如何加强高职院校教学档案管理工作

来源:用户上传      作者: 薛定珍

　　摘要：本文通过对高职院校教学档案管理的现状分析，阐述了要抓好高职院校教学档案管理，必须增强全员的档案意识，开创性地开展基层教学档案管理工作，实现高职院校教学档案目标管理，提高教学档案开发利用。
　　关键词：教学档案 管理工作 高职院校
　　
　　高校的教学档案是学校档案的主体、核心和重点，同时也是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志之一。担负着培养成功的应用型人才重任的高职院校的教学档案管理工作，可以借鉴同类院校的档案管理办法，更应结合高职院校实际建立有自己特色的管理办法，以适应新时期发展的需要。因此本人认为需从以下几方面规范和改进高职院校教学档案管理工作。
　　
　　一、高职院校教学档案管理工作中存在的问题
　　
　　1、档案宣传的力度和持久性欠缺，使档案意识不够深入人心，影响教学档案规范管理。
　　基层单位对教学档案的不重视，致使直接收集教学档案的教学秘书忽视教学档案工作的重要性，错误地认为教学档案工作就是纸张的简单整理、装订，把教学档案工作作为自己的额外工作应付了事。
　　
　　2、部分教师的档案意识比较淡薄，收集资料困难。
　　大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足，甚至对教学档案的归档持抵触态度。有的教师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己来保管，怎么能够交档案部门呢?有的教学人员唯恐材料被移交，经档案部门立卷、归档后，便被充公或以后想再利用将会有许多麻烦，还不如自己保管，平时取舍方便，这也给教学档案材料的收集增加了难度，致使部分有保存价值的、应该归档的文件材料散落在外，得不到及时归档或归不了档，造成档案的不完整和不齐全。
　　
　　3、一些档案管理人员忽视工作的程序化、规范化，忽视文件材料工作。
　　他们没有充分认识到教学档案工作在整个教学管理和教学研究中的重要作用，把教学档案工作当作可有可无的一般性的工作。连教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则、立卷归档的程序都知之甚少，从而出现了什么都人档的繁杂现象和入档不完整的断章现象，这样一来，教学档案管理的科学性就大大地打了折扣，严重地影响了教学档案的开发和利用。
　　
　　4、缺乏应有的目标考核和奖惩兑现制度，难以调动各级档案人员的积极性和创造性，在一定程度上影响着高职学院教学档案收集管理工作水平的提高。
　　
　　二、解决问题的对策
　　
　　(一)提高各级档案人员综合素质，增强全员档案意识。
　　提高档案专兼职队伍素质和服务水平及档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，加强教学档案工作，要不断地加强教学档案管理重要性的宣传，加强教学档案管理者的业务知识培训，增强各级档案人员的档案意识，落实各级教学档案责任制，主动寻求教学和科研工作者的理解和支持。首先，要抓紧抓好档案队伍建设，充分重视档案工作人员再教育的重要性，要组织他们学习档案管理基础理论和有关政策条例，提高管理水平和管理能力，规范教学档案收集工作，提高工作质量。其次，教学档案管理者要牢固树立为一线教学服务的意识，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高教学档案的服务水平。再次，要教育档案人员，既要有爱岗敬业、自甘寂寞和无私奉献的精神，又要熟悉业务、积累经验提高档案工作的能力，献身档案事业。
　　
　　(二)加强教学档案管理的系统性、完整性、可靠性，开创性开展基层教学档案管理工作。
　　要开创性开展基层教学档案管理工作：一是必须打破原来的收集管理方法，把档案工作重点放在教学档案的收集、管理和利用上。经常深入教学第一线，到各个学院收集档案，收集的过程既是宣传档案工作的过程，又是互相交流的机会，可及时了解和掌握新时期的教学工作所产生文件材料的内容和教学工作对档案的需求，做好教学工作中有特色、有突出效果的材料重点收集，按分院(系)立成专卷，既丰富了馆藏档案，也可激发教学部门积累和主动移交档案的积极性，更好地为教学服务。二是建立严密系统有序的管理体制，为文件材料的规范收集提供保证。制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、期限和立卷归档的原则，及立卷归档的程序等做出明确的规定，对分院(系)教学档案提供者提出明确的工作目标和工作要求，确保档案收集的完整性。三是因地制宜实施教学档案的收集和管理。分院(系)在进行教学档案归档时，与教学行政主管部门和学校分为三级管理体系，制定相应的档案管理范围，分院(系)只保管比较微观的资料，学校管理宏观的与教学有关的档案，这样既有利于各分院(系)查询，又减轻了学校档案室的负担。同时分院(系)根据部门教学档案管理也可制定相应的教学档案管理责任制，让分院(系)所有的教师都承担一定的提供教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交兼职档案员(教学秘书)，兼职档案员统一汇总后存档，这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。四是采取一系列措施，健全完善档案规章制度，通过制度建设，规范学校教学档案管理方法和程序，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案进行实时控制也成为可能。五是建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构和档案工作网络体系，并将档案工作纳入学校的发展规划和年度工作计划之中，为学校档案工作的发展创造良性发展的环境，为学校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。
　　
　　(三)实现教学档案目标管理，提高教学档案的开发利用价值。
　　从学校档案工作的需要和发展出发，制定出切实可行的档案目标管理工作方案，将档案工作融入学校的目标管理中，可通过确定目标、实施目标、评价目标成果三个阶段，先由学校档案部门根据学校的实际情况制定出学校档案管理的整体目标，然后由各部门制定出下一级工作单位和工作人员的子目标，形成一个目标链；建立相应岗位责任制，年终进行目标任务考核，有效地保证档案工作目标管理全程实施。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用，教学档案工作人员不仅要重视教学档案的收集工作，还要积极主动地开展教学档案的利用工作，使教学档案在学校教育、教学中充分发挥其凭证、参考作用，以赢得教学档案的效益最大化。可以围绕学校的中心工作和重点任务，加强各类教学档案的编研工作，对教学档案进行系统整理，编制出大量适合当前高校改革和发展的档案编研资料，提高档案的利用价值。充分地利用计算机和网络，探索教学档案的现代化管理，通过构建网上档案服务平台，把部分纸质档案转化为数字档案信息，通过网络向广大师生服务，可以大大地方便师生检索和查询资料，从而更好地提高教学档案的服务水平。
　　总之，高职院校教学档案工作是整个教学管理工作的重要组成部分，搞好教学档案管理工作，认真地为教学服务，对于加强教学管理、提高高职院教学质量和开展教学研究，有着非常积极的意义和作用。

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