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医院电子文档的应用与管理策略

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  摘要:随着信息技术的发展以及计算机设备的普及,在医院中许多事务性工作都已实现完全或部分计算机管理,如何管理和利用好这些电子档案是各医院档案部门需要面对的新课题。本文对医院电子文档的内涵,来源以及如何管理和利用好医院的电子档案等提出一些管理措施。
  关键词:档案管理;电子文件;医院管理
  中图分类号:G203 文献标志码:A 文章编号:1002―2589(2009)16―0184―02
  
  一、关于电子文件
  
  1.电子文件的内涵电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:一是电子文件不是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;三是电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的限制;四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
  2.医院档案工作中的电子文件一般来说,医院电子文件主要来源于两个方面:一是各职能部门自身创建的;二是从工作网络上采集的,各职能部门自身创建的电子文件一经生成,便由文件创建者直接采集下来。另一类电子文件,并非由职能部门直接创建,而是来源于该职能部门的工作网络,这类电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生的,它们流动在网络上,职能部门为了工作需要而将其采集下来。这些电
  子文件主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子学籍卡和电子报告单等等。
  
  二、电子文件对医院档案管理工作的影响
  
  传统的医院档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的纸质文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘、光盘等载体上,并在上面进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程、方法和原则,如以“件”为单位的文件材料归档制度。文件的整理归档工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后,由文书部门收集整理后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该电子文件的读取软件甚至操作系统。如职工的学籍管理系统,该系统中的数据每天都有可能因职工信息的变动而进行更改,如果按传统纸质文件整理方法,次年进行归档的话,也就不能体现职工学籍信息变动的整个过程,由于电子文件的保价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化。原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
  
  三、医院档案工作中电子文件的组织与管理
  
  (一)选择科学合理的电子文件归档方式和途径
  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,还会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。
  1.借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各医院计算机信息管理网的建立与发展越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线.建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:DBF、DOC、TXT、EXE等文件。
  2.选择电子文件信息的汇集点,由信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了单位的界限,趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作是开发集中统一信息系统的牵头部门,成为电子文件信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无疑是最佳归档途径之一。如某医院计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立院内行政信息管理系统,共分为医疗、教学、科研、人事管理等四个子系统。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存人光盘,定期归档。无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮,并且要保存一式三份,一份提供利用,一份封存,一份异地保存。
  (二)建立健全电子文件归档制度
  1.电子文件归档立卷队伍的建设纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员已经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理员为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,这就需要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。
  2.完善各部门分工合作的收集归档制度电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结考核电子文件归档工作。
  与纸质文件相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。
  3.实行电子文件“两套制”归档程序。由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、电子介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮工具。档案部门应在每一盒纸质档案的备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。目前由于磁、电子质文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决,因此,电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。但从长远看,一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步改进,就可子档案存储介质的技术条件得到进一步改进,就可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、电子介质归档为主,纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、电子介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎论证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
  
  参考文献:
  [1]石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.
  [2]许庆亮.新时期高校档案规范化管理工作实用手册[M].北京:中国档案出版社,2006:219-226.(责任编辑/陈鹤)

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