈进,信息已成为经济建设的战略资源和社会管理的基本要素,因此档案管理手段也要与时俱进。我们必须改革旧的档案管理机制,强化学校档案信息开发工作,建立档案信息开发机制,沟通信息渠道。在管理手段上做到传统与现代相结合,在档案材料上做到纸质档案、实物档案和电子档案相结合,在馆室上做到文字馆、图片馆、音响馆和实物馆相结合,使档案信息发挥应有的作用。
  7.加强对档案管理人员的继续教育,提高综合素质。随着时代进步和科技发展,以及信息化的引入,学校档案工作对管理人员提出了更高要求,加强现有档案管理人员的继续教育是目前和今后一段时间内的一项新课题。档案管理人员的业务水平和综合素质直接影响档案工作的质量,档案管理人员应该提高认识水平,强化继续教育,加强制度建设,建立相关运行机制。针对新任档案管理工作人员,学校有必要定期开展档案管理工作的基础知识及基本技能的培训;针对相对稳定的档案管理人员队伍,由于他们从事档案工作时间较长,具备一定档案专业的理论知识和操作技能,但在一段的工作时间后需要补充一些新技术、新方法,因此,有必要更新知识,加强继续教育,提高综合素质。新档案员可参加各地档案局举办的档案工作人员岗位培训班的培训,掌握档案的基础知识并获取从事档案工作的上岗证。老档案员同样可以参加市档案局档案工作人员继续教育培训,选择课程,系统学习档案专业知识,全面提升自身专业素质。
  总之,学校档案工作是学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色的真实记录和见证,在学校管理中起着举足轻重的作用。我们必须改进工作思路,拓展工作对象,创新工作手段,丰富学校档案资源,提高档案资源开发利用工作的质量和效率,使其更好地服务于学校、服务于社会。
  
  参考文献:
  [1]纪少玲.浅谈如何提高学校档案工作管理人员综合素质.黑龙江科技信息,2010,23.
  [2]刘晓青.加强学校档案管理工作之我见.山东档案,2010,3.
  [3]孙永妍.关于加强学校档案工作的若干思考.黑龙江档案,2010,3.
  [4]李秀珍,杨铁柱.学校档案管理之我见.中医药管理杂志,2010,9.
  [5]王雅茹.学校档案的特点与管理对策.黑龙江史志,2010,7.


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